Kaip bendrinti „QuickBooks 2020“ failus

Gerai, čia puikus pasiūlymas: „QuickBooks“ galite nustatyti vartotojo leidimus, kurie leidžia nurodyti, kas turi prieigą prie jūsų „QuickBooks“ failų sričių. Tiesą sakant, taip pat galite dirbti su savo „QuickBooks“ failu tinkle ir kelių vartotojų aplinkoje naudodami galingą funkciją, vadinamą įrašų užraktu.

Jei dirbate tinkle ir norite naudoti arba tiesiog norite sužinoti apie „QuickBooks“ tinklo funkcijas, perskaitykite šį straipsnį. Jei jūs vienintelis naudojate „QuickBooks“, galite praleisti šį straipsnį.

„QuickBooks“ failo bendrinimas tinkle

Dvi svarbios funkcijos suteikia „QuickBooks“ kelių vartotojų tinklo galimybes: vartotojo leidimai ir įrašų užrakinimas. Vartotojų teises funkcija suteikia keli vartotojai iš QuickBooks pateikti unikalius leidimų nustatymus, prieiti prie skirtingų sričių QuickBooks. Įrašų užrakinimas, antroji funkcija, leidžia daugiau nei vienam asmeniui vienu metu prisijungti prie „QuickBooks“ failo ir dirbti su juo.

Vartotojo leidimai

„QuickBooks“ leidžia nustatyti vartotojo teises, kad skirtingiems „QuickBooks“ vartotojams galėtumėte suteikti skirtingas privilegijas. Jane Owner gali daryti viską, ko nori, nes, metaforiškai kalbant, ji yra Da Man. Tačiau Joe Clerk gali įvesti tik sąskaitas. Džo, žemas, galbūt abejotino sprendimo ir diskretiškumo tarnautojas, gali neturėti galimybės peržiūrėti įmonės pelno ir nuostolių ataskaitos, spausdinti čekių ar įrašyti klientų mokėjimus. Ši idėja yra prasminga praktiniu lygmeniu, tiesa? Esant situacijai, kai daugybė žmonių pasiekia „QuickBooks“ failą, norite įsitikinti, kad konfidenciali informacija išlieka konfidenciali.

Taip pat norite įsitikinti, kad žmonės negali tyčia ar netyčia sugadinti jūsų finansinių įrašų. Jūs nenorite, kad kas nors įvestų neteisingus duomenis (galbūt todėl, kad jis užklysta į kokią nors „QuickBooks“ programos sritį, kurioje jis neturi verslo). Ir jūs nenorite, kad kas nors apgaule fiksuotų operacijas, pvz., suklastotus čekius, kad ji galėtų atsiskaityti grynaisiais.

Manau, kad jei apmąstysite šiuos naudotojo leidimų dalykus, suprasite, kad „Ei, taip, tai prasminga! Taigi daugiau apie tai nekalbėsiu. Baigdamas pateiksiu keletą bendrų pastabų apie tai, kaip nuspręsite, kurie naudotojo leidimai yra tinkami:

• Duomenų konfidencialumas: ši problema tikriausiai labiausiai susijusi su jūsų valdymo filosofija. Kuo atviresnis būsite dalykams, tuo mažiau tikriausiai turėsite jaudintis, kad žmonės šnipinėja daiktus. Tačiau noriu pabrėžti, kad darbo užmokestis visada yra jautri tema. Jei visi žino, kiek moka visi kiti, kyla įdomių diskusijų – bet jūs tai jau žinojote.
• Duomenų sugadinimas: dėl duomenų sugadinimo turite žinoti, kad žmonės paprastai taiko dvi bendras taisykles:
  • Neduokite žmonėms prieigos prie įrankių, kurių jie nemoka naudotis. Tai tik reikalauja bėdų.
  • Įsitikinkite, kad niekas negali be priežiūros blaškytis kai kuriose apskaitos sistemos srityse, ypač jei tas asmuo registruoja arba tvarko grynuosius pinigus.

Jei įmanoma, naudokite bičiulių sistemą, pagal kurią žmonės atlieka darbus kartu, kad žmonės visada dar kartą patikrintų kitų žmonių darbą, net jei tik netiesiogiai. Galbūt Džo įrašo sąskaitą, bet Džeinė visada sumažina čekį, kad apmokėtų sąskaitą. Galbūt Raulis įrašo klientų sąskaitas faktūras, bet Chang jas išsiunčia. Galbūt Saulius įrašo pinigų priėmimo kvitus, bet Betė juos įneša. Matote modelį, tiesa? Jei du žmonės susiduria su konkrečiu ekonominiu įvykiu – vėlgi, ypač su grynaisiais pinigais – tikrai gera idėja, kad Džo ir Džeinė, Raulis ir Changas, Saulius ir Betė pažvelgtų vienas per kitą.

Įrašo užrakinimas

Lengviausias būdas suprasti įrašų užrakinimą yra palyginti jį su kita užrakinimo rūšimi: failų užraktu. Dauguma kitų programų naudoja failų užrakinimą. Failų užrakinimasreiškia, kad jei vienas tinkle esantis asmuo atidarė teksto apdorojimo dokumentą, niekas kitas tinkle negali atidaryti ir redaguoti to dokumento. Kiti gali atidaryti dokumento kopiją, kurią gali išsaugoti savo kompiuteriuose, bet negali redaguoti originalaus dokumento. Operacinė sistema užrakina originalų dokumentą (failą), kad su failu vienu metu galėtų kvailioti tik vienas asmuo. Šis užrakinimas užtikrina duomenų vientisumą ir žmonių atliekamus duomenų pakeitimus. (Jei šis vientisumo užtikrinimo reikalas atrodo keistas, pagalvokite apie tai, kaip sunku užtikrinti, kad abiejų žmonių pakeitimai atsidurtų teksto apdorojimo dokumente, kurį abu žmonės redaguoja vienu metu.)

Įrašų užrakinimas veikia kitaip. Naudojant įrašo užrakinimą, daugiau nei vienas tinkle esantis asmuo gali atidaryti ir redaguoti tą patį failą vienu metu, tačiau tik vienas asmuo gali dirbti su konkrečiu įrašu.

Įrašas yra failo dalis. Pavyzdžiui, sąskaitų, kurias esate skolingi pardavėjams, faile yra visas sąskaitų rinkinys. Atskiros sąskaitos yra failo įrašai, o sąskaitų bylą gali atidaryti daugiau nei vienas asmuo. Tačiau atskiros sąskaitos – atskiri failą sudarantys įrašai – užrakinami, kai asmuo paima įrašą.

Ši informacija gali atrodyti per daug painiavos, tačiau atskirti failų ir įrašų per faile yra tai, kas daro dalijimosi failai įmanoma. Pavyzdžiui, „QuickBooks“ programoje, jei Džeinė į failą įveda vieną „Alpha Company“ sąskaitą, Joe gali redaguoti „Beta Corporation“ sąskaitą, nes šios dvi sąskaitos yra skirtingi įrašai. Tačiau dėl įrašo užrakinimo Jane negali kvailioti su „Beta Corporation“ sąskaita, kurią redaguoja Džo. Ir Džo – vėlgi, dėl įrašo užrakinimo – negali susitvarkyti su „Alpha Company“ sąskaitos, kurią įveda Džeinė.

Apskritai, du žmonės negali redaguoti to paties failo įrašo vienu metu. Įrašo užrakinimas leidžia darbuotojams naudoti failą kelių vartotojų aplinkoje, nes su failu gali dirbti daugiau nei vienas asmuo.

„QuickBooks“ diegimas tinkle

Norėdami įdiegti „QuickBooks “ tinkle, pirmiausia turite įdiegti „QuickBooks“ visuose tinklo kompiuteriuose, kuriems reikia pasiekti ir dirbti su „QuickBooks“ failu. Ši užduotis nėra sudėtinga. Jums nereikia diegti „QuickBooks“ jokiu išgalvotu būdu, kad galėtumėte bendrinti „QuickBooks“ failus.

Turite įsigyti „QuickBooks“ kopiją kiekvienam kompiuteriui, kuriame bus paleista programa. Jei turite tris kompiuterius, kuriuose norite naudoti „QuickBooks“, turite nusipirkti tris „QuickBooks“ kopijas. Arba galite nusipirkti specialią kelių vietų „QuickBooks“ licencijos versiją. Jei bandysite įdiegti vieną „QuickBooks“ kopiją (su vienu rakto kodu) keliuose kompiuteriuose, „QuickBooks“ neleis dviem kompiuteriams, naudojantiems tą patį rakto kodą, bendrinti failą kelių naudotojų režimu.

Kai kuriate failą, kurį norite bendrinti, turite įsitikinti, kad failą saugote tokioje vietoje, kur kiti „QuickBooks“ vartotojai gali jį pasiekti. Tai reiškia, kad failą gali tekti saugoti serveryje. Failą taip pat galite saugoti kliento kompiuteryje, jei nustatote aplanko arba disko, kuriame įrašote „QuickBooks“ failą, bendrinimo teises.

Kitas svarbus dalykas: kas sukuria QuickBooks failą, automatiškai tampa failo administratoriumi. Failą administratorius turi teisę susipažinti su visais bylos ir nustato kitų failų vartotojų srityse, todėl jūs nenorite tiesiog niekam, kuriuo įsteigiama QuickBooks failą. Šiam darbui puikiai tinka įmonės savininkas arba buhalterijos vadovas. Bet kokiu atveju failą sukūręs asmuo turėtų būti patikimas nuolatinis biuro darbuotojas, kurį būtų lengva pasiekti iškilus klausimams ar problemoms. Be to, šis asmuo tikriausiai turėtų turėti tvirtą buhalterijos išsilavinimą. Daugiau informacijos rasite kitame skyriuje.

Vartotojo teisių nustatymas

„QuickBooks“ sąrankos metu ar vėliau galite nurodyti „QuickBooks“, kas dar naudos failą, ir nustatyti leidimus šiems kitiems žmonėms.

„Enterprise Solutions“ naudotojo leidimai

Norėdami nustatyti leidimus Enterprise Solutions, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasakykite „QuickBooks“, kad norite nustatyti vartotojo teises.

Pasirinkite komandą Įmonė → Vartotojai → Nustatyti vartotojus ir vaidmenis. „QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys (nerodomas).

2. Nurodykite, kad norite nustatyti naują vartotoją.

Spustelėkite mygtuką Naujas, kad „QuickBooks“ būtų rodomas dialogo langas „Naujas vartotojas“ (nerodomas), kuriame pateikiami įvairūs apskaitos vaidmenys, kuriuos gali atlikti „QuickBooks“ vartotojas. Šie vaidmenys suteikia vartotojui galimybę atlikti atitinkamas apskaitos užduotis naudojant „QuickBooks“ programą. Dialogo lango apačioje esančiame laukelyje Aprašymas apibendrinamos užduotys, kurias gali atlikti tam tikrą vaidmenį atliekantis asmuo.

3. Pasirinkite vaidmenį, kuris geriausiai atitinka aprašomą vartotoją, tada spustelėkite Pridėti.

Savininkai, beje, turėtų turėti visiškos prieigos vaidmenį, kad galėtų daryti viską, ką nori. Atminkite, kad vartotojui galite suteikti daugiau nei vieną vaidmenį.

Jei norite pakeisti esamo vartotojo teises, pasirinkite vartotoją skirtuke Vartotojų sąrašas ir spustelėkite mygtuką Redaguoti. „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Redaguoti naudotoją“ (nepavaizduota), kuris panašus į dialogo langą „Naujas vartotojas“ ir leidžia pakeisti vartotojo vaidmenį ar vaidmenis.

4. Spustelėkite Gerai, kad grįžtumėte į dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys.

Galite peržiūrėti leidimus (iš esmės „QuickBooks“ leidžiamų galimybių sąrašą) konkrečiam asmeniui arba iš anksto nustatytam vaidmeniui. Norėdami pamatyti vartotojo turimas teises, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys pasirinkite skirtuką Vartotojų sąrašas, spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus, sąrašo laukelyje pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Rodyti. „QuickBooks“ rodo didelį dialogo langą, kuriame konkrečiai nurodoma, ką vartotojas gali padaryti. Norėdami pamatyti konkretaus vaidmens teises, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys pasirinkite skirtuką Vaidmenų sąrašas, spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus, pasirinkite vaidmenį, tada spustelėkite mygtuką Rodyti.

Vartotojo leidimai „QuickBooks Pro“ ir „Premier“.

Norėdami nustatyti leidimus „QuickBooks Pro“ arba „QuickBooks Premier“, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojų sąrašas (žr. paveikslėlį).

Vartotojų sąrašo dialogo langas

2. Spustelėkite mygtuką Pridėti vartotoją.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“, kurį naudojate norėdami pridėti naujų vartotojų ir nurodyti slaptažodžius.

Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigos dialogo langą

3. Įveskite papildomo asmens, kuriam norite naudoti „QuickBooks“ failą, vartotojo vardą ir slaptažodį; tada dar kartą įveskite slaptažodį teksto laukelyje Patvirtinti slaptažodį.

Pakartotinis slaptažodžio įvedimas patvirtina, kad pirmą kartą teisingai įvedėte slaptažodį.

Nuo šio momento, kai kas nors atidaro „QuickBooks“ failą, „QuickBooks“ prašo vartotojo vardo ir slaptažodžio. Taigi, kad kitas asmuo galėtų pasiekti „QuickBooks“ failą, jis turi įvesti jūsų nustatytą vartotojo vardą ir slaptažodį.

4. Nurodykite vartotojo prieigą.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą, kuriame klausiama, ar norite, kad asmuo turėtų prieigą prie visų „QuickBooks“ failo sričių, ar tik prie kai kurių sričių.

Jei nurodote, kad norite suteikti prieigą tik prie kai kurių sričių – tikriausiai įprastu atveju – „QuickBooks“ rodo dialogo langų seriją, leidžiančią nustatyti kiekvienos srities leidimus. Jūs pasirenkate parinkties mygtuką Be prieigos, kad tam tikrai sričiai (pvz., banko reikmėms) nebūtų taikomi apribojimai vartotojui, pasirenkate visos QuickBooks sritys parinkties mygtuką, kad suteiktumėte vartotojui leidimą kurti ir spausdinti operacijas ir ataskaitas šioje srityje, arba pasirinkite parinkties mygtuką Selected Areas of QuickBooks, kad suteiktumėte vartotojui dalinę prieigą prie srities. Jei pasirenkate parinktį Pasirinktos sritys, turite nurodyti ribotą prieigą, pereidami per vedlio puslapius ir tiksliai aprašydami prieigą, kurią norite turėti vartotojui. Taip pat galite nurodyti, ar kitos programos (pvz., TurboTax) gauna prieigą prie „QuickBooks“ duomenų.

Nurodykite, kurias sritis vartotojas gali pasiekti

5. Peržiūrėkite vartotojo prieigą.

Baigę naršyti dialogo lange „Nustatyti vartotojo slaptažodį“ ir „Prieiga“, „QuickBooks“ rodo vartotojo leidimų santrauką. Spustelėkite mygtuką Atgal, jei norite grįžti atgal ir pakeisti srities teises, arba spustelėkite Baigti, kad parodytumėte, jog baigėte nurodyti, ką gali daryti konkretus vartotojas. „QuickBooks“ vėl parodo dialogo langą „User List“, pridėjus naują vartotoją. Spustelėkite Pridėti vartotoją, kad pridėtumėte kitą naują vartotoją, spustelėkite Redaguoti vartotoją, kad redaguotumėte pasirinktą vartotoją, arba spustelėkite Uždaryti, kad uždarytumėte dialogo langą.

Vartotojas gali prisijungti ir atidaryti „QuickBooks“ failą iš bet kurio tinklo kompiuterio, jei kompiuteryje įdiegta „QuickBooks“ ir jis turi tinklo prieigą prie „QuickBooks“ failo. Tačiau jei asmuo bando atidaryti apribotą sritį arba atlikti neleistiną veiksmą, „QuickBooks“ rodo pranešimo laukelį, nurodantį, kad asmeniui trūksta veiksmui atlikti reikalingų leidimų.

Nurodymas ir darbas kelių vartotojų režimu

Kad daugiau nei vienas asmuo dirbtų su QuickBooks failu vienu metu, vartotojai turi dirbti su QuickBooks failu kelių naudotojų režimu. Pirmasis asmuo, atidaręs failą, turi nurodyti kelių naudotojų režimą, kad kiti galėtų atidaryti failą. Norėdami nurodyti kelių naudotojų režimą, pasirinkite Failas –> Perjungti į kelių naudotojų režimą. Galite suprasti, kad dirbate kelių naudotojų režimu, nes tai rodo „QuickBooks“ pavadinimo juosta. Kai kiti žmonės atidaro „QuickBooks“ failą, jis automatiškai atidaromas kelių naudotojų režimu. Kad kitas vartotojas dirbtų vieno vartotojo režimu, kiti vartotojai turi uždaryti QuickBooks failą, o vartotojas, norintis dirbti vieno vartotojo režimu, turi pasirinkti Failas –> Perjungti į vieno vartotojo režimą.

„QuickBooks“ failo bendrinimas tinkle apima keletą gudrybių. Pirmiausia turite įsitikinti, kad niekas, veikiantis vieno vartotojo režimu, nenaudoja failo, kurį norite atidaryti. Jei kas nors naudoja failą ir bandote jį atidaryti, „QuickBooks“ rodo pranešimą, nurodantį, kad kažkas naudoja įmonės failą vieno vartotojo režimu. Pasakykite asmeniui, kad jis persijungtų į kelių naudotojų režimą, tada spustelėkite mygtuką Bandyti dar kartą.

Kai tik pradedate kurti ar redaguoti operaciją, „QuickBooks“ užrakina operaciją. Tokiu būdu niekas kitas negali redaguoti operacijos, kol ją atliekate. Galite sužinoti, ar operacija atidaryta redagavimo režimu, pagal tai, ką QuickBooks rodo pavadinimo juostoje formos viršuje: Operacijos redagavimas. Kiti naudotojai gali atidaryti operaciją, kol ją redaguojate redagavimo režimu, tačiau jie negali atlikti jos pakeitimų, kol nebaigsite.

Pavyzdžiui, jei bandote redaguoti operaciją, kurią jūsų bendradarbė Harieta jau atidarė redagavimo režimu, pavyzdžiui, „QuickBooks“ rodo pranešimą, kuriame rašoma (ir čia perfrazuoju) Atleiskite, Bubba. Harieta dirba su tuo sandoriu. Jums reikia grįžti vėliau.