Kaip atsiskaityti už laiką „QuickBooks 2021“.

Dažniausiai „QuickBooks“ sąskaitose faktūrose rodomi eilutės elementai yra elementai, kuriuos aprašote prekių sąraše, o tada kiekybiškai nurodote tiesiogiai sąskaitoje faktūroje. Tačiau kai kuriose paslaugų įmonėse iš tikrųjų galite parduoti daug tos pačios prekės vienetų. Advokatė gali pardavinėti kelias valandas ar dalines teisines konsultacijas, o tiek laiko gali būti viskas, ką ji parduoda. CPA gali parduoti konsultavimo, apskaitos ar mokesčių ruošimo darbų valandas.

Tokiomis aplinkybėmis nenorite, kad klientui būtų išrašyta sąskaita faktūra su viena eilute, kurioje parašyta, pavyzdžiui, „Teisinės paslaugos, 100 valandų, 20 000 USD“, nebent nenorite tęsti verslo. Vietoj to norite sąskaitos, kurioje būtų išsamiai aprašytos visos teisininko atliktos užduotys: turto planavimas 1,5 valandos, sutarties peržiūra 4 valandoms, naujos nekilnojamojo turto nuomos sutarties parengimas 2 valandoms ir t. t. Norėdami pateikti tokį išsamumo lygį – detalę, kuri tikrai yra žemiau elemento – naudokite „QuickBooks“ laiko stebėjimo funkciją.

„QuickBooks“ siūlo du metodus, skirtus stebėti praleistą laiką, kuris bus įtrauktas į sąskaitą faktūrą kaip prekė. Galite naudoti savaitės laiko apskaitos žiniaraštį arba galite skirti laiko ar įrašyti atskirą veiklą. Trumpai aprašysiu, kaip veikia abu laiko sekimo metodai; nei sunku. Profesionalūs paslaugų teikėjai (buhalteriai, advokatai, konsultantai, architektai ir t. t.), išrašantys sąskaitas pagal sugaištą laiką, turėtų apsvarstyti galimybę naudoti vieną iš šių funkcijų, kad įsitikintų, jog jie tiksliai apskaito laiką, praleistą dirbant klientui ar klientui.

Kaip naudoti savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Norėdami naudoti savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraščio metodą, pasirinkite Klientai → Įveskite laiką → Naudoti savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraštį. „QuickBooks“ rodo savaitės laiko apskaitos žiniaraščio langą, parodytą. Norėdami naudoti savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraščio langą, pirmiausia naudokite laukelį Vardas, kad nustatytumėte darbuotoją, tiekėją ar kitą paslaugą atliekantį asmenį.

Turėtumėte turėti galimybę pasirinkti šio asmens vardą išskleidžiamajame sąraše Vardas. Jei negalite pasirinkti asmens vardo iš išskleidžiamojo sąrašo Vardas, įveskite jį laukelyje; tada, kai būsite paraginti, nurodykite „QuickBooks“, į kurį sąrašą (darbuotojo, pardavėjo ar kitų vardų) reikia įtraukti. Pridėję darbą atlikusio asmens vardą, pavardę, savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraščio lango stulpeliais apibūdinkite klientą ar darbą, kuriam buvo atliktas darbas, paslaugos kodą, trumpą aprašymą ar pastabą, darbo užmokesčio elementą ( jei darbo užmokesčiui naudojate QuickBooks), klasę (jei stebite klases) ir per dieną praleistas valandas.

Savaitės laiko apskaitos žiniaraščio lange galite įvesti tiek eilučių, kiek norite. Kiekviena eilutė sąskaitoje faktūroje rodoma atskirai. Pastabų informacija rodoma sąskaitos faktūros aprašymo srityje. Dėl šios priežasties norite naudoti tinkamas ir aprašomąsias pastabas.

Savaitės darbo laiko apskaitos žiniaraščio langas

Vienos veiklos laikas

Jei norite įrašyti paslaugų veiklą, kai jos vyksta, pasirinkite Klientai → Įvesti laiką → Laikas / Įvesti vieną veiklą. „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Laikas / įvesti vieną veiklą“, kaip parodyta.

Dialogo langas Laikas / Įveskite vieną veiklą

Norėdami laiką arba įrašyti vieną veiklą, laukelyje Data įrašykite veiklos datą. Naudokite laukelį Vardas, kad nustatytumėte asmenį, kuris atliko paslaugą. Laukelyje Klientas:Darbas nurodykite klientą arba darbą, kuriam buvo atlikta paslauga. Išskleidžiamajame sąraše Paslaugos prekės pasirinkite atitinkamą paslaugos elementą ir (jei sekate darbuotoją) atitinkamą darbo užmokesčio elementą iš išskleidžiamojo sąrašo Darbo užmokesčio punktas. Jei stebite klases, galima nuspėti, kad veiklai klasifikuoti galite naudoti išskleidžiamąjį sąrašą Klasė. Norėdami įrašyti trumpą, tinkamą paslaugos aprašymą, naudokite laukelį Pastabos. Šis aprašymas pateikiamas sąskaitoje faktūroje, todėl būkite apgalvoti, ką rašote.

Aprašę arba pateikę šią bendrą informaciją apie paslaugą, turite du būdus įrašyti laiką, praleistą paslaugai:

• Įrašykite laiką rankiniu būdu. Galite rankiniu būdu įrašyti laiką, praleistą veiklai, naudodami laukelį Trukmė, kad įvestumėte laiką. Pavyzdžiui, jei praleidote 10 minučių, laukelyje Trukmė įveskite 0:10 . Jei praleidote 3 valandas ir 40 minučių, laukelyje Trukmė įveskite 3:40 .
• Leiskite „QuickBooks“ įrašyti laiką. Taip pat galite nustatyti, kad „QuickBooks“ įrašytų laiką, kurį praleidote veiklai. Tiesiog spustelėkite mygtuką Pradėti lauke Trukmė, kai pradedate veiklą, ir spustelėkite mygtuką Sustabdyti, kai sustabdote veiklą. Jei norite pristabdyti laikmatį (pavyzdžiui, kai skambinate), spustelėkite mygtuką Pristabdyti.

Kai naudojate dialogo langą Laikas / Įveskite vieną veiklą, kad apibūdintumėte veiklą, kurią atliekate, spustelėkite mygtuką Įrašyti ir naują arba Išsaugoti ir uždaryti, kad išsaugotumėte veiklos informaciją.

Patikrinkite, ar pažymėtas žymės langelis Apmokestinamas (viršutiniame dešiniajame dialogo lango kampe). Pasirinkdami laukelį Apmokestinami, nurodote „QuickBooks“, kad ji turėtų saugoti šį apmokestinamos veiklos įrašą, kad vėliau būtų galima įtraukti į sąskaitą faktūrą.

Galite naudoti mygtukus Ankstesnis ir Kitas, kurie rodomi dialogo lango viršuje, norėdami peržiūrėti veiklos laiko įrašus pirmyn ir atgal. Taip pat atminkite, kad yra rašybos mygtukas. Spustelėkite tą mygtuką, kad patikrintumėte įvestų pastabų aprašo rašybą – tai yra gera idėja, nes ši informacija vėliau bus pateikta sąskaitoje faktūroje.

Kaip į sąskaitą faktūrą įtraukti atsiskaitymo laiką

Norėdami prie sąskaitos faktūros pridėti apmokestinamo laiko ir išlaidų, sukurkite sąskaitą įprastu būdu, kaip aprašiau anksčiau. Kai identifikuojate klientą (jei įvedėte kliento laiką) ir stebėjote kliento išlaidas, „QuickBooks“ parodo pranešimo laukelį, kuriame klausiama, ar norite apmokėti bet kurį laiką ar išlaidas. Jei atsakysite „taip“, „QuickBooks“ parodys čia rodomą dialogo langą „Pasirinkti apmokestinamąjį laiką ir išlaidas“.

Dialogo langas Apmokestinamo laiko ir išlaidų pasirinkimas

Šio dialogo lango skirtuke Laikas rodomas kiekvienas laikas, kurį užregistravote klientui. Norėdami įtraukti šiuos laikus į sąskaitą faktūrą, spustelėkite laiko stulpelį Naudoti. (Stulpelis Naudoti yra kairėje esantis stulpelis, kuriame rodoma varnelė.) Arba, jei norite pažymėti visą laiką, spustelėkite mygtuką Pasirinkti viską. Tada spustelėkite Gerai. „QuickBooks“ kiekvieną iš šių apmokestinamų laikų prideda prie sąskaitos faktūros kaip atskiras eilutes. Šiame paveikslėlyje parodyta, kaip apmokestinamo laiko informacija rodoma sąskaitų faktūrų kūrimo lange.

Sąskaitų faktūrų kūrimo langas, atsiskaitymas už apmokestinamąjį laiką

Jei paliksite nepažymėtą žymės langelį pavadinimu Spausdinti pasirinktą laiką ir išlaidas kaip vieną sąskaitos faktūros elementą, „QuickBooks“ kiekvieną kartą, kai registruojatės, įtrauks į atskirą sąskaitos faktūros eilutę, kaip parodyta. Tačiau jei pažymėsite langelį, „QuickBooks“ leidžia sujungti atskirus laiko įrašus į vieną sąskaitos faktūros eilutės elementą. (Jei jus domina, galite šiek tiek paeksperimentuoti su šia funkcija.)

Galite spustelėti skirtuką Prekės, Išlaidos arba Rida, kad pamatytumėte prekių, nemokamų išlaidų ar verslo mylių, patirtų kliento vardu, sąrašus. Mokesčius prie sąskaitos faktūros už tokius dalykus pridedate taip pat, kaip ir laiko mokesčius. Jūs netgi galite pritaikyti antkainį savo išlaidoms padengti. Beje, jei norite grįžti į dialogo langą Pasirinkti apmokestinamąjį laiką ir išlaidas ir žiūrite langą Sukurti sąskaitas faktūras, spustelėkite mygtuką Pridėti laiką/išlaidas, kuris rodomas lango Sukurti sąskaitas faktūras viršuje.