Ką daro „QuickBooks“ įmonės failų kondensavimas?

„QuickBooks“ failų kondensavimo procesas atlieka du dalykus. „QuickBooks Condense“ komanda sukuria nuolatinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. (Ši kopija vadinama archyvine failo kopija.) Failų tankinimo procesas taip pat sumažina duomenų failą, nes apibendrina daug senų uždarų, išsamių operacijų, kuriose naudojami monstrų žurnalo įrašai.

Archyvinė kopija bendrovės failą prilygsta įmonės failą fotografiją, nes ji egzistavo tam tikru laiko momentu. Jei kas nors vėliau turi klausimų – galbūt jūsų buhalteris, federalinis ar valstijos auditorius – galite naudoti archyvinę duomenų failo kopiją, kad parodytumėte, kaip įmonės byla atrodė tam tikru momentu.

Štai ką „ QuickBooks“ paprastai daro proceso metu:

• Išsaugo jūsų įmonės failų archyvinę kopiją: kai sutrumpinate „QuickBooks“ įmonės failą, „QuickBooks“ išsaugo archyvinę to failo kopiją.
• Pašalina uždarytas operacijas: kaip kondensavimo proceso dalis, „QuickBooks“ suteikia galimybę pašalinti senas, uždarytas operacijas iš dabartinės, veikiančios „QuickBooks“ įmonės failo versijos. Atminkite, kad archyvuojant sukuriama archyvinė QuickBooks įmonės failo kopija. Tačiau jūs vis dar turite darbinę „QuickBooks“ įmonės failo versiją, o būtent ši dabartinė, veikianti „QuickBooks“ įmonės failo versija išvaloma arba sutrumpinama pašalinus senas, uždarytas operacijas.

Uždarytos operacijos yra operacijos, kurių „QuickBooks“ nebereikia išsamiai stebėti. Sena kliento sąskaita faktūra – po to, kai ji buvo apmokėta – yra uždaryta operacija. Senas čekis, išrašytas tam tikram pardavėjui, po to, kai jis patvirtinamas banke, yra uždaryta operacija.

• Sumuoja uždarytas operacijas: kadangi senos, uždarytos operacijos pašalinamos iš „QuickBooks“ duomenų failo, sutrumpinant paprastai sukuriami senų, uždarytų operacijų mėnesio žurnalo įrašų suvestinės ir šios suvestinės operacijos įkeliamos į dabartinę, veikiančią „QuickBooks“ duomenų failo versiją. Šie suvestinės mėnesio žurnalo įrašai leidžia toliau rengti mėnesines finansines ataskaitas. Nors archyvuojant pašalinamos visos senos, uždarytos, tarkime, 2020 m. sausio mėn. operacijos, 2021 m. vis tiek galite sudaryti 2020 m. sausio mėn. finansines ataskaitas. Norėdami sudaryti 2020 m. sausio mėn. mėnesio finansines ataskaitas, „QuickBooks“ naudoja suvestinius mėnesio žurnalo įrašus.
• Išvalo audito seką : „ QuickBooks“ palaiko audito seką, rodančią, kas įvedė kokias operacijas. Vienas beveik paslėptas „QuickBooks“ duomenų failų valymo efektas yra susijęs su audito seka. Jei išvalysite įmonės bylą ir nurodysite, kad įmonės byla turėtų būti sutrumpinta, „QuickBooks“ išvalo audito seką prieš „pašalintų uždarytų operacijų datą arba anksčiau“. Kitaip tariant, per laikotarpį, per kurį „QuickBooks“ pašalina senas, uždarytas operacijas, ji taip pat pašalina tų operacijų audito seką.

Susikondensavusį failą procesas paprastai reiškia sukurti iš QuickBooks "duomenų failo kopiją, kad jūs galėsite įdėti toli kažkur ir tada kuriant masto žemyn versija dirbanti įmonė failą. Tačiau komanda, kurią naudojate sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, taip pat leidžia sukurti beveik tuščius įmonės failus. Daugumai žmonių niekada nereikia naudoti šios parinkties. Galiu galvoti tik apie vieną „QuickBooks“ vartotojų kategoriją, kuri gali norėti sukurti beveik tuščius įmonės failus: CPA ir konsultantai (kurie nori pakartotinai naudoti įmonės failą kitam verslo padaliniui ar klientui) gali norėti naudoti šią komandą įmonės duomenų failams kurti. kurių daugelis sąrašų jau sudaryti. Aš nesigilinu į detales, kaip sukurti beveik tuščią įmonės failą naudojant archyvavimo komandą, tačiau turėtumėte žinoti, kad jis yra.

Valymo pagrindai

Kai suprantate, kas yra archyvavimas, procesas yra gana paprastas. Norėdami sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Failas → Priemonės → Sutrumpinti duomenis.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį dialogo langą „Condense Data“.

Dialogo langas Sutrumpinti įmonės failą

2. Pasirinkite radijo mygtuką, pavadintą Pašalinti pasirinktas operacijas iš įmonės failo, tada spustelėkite Pirmyn.

Atsidaro dialogo langas Sutrumpinti duomenis.

3. Pasirinkite akutę Operacijos iki konkrečios datos.

Ši parinktis (rodoma čia) nurodo „QuickBooks“, kad norite atlikti du dalykus: sukurti archyvinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją ir sumažinti veikiančią įmonės failą, kad jis nebūtų toks didelis. „QuickBooks“ sumažina įmonės duomenų failo darbinės versijos dydį pašalindama senas, uždarytas operacijas, jei 2 veiksme pasirenkate pašalinti operacijas.

Dialogo langas Sutrumpinti duomenis

4. Nurodykite Pašalinti operacijas prieš datą.

Norėdami nurodyti datą, iki kurios užbaigtos operacijos turi būti pašalintos, datos laukelyje įveskite datą. Pavyzdžiui, jei norite sutrumpinti failą pašalindami operacijas 2020 m. gruodžio 31 d. arba anksčiau, datos laukelyje įveskite 2021-01-01 . Tačiau jums nereikia jausti prievartos, kad pašalintumėte daugybę uždarytų operacijų. Uždarytas operacijas pašalinate tik tuo atveju, jei jūsų „QuickBooks“ įmonės failas tampa per didelis. Galite lengvai dirbti su „QuickBooks“ įmonės failu, kurio dydis yra 25 MB, 50 MB ar net 100 MB (megabaitų).

Nors paprastai sutrumpinate „QuickBooks“ failą pašalindami senas, uždarytas operacijas, komanda Condense taip pat sukuria failus be operacijų ir failus su tik nurodytu operacijų duomenų diapazonu. Norėdami sukurti failą, kuriame yra sąrašai ir nuostatos, bet nėra operacijų, pasirinkite radijo mygtuką Visos operacijos. Beje, galite naudoti parinktį Visos operacijos, kad sukurtumėte beveik tuščią failą, kurį galėtumėte pakartotinai naudoti (pvz., mokymui). Norėdami sukurti „QuickBooks“ failą, kuriame yra nurodytas operacijų diapazonas, pasirinkite akutę Transactions Outside of a date Range ir laukeliuose „Prieš“ ir „Po“ įveskite datas, kurios užfiksuoja intervalą.

5. Spustelėkite Pirmyn, kai baigsite nurodyti, kurias operacijas „QuickBooks“ turėtų pašalinti.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą „Trumpinti duomenys“.

Trečiasis duomenų kondensavimo dialogo langas

6. Nurodykite, kaip apibendrinti sandorius.

Jei norite apibendrinti istorines operacijas, „QuickBooks“ naudoja trečiąjį „Condense Data“ dialogo langą, kad paklaustų, kaip turėtų apibendrinti istorinius duomenis: su vienu suvestinės žurnalo įrašu, su mėnesio suvestinės žurnalo įrašais arba visai be suvestinės. Pasirinkite radijo mygtuką, atitinkantį norimą apibendrinimo metodą. (Paprastai pasirenkate antrąją parinktį – „QuickBooks“ sukuria mėnesio suvestinės žurnalo įrašus, kad vis tiek galėtumėte generuoti reikšmingas lyginamąsias mėnesio ataskaitas.)

7. Spustelėkite Pirmyn, kai baigsite nurodyti, kaip „QuickBooks“ turėtų apibendrinti operacijas.

„QuickBooks“ rodo ketvirtąjį dialogo langą „Condense Data“, kaip parodyta.

Ketvirtasis duomenų kondensavimo dialogo langas

8. Nurodykite, kaip turi būti sutrumpintos atsargų operacijos, ir spustelėkite Pirmyn.

Jei jūsų „QuickBooks“ faile yra atsargų operacijos, „QuickBooks“ rekomenduoja pašalinti senas atsargų operacijas. Kai „QuickBooks“ rodomas ketvirtasis duomenų sutrumpinimo dialogo langas, galite nurodyti „QuickBooks“, kad tai padarytų, pasirinkdami akutę Apibendrinti atsargų operacijas (rekomenduojama). (Jei nenorite pašalinti senų operacijų, pasirinkite radijo mygtuką Išsaugoti atsargų operacijų informaciją.)

Spustelėję Pirmyn, pereisite į penktąjį duomenų sutrumpinimo dialogo langą (nerodomas), kuriame klausiama, kurios operacijos turėtų būti laikomos uždarytomis.

9. Nurodykite, kurios operacijos turi būti pašalintos, ir spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ prašo šiek tiek daugiau informacijos apie tai, kas yra uždaryta arba sena operacija, kurią reikėtų pašalinti. Pažymite žymimuosius laukelius, kad nurodytumėte, ar operacijos iki pašalinimo datos turi būti pašalintos, net jei jos neišvalytos, pažymėtos kaip spausdinamos, pažymėtos kaip išsiųstos ir pan.

Spustelėję Kitas, pereisite į šeštą dialogo langą Sutrumpinti duomenis.

Šeštasis duomenų kondensavimo dialogo langas

10. Nurodykite bet kokį sąrašo valymą, kuris turėtų įvykti, ir spustelėkite Pirmyn.

Naudokite šeštąjį dialogo langą Sutrumpinti duomenis, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad jis turėtų ne tik pašalinti senas uždarytas operacijas, bet ir išvalyti kai kuriuos sąrašus. Galite pažymėti žymės langelius, kurie nurodo „QuickBooks“ pašalinti nenaudojamas paskyras, nenaudojamus klientus, nenaudojamus pardavėjus ir pan. Išvalydami sąrašą pašalindami nepanaudotus sąrašo elementus ne tik sumažinsite įmonės failo dydį, bet ir palengvinsite darbą su sąrašu.

Spustelėjus Pirmyn, „QuickBooks“ parodo septintą „Condense Data“ dialogo langą, kaip parodyta čia. Dialogo lange nurodoma, kad archyvavimo procesas prasideda QuickBooks padarius duomenų failo kopiją ir kad kondensavimo operacija gali užtrukti kelias minutes ar net kelias valandas.

Septintasis ir paskutinis dialogo langas Sutrumpinti duomenis

11. Spustelėkite Pradėti kondensavimą.

„QuickBooks“ pradeda duomenų failo kondensavimo procesą.

12. Kai būsite paraginti, sukurkite atsarginę duomenų failo kopiją.

Kondensacijos proceso pradžioje „QuickBooks“ paragins sukurti atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją. Atsarginės „QuickBooks“ įmonės failo kopijos kūrimas kaip kondensavimo operacijos dalis veikia taip pat, kaip „QuickBooks“ įmonės failo atsarginės kopijos kūrimas bet kuriuo kitu metu. Jei turite klausimų, kaip sukurti atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją, žr. šio skyriaus „Atsarginės kopijos kūrimo pagrindai“.

Kai sukuriate atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją, „QuickBooks“ išsaugo archyvinę įmonės failo kopiją ir išvalo darbinę įmonės failo versiją pagal jūsų nurodymus. Vėlgi, kaip minėta ankstesniuose veiksmuose, valymo procesas gali užtrukti tik kelias minutes arba gali užtrukti kelias valandas, jei failas yra labai didelis.

Kai kurios valymo ir archyvavimo strategijos

Nuspręsti, kada ir kaip norite išvalyti arba archyvuoti „QuickBooks“ įmonės failą, dažniausiai yra sveiko proto reikalas. Pirmiausia turėtumėte apsvarstyti, ar apskritai reikia sutrumpinti įmonės bylą. Jei „QuickBooks“ vis tiek veikia priimtinu greičiu, jei nesijaučiate išprotėjęs dėl daugybės nepanaudotų sąrašų elementų arba jei duomenų failas neišaugo nepaprastai didelis (didesnis nei 100 MB ar daugiau), jums gali nereikėti kondensuotis. Daugeliu atvejų valydami nepasieksite jokios naudos. O jei nevalysite, po ranka turėsite išsamius, išsamius finansinius įrašus.

Mano techninis redaktorius nori, kad čia ką nors nurodyčiau: jis pažymi, kad atliekant valymo operaciją, „QuickBooks“ duomenų failo dydis nebūtinai sumažinamas kiek įmanoma. Todėl jis sako, kad jei tikrai turite turėti mažesnį duomenų failą, pirmiausia turėtumėte atlikti valymo operaciją, tada išsaugoti ir atkurti nešiojamąjį „QuickBooks“ duomenų failą.

Štai dar viena sveiko proto samprata apie „QuickBooks“ įmonės failų valymą ir archyvavimą: turėtumėte sukurti archyvinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. Tiesą sakant, rekomenduoju sukurti archyvinę QuickBooks duomenų failo kopiją metų pabaigoje, kai jūs arba jūsų CPA atliksite paskutinius metų pakeitimus. Puiki idėja sukurti archyvinę QuickBooks duomenų failo kopiją, kuri naudojama mokesčių deklaracijai ir bet kurioms finansinėms ataskaitoms rengti, nes vėliau visada galėsite paaiškinti tam tikrą skaičių mokesčių deklaracijoje arba finansinėje ataskaitoje, žiūrėdami į archyvinę duomenų kopiją. failą.

Viena iš „QuickBooks“ naudojimo problemų yra ta, kad žmonės gali tyčia ar netyčia pakeisti senus sandorius. Deja, tai reiškia, kad kas nors gali pakeisti ankstesnių metų „QuickBooks“ duomenų failo operacijas. Kai įvyksta šis pakeitimas, kas nors, kas vėliau peržiūri „QuickBooks“ duomenų failą, gali nesugebėti paaiškinti skaičiaus mokesčių deklaracijoje arba finansinėje ataskaitoje. Jei kas nors grįžta pakeisti ankstesnių metų operacijos ir ta operacija naudojama apskaičiuojant visas metų pajamas, nebegalite naudoti „QuickBooks“ duomenų, kad paaiškintumėte mokesčių deklaracijos ir finansinių ataskaitų bendrų pajamų skaičius. Tai prasminga, tiesa?

Laimei, turėdami archyvinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją – „QuickBooks“ duomenų failą, kuriame buvo pateikti numeriai jūsų mokesčių deklaracijai ir finansinėms ataskaitoms – visada galite matyti, kurios „QuickBooks“ operacijos palaiko konkretų mokesčių deklaracijos numerį arba finansinės ataskaitos numerį. Jei vis dar esate sumišęs dėl šio klausimo (ir tai yra šiek tiek sudėtinga), kreipkitės į savo mokesčių konsultantą arba savo CPA apie problemą. Jis arba ji gali jums paaiškinti, kad gali pasikeisti „QuickBooks“ duomenys, kurie buvo naudojami rengiant deklaraciją arba finansinę ataskaitą po to, kai ta deklaracija buvo parengta arba kai tos finansinės ataskaitos buvo paskelbtos ir išplatintos.