Įrašykite savo sąskaitas į „QuickBooks 2019“ mokėjimų būdu

Mokėtinos sąskaitos (A/P) sąskaitų apmokėjimo būdas apima du etapus. Pirmasis yra smulkmena iš sunkios pusės, o antrasis žingsnis yra lengvas kaip pyragas. Pirma, registruojate savo sąskaitas. Galbūt jau žinote, kaip naudoti skirtukus Išlaidos ir Prekės sąskaitoms įrašyti. Jei norite paskirstyti sąskaitą sąskaitoms, klientams, darbams, klasėms ir prekėms, taip pat turite užpildyti tuos skirtukus, skirtus A/P metodui.

Įrašę sąskaitas, galite pereiti prie antrojo veiksmo: nurodyti „QuickBooks 2019“, kurias sąskaitas reikia sumokėti. Tada „QuickBooks“ išrašo čekius. Jūs juos atspausdinate. Jūs siunčiate juos paštu.

Kad A/P metodas veiktų, turite įrašyti savo sąskaitas, kai jos gaunamos. Tai nereiškia, kad turite jas sumokėti iš karto. Įrašydami sąskaitas galite sekti, kiek pinigų esate skolingi ir kiek pinigų iš tikrųjų turi jūsų įmonė. „QuickBooks“ primena, kada turi būti apmokėtos sąskaitos, kad nereikėtų jaudintis, kad pamiršite apmokėti sąskaitą.

Kai registruojate sąskaitas mokėtinų sąskaitų būdu, naudojate kaupimo principą.

Kaip įrašyti sąskaitas „QuickBooks 2019“.

Kai gaunama sąskaita, pirmiausia reikia ją įrašyti. Sąskaitas galite įrašyti per langą Įvesti sąskaitas arba Mokėtinų sumų registrą. Jei planuojate stebėti sąskaitas pagal išlaidas ir prekes, turite naudoti langą Įvesti sąskaitas.

Norėdami įrašyti sąskaitą per langą Įveskite sąskaitas, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite Pardavėjai → Įveskite sąskaitas.

Arba pagrindinio puslapio srityje Pardavėjai spustelėkite piktogramą Įvesti sąskaitas. Toliau pateiktame paveikslėlyje parodytas langas Įvesti sąskaitas. Neabejotinai pastebite, kad šio lango viršutinė pusė labai panaši į čekį, ir taip yra todėl, kad didžioji dalis čia pateiktos informacijos patenka į čekį, kurį rašote norėdami apmokėti sąskaitą. (Jei formos viršuje matote žodį Kreditas , o ne sąskaita, viršutiniame kairiajame kampe pasirinkite mygtuką Sąskaitos parinktis. Taip pat galite naudoti šį ekraną norėdami įvesti tiekėjų kredito pažymas.)

Langas Įvesti sąskaitas.

2. Pasirinkite pardavėjo, už kurį mokate, pavadinimą.

Jei norite apmokėti šią sąskaitą tiekėjui, kuris jau yra pardavėjų sąraše, spustelėkite rodyklę žemyn eilutės Tiekėjas pabaigoje ir pasirinkite tiekėją. (Tada „QuickBooks“ automatiškai užpildo langą „Įvesti sąskaitas“ tiek informacijos, kiek atsimena.) Jei šis pardavėjas yra naujas, „QuickBooks“ paprašys greitai pridėti arba nustatyti tam tikros informacijos apie pardavėją: adresą, kredito limitą, mokėjimo sąlygas ir taip toliau. Šią informaciją pateikiate lange Naujas pardavėjas.

Jei turite vieną ar daugiau neužpildytų pirkimo užsakymų su pasirinktu pardavėju, „QuickBooks“ paklaus, ar norite gauti už pirkimo užsakymą. Spustelėkite Taip, jei taip, arba Ne, jei ne. Jei pasirenkate gauti už pirkimo užsakymą, „QuickBooks“ rodo dialogo langą Atidaryti pirkimo užsakymus, kaip parodyta. Jame pateikiami jūsų įrašyti atviri pirkimo užsakymai. Kai pasirenkate vieną ar daugiau pirkimo užsakymų, kuriuos norite gauti, „QuickBooks“ už jus užpildo šių užsakymų elementus ir sumas, kurias galite keisti, jei reikia. Baigę dialogo langą Atidaryti pirkimo užsakymus, spustelėkite Gerai, kad grįžtumėte į langą Įvesti sąskaitas.

Sąskaitos apmokėjimas pagal pirkimo užsakymą.

Norėdami sukurti pirkimo užsakymą, kuris yra prekių, kurias užsakote iš tiekėjų, įrašas, pasirinkite Pardavėjai → Kurti pirkimo užsakymus. Kai „QuickBooks“ rodomas langas „Sukurti pirkimo užsakymus“, apibūdinkite savo užsakymą. Beje, pirkimo užsakymus spausdinate ir redaguojate taip pat, kaip spausdinate sąskaitas faktūras ir kredito pažymas.

3. Pasirinkite mokėjimo sąlygas, kuriose aprašoma, kada turi būti apmokėta sąskaita.

Eilutėje Sąlygos atidarykite išskleidžiamąjį meniu ir pasirinkite mokėjimo sąlygas (jei informacijos dar nebuvo, kai nustatėte tiekėją).

4. (Neprivaloma) Įveskite pardavėjo nuorodos numerį.

Jei įvesite sąskaitos pardavėjo nuorodos numerį – tikriausiai tik sąskaitos faktūros numerį arba sąskaitos numerį – nuorodos numeris bus atspausdintas ant kvito, kuris yra išspausdinto čekio dalis.

5. (Pasirenkama) Įveskite atmintinę, kad apibūdintumėte sąskaitą.

Teksto laukelyje Atmintinė galite įvesti pastabą. Jūsų įvestas užrašas pasirodo A/P registre.

6. Perkelkite žymeklį žemyn į skirtuko Išlaidos stulpelį Sąskaita ir įveskite išlaidų sąskaitos pavadinimą.

Tikėtina, kad norite įvesti sąskaitų plane jau esančios išlaidų sąskaitos pavadinimą. Jei taip, spustelėkite rodyklę žemyn, kad pamatytumėte visų savo paskyrų sąrašą. Tikriausiai turėsite slinkti sąrašu žemyn, kad patektumėte į išlaidų sąskaitas. (Greitas būdas judėti žemyn sąraše yra pradėti rašyti paskyros pavadinimą; einate tiesiai sąraše žemyn.) Spustelėkite paskyrą, kuriai ši sąskaita yra. (Greičiausiai tai yra reikmenys ar kažkas panašaus.)

Jei šiai sąskaitai reikia sukurti naują išlaidų sąskaitos kategoriją, sąrašo viršuje pasirinkite Pridėti naują. Pamatysite dialogo langą Nauja paskyra (nerodoma). Įveskite informaciją ir spustelėkite Gerai.

Ką daryti, jei pinigai, kuriuos mokate dėl šios sąskaitos, gali būti padalyti į dvi, tris ar keturias išlaidų sąskaitas? Tiesiog spustelėkite po paskyra, kurią ką tik įvedėte. Pasirodo rodyklė žemyn. Spustelėkite jį, kad įvestumėte kitą išlaidų sąskaitą, kitą ir, jei reikia, kitą.

7. Jei reikia, pereikite prie stulpelio Suma ir pakeiskite skaičius.

Jei padalijate šią sąskaitą kelioms paskyroms, įsitikinkite, kad stulpelyje Suma esantys skaičiai pridedami prie visos sąskaitos sumos.

8. (Pasirenkama) Įveskite paaiškinimo ar išminties žodžius stulpelyje Atmintinė.

9. (Neprivaloma) Priskirkite išlaidas klientui: Darbas.

Jei planuojate gauti kompensaciją už šias išlaidas arba tiesiog norite sekti savo išlaidas pagal darbą, įveskite klientą, kuris jums kompensuos. Jei reikia, įveskite kiekvienos sąskaitos sumą. Galite naudoti rodyklę žemyn norėdami rasti klientų ir tada juos spustelėti. Jei priskiriate „Customer:Job“, taip pat turite galimybę apmokėti šias išlaidas ar perkamas prekes klientui. Norėdami tai padaryti, spustelėkite stulpelį Atsiskaitoma ir dabar turėtumėte pamatyti varnelę. Kitą kartą išrašydami šio darbo sąskaitą faktūrą, turėtumėte matyti parinktį automatiškai įtraukti šiuos elementus į sąskaitą faktūrą.

10. (Neprivaloma) Priskirkite išlaidas klasei.

Taip pat galite sekti išlaidas pagal klases, įrašydami įrašus stulpelyje Klasė. Atkreipkite dėmesį į įprastą rodyklę žemyn ir spustelėkite ją, kad pamatytumėte klasių sąrašą. (Nematote stulpelio „Klasė“, nebent pasakėte „QuickBooks“, kad norite naudoti klases.)

Jei norite, kad „QuickBooks“ sektų išlaidas pagal klasę, galite tai nustatyti. Norėdami nustatyti, kad „QuickBooks“ sektų išlaidas, pasirinkite Redaguoti → Nuostatos. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Nuostatos, spustelėkite piktogramą Apskaita, spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos, tada pažymėkite žymės langelį Naudoti klasės stebėjimą.

Jei norite, spustelėkite mygtuką Perskaičiuoti, kad sumuotų išlaidas.

11. Norėdami įrašyti įvairias sąskaitoje nurodytas prekes, naudokite skirtuką Prekės.

Spustelėkite skirtuką Elementai. Įveskite įsigytas prekes ir kainas, kurias už jas sumokėjote.

Jei iš dalies užpildę sąskaitą suprantate, kad sąskaita tikrai apmoka pirkimo užsakymą, spustelėkite mygtuką Pasirinkti PO, kuris rodomas pagrindinėje lango Įvesti sąskaitas juostelėje.

Išskleidžiamajame meniu Pardavėjas pasirinkite pardavėjo, kuris išsiuntė jums sąskaitą, pavadinimą. Atidarytų pirkimo užsakymų sąraše spustelėkite kairėje esantį stulpelį, kad pažymėtumėte varnelę šalia pirkimo užsakymo (ar užsakymų), už kuriuos mokate. Pakankamai lengvas? Baigę spustelėkite Gerai; „QuickBooks“ automatiškai užpildo skirtuką „Elementai“ už jus.

12. Pereikite į stulpelį Prekė ir įveskite elemento pavadinimą.

Atkreipkite dėmesį į rodyklę žemyn šiame stulpelyje. Spustelėkite jį, kad pamatytumėte prekių sąrašą. Ar prekė, už kurią mokate, yra šiame sąraše? Jei taip, spustelėkite tą elementą. Jei ne, sąrašo viršuje pasirinkite Pridėti naują ir užpildykite langą Naujas elementas.

13. Užpildykite likusias elementų eilutes skirtuke Prekės.

Čia galite įvesti visas perkamas prekes. Įsitikinkite, kad skirtuke Prekės tiksliai rodomos perkamos prekės, jų išlaidos ir kiekiai. Jei norite, spustelėkite mygtuką Perskaičiuoti, kad susumuotų elementus.

14. Išsaugokite sąskaitą.

Spustelėkite Išsaugoti ir naujas, kad išsaugotumėte sąskaitos įrašą ir įveskite kitą sąskaitą. Arba spustelėkite Išsaugoti ir uždaryti, kad įrašytumėte sąskaitą, bet neįvestumėte kitos sąskaitos.

Kaip ir su klientais susijusių langų atveju (pvz., lango Sukurti sąskaitas faktūras), „QuickBooks“ dešinėje šoninėje juostoje rodo istorinę informaciją apie pardavėją. Galite perjungti tarp tiekėjo ir operacijų, paleisti greitas ataskaitas ir greitai susieti ankstesnes ar neapmokėtas sąskaitas, sąskaitas faktūras ir kitas kliento, su kuriuo dirbate, pastabas.

Kaip greitai įvesti sąskaitas „QuickBooks 2019“.

Sąskaitas taip pat galite įvesti tiesiai į mokėtinų sumų registrą. Šis metodas yra greitesnis, tačiau jis apsunkina išlaidų ir prekių stebėjimą.

Jei norite įvesti sąskaitas tiesiai į mokėtinų sumų registrą, atlikite šiuos veiksmus:

1.   Pasirinkite Sąrašai → Sąskaitų planas arba pagrindiniame puslapyje spustelėkite Sąskaitų plano piktogramą.

Atsidaro sąskaitų planas.

2. Atidarykite mokėtinų sumų sąskaitą.

Kai „QuickBooks“ rodo jūsų sąskaitų planą, dukart spustelėkite sąraše esančią mokėtinų sąskaitų sąskaitą. Matote mokėtinų sumų registro langą, kaip parodyta. Žymeklis yra registro gale, paruoštas ir laukia, kol įvesite kitą sąskaitą.

Mokėtinų sumų registro langas.

3. Užpildykite sąskaitos informaciją.

Įveskite tą pačią informaciją, kurią pildytumėte lange Įveskite sąskaitas. Teksto laukelyje Pardavėjas spustelėkite rodyklę žemyn ir išskleidžiamajame meniu Tiekėjas pasirinkite pavadinimą.

Jei įvesite pardavėjo pavadinimą, kurio „QuickBooks“ neatpažįsta, pamatysite pranešimo laukelį „Pardavėjas nerastas“, o „QuickBooks“ prašo pateikti informacijos apie šį naują paslaptingą pardavėją. Spustelėkite Greitas pridėjimas, kad programa rinktų informaciją iš registro, kai jį pildote, arba spustelėkite Nustatyti, kad pamatytumėte dialogo langą Naujas tiekėjas.

Turite pasirinkti paskyros pavadinimą. Tikriausiai tinkamą rasite išskleidžiamajame meniu Paskyra; jei negalite, įveskite vieną iš savo. Pamatysite pranešimo laukelį Paskyra nerasta ir „QuickBooks“ prašo užpildyti informaciją apie šią naują paskyrą.

Jei pildydami registrą nuspręsite, kad norite gauti kompensaciją už šį čekį arba norite sekti išlaidas ir prekes, spustelėkite mygtuką Redaguoti operaciją, kad pamatytumėte langą Įvesti sąskaitas. Baigę pildyti langą, spustelėkite Išsaugoti ir naujas. Grįžote ten, kur pradėjote: lange Mokėtinos sumos.

Matote Splits mygtuką? Šis Splitų mygtukas veikia taip pat, kaip banko sąskaitos registro lange esantis mygtukas Padalijimas. Spustelėjus Splits, „QuickBooks“ pateikia papildomų eilučių išlaidų ir klasės informacijai įvesti.

4. Kai užpildysite visą informaciją, spustelėkite Įrašyti.

Mygtukas Atkurti, esantis dešinėje nuo Įrašymo, yra tuo atveju, jei užpildote registrą, bet nuspręsite, kad norite pradėti iš naujo, prieš įrašydami operaciją. Spustelėkite Atkurti, kad išvalytumėte informaciją ekrane, ir jūs turite švarų lapą.

Kaip ištrinti sąskaitą „QuickBooks 2019“.

Tarkime, kad netyčia įvedėte tą pačią sąskaitą du kartus arba įvedėte sąskaitą, kuri iš tikrųjų buvo skirta šalia esančiam verslui. (Vien tai, kad sąskaitas stebite kompiuteriu, dar nereiškia, kad jums nebereikia atidžiai žiūrėti.) Štai kaip ištrinti sąskaitą, kurią įvedėte į mokėtinų sumų registrą:

1. Suraskite sąskaitą Mokėtinų sumų registre vienu iš šių būdų:

• Jei apytiksliai žinote, kurią dieną įvedėte sąskaitą, galite slinkti per sąrašą, kad ją rastumėte. Įrašai pateikiami datos tvarka. (Pažymėkite žymės langelį 1 eilutė, kad kiekviena sąskaita būtų rodoma vienoje eilutėje, o ne dviejose eilutėse, kad slinkimas vyktų greičiau.)
• Jei neprisimenate datos, pasirinkite Redaguoti → Rasti.

O dabar grįžkite į vykdomą mokėtinų sumų registro langą...

2. Pasirinkite sąskaitą, kurią norite ištrinti, spustelėdami bet kurią sąskaitos vietą.

3. Pasirinkite Redaguoti → Ištrinti sąskaitą.

„QuickBooks“ patvirtina, kad tikrai norite ištrinti operaciją. Jei paspausite Gerai, sąskaita iš A/P registro ištrinama.

Primink man apmokėti tą sąskaitą, ar ne?

Galite užsirišti ant piršto virvelę, bet geriausias būdas įsitikinti, kad sąskaitas apmokate laiku, yra „QuickBooks“ priminti. Tiesą sakant, priminimų pranešimų laukelį galite padaryti pirmuoju dalyku, kurį pamatysite paleidę „QuickBooks“.

Norėdami koreguoti „QuickBooks“ priminimo parinktis, turite būti prisijungę kaip administratorius vieno vartotojo režimu. Tada pasirinkite Redaguoti → Nuostatos. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Nuostatos, kairėje esančiame sąraše spustelėkite priminimų piktogramą, tada spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos, kad pasiektumėte čia rodomą dialogo langą.

Dialogo lango Nuostatos skyrius Priminimai.

Įsitikinkite, kad pasirinktas mygtukas Rodyti suvestinę arba Rodyti sąrašą (negalite pasirinkti Nepriminti man ir tikėtis gauti priminimą), tada įspėkite save prieš kelias dienas prieš apmokėti sąskaitas įvesdami numerį (10 yra numatytasis ir paprastai veikia gerai) teksto laukelyje Dienos prieš terminą, esančiame stulpelyje Priminti.

Jei pasirinksite parinktį Rodyti suvestinę (pirmasis mygtukas dešinėje nuo parinkties), kiekvieną kartą paleidę „QuickBooks“ gausite sąskaitų, kurias esate skolingi, suvestinę. Jei pasirinksite Rodyti sąrašą (antrasis mygtukas dešinėje nuo parinkties), gausite išsamią informaciją apie kiekvieną sąskaitą.

Galbūt norėsite peržiūrėti langą Priminimai, kai paleisite „QuickBooks“ arba atidarysite naują įmonės failą. Lange pateikiami priminimų sąrašai (pvz., formos, kurias turite atspausdinti, ir mokėjimai, kuriuos reikia perduoti) ir nurodoma, kurias neapmokėtas sąskaitas turite sumokėti. Šį sąrašą galite pamatyti pasirinkę Įmonė → Priminimai. Atminkite, kad taip pat galite nurodyti „QuickBooks“, kad atidarant įmonės failą būtų rodomi visi priminimai. Norėdami tai padaryti, pasirinkite komandą Redaguoti → Nuostatos, spustelėkite Priminimai, spustelėkite Mano nuostatos, tada pažymėkite žymės langelį Rodyti priminimų sąrašą atidarant įmonės failą.