Geros apskaitos kontrolės palaikymas programoje „QuickBooks 2012“.

Kai į „QuickBooks 2012“ įtraukiate kelis apskaitos sistemos vartotojus, jums reikia daugiau apskaitos valdiklių. Turėdami prieigą prie apskaitos sistemos, vartotojai gali arba netyčia įvesti klaidų apskaitos sistemoje, arba, deja, kai kurie vartotojai gali tyčia apgauti verslą.

Dėl šių priežasčių kai kurie „QuickBooks“ apskaitos valdymo metodai, skirti sumažinti netyčines klaidas ir sumažinti vagystės galimybę:

• Reguliariai palyginkite fizinių atsargų skaičių su atsargų apskaitos įrašais. Deja, atsargos mažėja. Žmonės – kartais darbuotojai, bet dažnai pseudoklientai, tokie kaip parduotuvių vagys – pavogs inventorių.

  Todėl vienas iš dalykų, kurį turite padaryti, kad sumažintumėte atsargų nuostolius ir tvarkytumėte tikslius apskaitos įrašus, yra reguliariai lyginti fizinį atsargų skaičių su tuo, ką rodo jūsų apskaitos įrašai.

  Pavyzdžiui, nedidelė parduotuvė gali norėti palyginti kasdienį tabako, alaus ir vyno atsargas kas savaitę ir visas kitas bakalėjos prekių atsargas kas mėnesį ar metus. Šiuo metodu dažnai skaičiuojant vertingiausius ir lengviausiai pavogtus daiktus pasiekiami du dalykai:

  • Greitai nustatomas atsargų susitraukimas.

  • Įmonės savininkas gali sumažinti atsargų susitraukimą nustatydamas dažniausiai vagiamų atsargų tipą arba net kai dažniausiai vagiamos.

• Suderinti banko sąskaitas. Vienas dalykas, kurį turėtų padaryti verslo savininkai, yra suderinti savo banko sąskaitas. Dažnai darbuotojų vagystės, kurias atlieka buhalteriai, įvyksta, kai darbuotojai sugalvoja, kaip į įmonės banko sąskaitą įrašyti čekius, kurių savininkas nemato. Vienas iš būdų rasti fiktyvų ir apgaulingą sandorį yra leisti savininkui suderinti banko ataskaitą.

  Jei savininkė suderins banko išrašą, ji gali palyginti banko sąskaitos apskaitą su įmonės „QuickBooks“ apskaitos įrašais. Bet kokie akivaizdūs neatitikimai gali būti pašalinti – tai reiškia, kad „QuickBooks“ apskaitos įrašai yra tikslesni. Be to, įmonės savininkui įdėmiai žiūrint į čekius, tampa akivaizdūs bet kokie nesąžiningi, įtartini sandoriai.

• Jei įmanoma, atskirkite apskaitą nuo fizinės globos. Mažame versle sunku visada atskirti tam tikros veiklos apskaitą nuo fizinės globos ar fizinės atsakomybės už tą veiklą. Pavyzdžiui, sunku atskirti atsargų apskaitą nuo fizinės saugojimo ar prieigos prie tų atsargų.

  Pavyzdžiui, parduotuvės darbuotojas gali lengvai pavogti cigaretes ir koreguoti atsargų įrašus, parduodant cigaretes kasos aparatu. Nepaisant to, visur, kur galite atskirti fizinę globą nuo apskaitos, įvyksta integruotas klaidų tikrinimas.

  Galite paprašyti savo CPA pagalbos sugalvodami būdus, kaip atskirti fizinę turto saugojimą nuo apskaitos ir apskaitos pareigų. Ir jūs tikrai turėtumėte tai padaryti. Deja, darbuotojų vagystės yra labai dažnos.

• Apmokykite darbuotojus naudotis „QuickBooks“. Turėtumėte išmokyti darbuotojus naudoti „QuickBooks“, jei turite bet kokio dydžio verslą dėl dviejų pagrindinių priežasčių:

  • Žmogus, žinantis, kaip naudotis „QuickBooks“, yra mažiau tikėtinas, kad padarys netyčias klaidas. Taigi, jei galite, prasminga kai kuriems darbuotojams suteikti pagalbą, apmokyti arba abu. Šie ištekliai leidžia žmonėms patogiau ir tiksliau naudoti „QuickBooks“ funkcijas, kad sukurtų finansinę informaciją, leidžiančią geriau valdyti savo verslą.

  • Netvarkingi apskaitos įrašai maskuojančių darbuotojų vagystes. Dažnai vienas iš dalykų, kuriuos matote, kai įvyksta darbuotojų vagystė, yra tikrai sujaukti apskaitos įrašai. Taigi mokymas reiškia ne tik tikslesnius apskaitos įrašus, bet ir tai, kad mažiau tikėtina, kad aplinka būtų palanki vagystei ar grobstymui.

• Uždarykite „QuickBooks“ failą. Jei išklausysite apskaitos principų kursą, sužinosite, kad uždarymas reiškia buhalterinės apskaitos procedūrų rinkinį, kurį kažkas atlieka, kad nulinėtų pajamų ir išlaidų sąskaitas.

  „QuickBooks“ uždarymas reiškia ką kita. Tačiau vis tiek norite uždaryti „QuickBooks“ failą, kad išlaikytumėte duomenų vientisumą. Štai kaip: Pasirinkite komandą Redaguoti→Nuostatos, pasirinkite Apskaita, tada skirtuką Įmonės nuostatos, tada spustelėkite mygtuką Uždarymo data Nustatyti datą/slaptažodį. Kai „QuickBooks“ paragins, nurodykite „uždarymo datą“ ir slaptažodį.

  Kai pateiksite šią informaciją, „QuickBooks“ draudžia vartotojams arba riboja naudotojų galimybę keisti ar įvesti operacijas, atliktas prieš terminą. (Tik žmonės, turintys slaptažodį, gali keisti arba įvesti operacijas, kurių datos yra ankstesnės nei uždarymo data.)