Dokumentų saugojimas „QuickBooks“.

Kiek laiko turėtumėte saugoti senas ataskaitas, sąskaitų faktūrų kopijas ir kitą apskaitos informaciją? Deja, nėra vienareikšmio atsakymo į šiuos klausimus. Tačiau čia yra keletas dalykų, apie kuriuos reikia pagalvoti:

• Apsvarstykite, ar kita sandorio šalis kada nors norės informacijos. Pavyzdžiui, jei nuolat ginčijatės su pardavėju dėl to, ar apmokėjote kokią nors sąskaitą, prasminga pasilikti prie tų pardavėjo sąskaitų ir bet kokių mokėjimo įrašų tol, kol ginčas tęsis.

  Tai reiškia, kad bet kokie dokumentai, kuriais dokumentuojamos pardavėjo sąskaitos ir mokėjimai, nebūtinai turi būti saugomi, jei neturite problemų.

• Apsvarstykite mokesčių apskaitos reikalavimus. Pagal įstatymą (daug žmonių to nesuvokia) įmonė privalo tvarkyti buhalterinę apskaitą, kad galėtų pranešti apie savo pelną, nuostolius, pajamas ir atskaitymus Vidaus pajamų tarnybai. Tai reiškia, kad viskas , ko jums reikia norint apskaičiuoti savo pelną arba pagrįsti skaičiavimo elementus, turėtų būti išlaikytas.

  Tačiau yra senaties terminas, kuris paprastai skaičiuojamas trejus metus nuo tos dienos, kai paskutinį kartą pateikėte deklaraciją. Tai reiškia, kad daugeliu atvejų jums nereikia saugoti dokumentų, kurie yra senesni nei treji metai nuo grąžinimo, su kuriuo jie susiję. Kitaip tariant, jei turite 2009 m. duomenis, o 2009 m. mokesčių deklaraciją pateikėte 2010 m. kovo 15 d., iki 2013 m. kovo 16 d., jums nereikėtų (daugeliu atvejų) saugoti visų tų senų dokumentų.

  Senaties terminas reiškia, kad turite turėti galimybę išmesti senus daiktus. Atsargiai reikia pasakyti, nes yra keletas šio trejų metų senaties termino išimčių:

  • Jei buvote tikrai nerūpestingas ir dėl savo aplaidumo praleidote bendrąsias pajamas, viršijančias 25 procentus to, ką rodo jūsų grąža, senaties terminas yra šešeri metai.

  • Jei deklaracija nepateikiama arba pateikiama apgaulinga deklaracija, senaties terminas neegzistuoja.

  • Valstybės, kuriose nėra pajamų mokesčių (pvz., Vašingtono valstija), taiko kitokias taisykles ir gali taikyti ilgesnį senaties terminą. Pavyzdžiui, Vašingtono valstija teigia, kad senaties terminas yra ketveri metai, o ne treji.

• Apsvarstykite senus įrašus, kurių jums gali prireikti ateityje, norint apskaičiuoti mokesčių deklaracijos elementą. Šiuos įrašus reikia saugoti. Pavyzdžiui, jei gamyklą įsigijote prieš 30 metų, tuos pirkimo įrašus saugokite iki 3 (arba 6) metų nuo gamyklos pardavimo.

• Apsvarstykite, kad kai kuriose pramonės šakose galioja kitos dokumentų saugojimo taisyklės ar taisyklės. Pavyzdžiui, jei esate gydytojas, savo senus pacientų įrašus – ir tai gali apimti paciento apskaitos informaciją – saugote ilgiau nei trejus metus. Šios kitos dokumentų saugojimo taisyklės skiriasi priklausomai nuo pramonės šakos. Sužinokite, kokios taisyklės taikomos jūsų pramonei.

• Apsvarstykite riziką, kad konfidenciali informacija bus saugoma per ilgai. Galiausiai, nors galite apmąstyti visus pirmiau minėtus dalykus ir padaryti išvadą, kad turėtumėte nuolat saugoti savo finansinius įrašus, atkreipkite dėmesį, kad šis metodas taip pat kelia riziką. Kuo daugiau finansinių dokumentų archyvuosite, tuo kai kuriais atvejais lengviau šią informaciją pamesti arba pavogti.

  Pavyzdžiui, nenorėtumėte saugoti tiek metų duomenų, kad turėtumėte išsinuomoti sandėlį blogoje miesto dalyje vien tam, kad galėtumėte laikyti daiktus.

Apibendrinant, kaip jūs suprantate šiuos neaiškius pasiūlymus? Apytiksliai spėkite, kiek laiko, jūsų manymu, turėtumėte tverti daiktus.

Jei nedarote nieko nusikalstamo, apgaulingo ar aplaidaus, išmeskite viską, kas senesnė nei penkeri metai. Atskirkite dokumentus, kuriuos galite išmesti į dėžutes pagal metus. Pažymėkite langelius metų numeriu. Taip pat dėžutes pažymėkite užrašu „Išmesti 2016 m.“, kad žinotumėte, kada galėsite išmesti tuos daiktus.

Galbūt norėsite du kartus pagalvoti, ar tiesiog išmesti finansinius įrašus. Negalima išmesti savo asmeninius duomenis, arba, žinoma, bet klientas įrašų: pirmasis kapoti dokumentus.

Beje, kai kurios didelės kanceliarinių prekių parduotuvės siūlo smulkinimo paslaugas parduotuvėje už priimtiną kainą.