Darbo su „QuickBooks“ apskaitos tikslas 2012 m

Svarbiausias dalykas, kurį reikia suprasti apie apskaitą, kad galėtumėte maksimaliai išnaudoti savo darbą naudojant „QuickBooks 2012“, yra tai, kad ji teikia finansinę informaciją suinteresuotosioms šalims. Kiekvieną čia aprašytą apskaitos funkciją puikiai atlieka kiekviena „QuickBooks“ versija: „QuickBooks Simple Start“, „QuickBooks Pro“, „QuickBooks Premier“ ir „QuickBooks Enterprise“.

Suinteresuotosios šalys yra žmonės, kurie dirba su įmone arba bendrauja su ja; tai vadovai, darbuotojai, investuotojai, bankai, pardavėjai, vyriausybės institucijos ir agentūros, kurios gali apmokestinti įmonę. Šių suinteresuotųjų šalių informacijos poreikiai lemia, ką turi daryti apskaitos sistema.

Vadovų, investuotojų ir verslininkų informacijos poreikiai

Pirmajai suinteresuotųjų šalių kategorijai priskiriami firmos vadovai, investuotojai ir verslininkai. Šiai grupei reikia finansinės informacijos, kad nustatytų, ar verslas uždirba pinigus. Ši grupė taip pat nori bet kokios informacijos, kuri padėtų suprasti, ar verslas auga, ar traukiasi ir kaip jis sveikas ar serga.

Kad galėtų vykdyti savo įsipareigojimus ir pareigas, šiai grupei dažnai reikia išsamios informacijos. Pavyzdžiui, vadovas ar verslininkas gali norėti sužinoti, kurie klientai yra ypač pelningi arba nuostolingi. Aktyvus investuotojas gali norėti sužinoti, kurios produktų linijos auga ar traukiasi.

Susiję informacijos reikalavimai yra susiję su turto ir įsipareigojimų apskaitos tvarkymu. Turtas yra kažkas, kad įmonė priklauso, pavyzdžiui, pinigų, inventoriaus ar įrangos. Atsakomybė yra kai skola ar prievolė, kad įmonė skolinga, pavyzdžiui, bankų paskolų ir mokėtinos sumos.

Akivaizdu, kad kažkas įmonėje – galbūt vadovas, buhalteris ar buhalteris – turi turėti labai išsamius įrašus apie grynųjų pinigų sumą, kurią įmonė turi savo banko sąskaitose, inventorių, kurį įmonė turi savo sandėlyje arba lentynose, ir įranga, kurią įmonė turi ir naudoja savo veikloje.

Asmeniui, kuris dirba įmonėje, vadovauja verslui ar aktyviai investuoja į verslą, reikia geros bendros informacijos apie įmonės finansinius reikalus ir daugeliu atvejų labai išsamios informacijos apie svarbų turtą (pvz., grynuosius pinigus) ir įsipareigojimus (pvz. banko paskolos).

Išorės kreditorių informacijos poreikiai

Antroji suinteresuotųjų šalių kategorija apima išorės įmones, kurios skolina pinigus verslui, ir kredito ataskaitų agentūroms, teikiančioms informaciją šiems skolintojams. Pavyzdžiui, bankai prieš skolindami pinigus nori žinoti apie įmonės finansinius reikalus ir finansinę būklę. Apskaitos sistema turi pateikti finansinę informaciją, kurios reikalauja bankas, kad galėtų apsvarstyti paskolos prašymą.

Kokios informacijos nori skolintojai? Skolintojai nori žinoti, kad verslas yra pelningas ir turi teigiamą pinigų srautą. Pelnas ir teigiami pinigų srautai leidžia verslui lengvai grąžinti skolas. Bankas ar kitas skolintojas taip pat nori matyti turtą, kuris blogiausiu atveju galėtų būti likviduotas, kad būtų sumokėta paskola, taip pat kitos skolos, kurios gali būti reikalavimas į įmonės turtą.

Pardavėjai taip pat paprastai reikalauja iš įmonės finansinės informacijos. Pardavėjas dažnai skolina pinigus įmonei suteikdamas prekybos kreditą. Pažymėtina tai, kad pardavėjai kartais reikalauja specialios apskaitos.

Pavyzdžiui, viena iš pardavėjų kategorijų, su kuria prekiauja tokia įmonė kaip Wiley Publishing, Inc., yra autoriai. Siekdamas sumokėti autoriui autorinį atlyginimą, į kurį jis ar ji turi teisę, Wiley įdeda pakankamai daug darbo, kad apskaičiuotų autorinio atlyginimo už vienetą sumas, tada praneša ir perveda šias sumas autoriams.

Kitos įmonės kartais taiko panašius finansinės atskaitomybės reikalavimus pardavėjams. Franšizės gavėjai (pvz., vyras ar moteris, kuriems priklauso vietinis „McDonald's“ ir jį valdo) moka franšizės mokestį, pagrįstą pajamomis. Mažmenininkai gali atlikti specialią apskaitą ir ataskaitų teikimą, kad gautų nuolaidas ir paskatas iš jų parduodamų produktų gamintojų.

Valstybės institucijų informacijos poreikiai

Nuspėjamos suinteresuotosios šalys, kurioms reikalinga finansinė informacija iš įmonės, yra federalinės ir valstijos vyriausybės agentūros, kurių jurisdikcija yra įmonė. Pavyzdžiui, kiekviena JAV įmonė turi pranešti apie savo pajamas, išlaidas ir pelną, kad įmonė galėtų teisingai apskaičiuoti federalinei vyriausybei mokėtiną pajamų mokestį ir tada sumokėti tą mokestį.

Darbuotojus turinčios įmonės taip pat turi pranešti federalinei ir valstijų vyriausybei apie tiems darbuotojams sumokėtą atlyginimą ir mokėti darbo užmokesčio fondo mokesčius pagal rodiklius, tokius kaip darbuotojų skaičius, darbuotojams mokamas atlyginimas ir buvusių darbuotojų prašomos nedarbo išmokos.

Tokios rūšies finansinės informacijos teikimas vyriausybinėms agentūroms yra pagrindinė įmonės apskaitos sistemos pareiga.

Verslo formų generavimo informaciniai poreikiai

Be ankstesnėse pastraipose aprašytos finansinės atskaitomybės, apskaitos sistemos paprastai atlieka dar vieną pagrindinę verslo užduotį: verslo formų kūrimą. Pavyzdžiui, apskaitos sistema beveik visada parengia čekius, reikalingus sumokėti pardavėjams.

Be to, apskaitos sistema parengia sąskaitas ir darbo užmokesčio čekius. Sudėtingesnės apskaitos sistemos, tokios kaip naudojamos didelėse įmonėse, parengia daugybę kitų verslo formų, įskaitant pirkimo užsakymus, mėnesines klientų ataskaitas, kredito pažymas klientams, pardavimo kvitus ir kt.