Darbo sąmatos kūrimas naudojant „QuickBooks 2005“.

„QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“ turi funkciją, kuri labai įdomi įmonėms, kurios atlieka darbus ar projektus savo klientams: rangovams, konsultantams, inžinieriams, architektams ir pan. „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“ (skirtingai nuo įprastos „Basic QuickBooks“ programos) gali atlikti paprastą projektų ar darbų sąnaudas. Ši galimybė reiškia, kad jūsų verslas gali sudaryti projekto arba darbo sąmatas, sekti išlaidas pagal projektą ar darbą ir išrašyti sąskaitas faktūras pagal projektą ar darbą.

„QuickBooks Pro“ darbo sąnaudos prasideda nuo sąmatos. Sąmata yra tik numatomų išlaidų, kurias patirsite atlikdami tam tikrą darbą, kurį atliksite tam tikram klientui, sąrašas.

Darant prielaidą, kad jau sukūrėte darbą ir nurodėte „QuickBooks“, kad naudojate sąmatas, atlikite šiuos veiksmus, kad sukurtumėte sąmatą:

1. Gaukite formą.

Pasirinkite Klientai –> Kurti sąmatas. „QuickBooks“ atidaro „Kurti sąmatas“ formą, kuri yra neįtikėtinai panaši į formą „Kurti sąskaitas faktūras“, kurią matėte, jei iš viso dirbote su „QuickBooks“.

2. Pradėkite pildyti tuščias vietas.

Formos viršuje esančiame išskleidžiamojo sąrašo laukelyje pasirinkite tinkamą Klientas: Darbas. „QuickBooks Pro“ formoje automatiškai užpildo tiek informacijos, kiek gali – paprastai bent jau vardo / adreso laukelį.

Jei sukonfigūravote „QuickBooks Pro“, kad būtų galima sekti klases, formos viršuje rodomas atitinkamas išskleidžiamojo sąrašo laukelis. Jei reikia, naudokite dėžutę.

Nedvejodami pakeiskite numatytuosius nustatymus, pvz., datą ir įvertinimą #.

3. Pridėkite eilutės elementus – detales, detales, detales.

Išsamią sąmatų kūrimo lango informaciją užpildote taip pat, kaip pildote lango Sąskaitų faktūrų kūrimo informaciją.

Kiekvienas eilutės elementas, kurį norite įtraukti į darbo sąmatą, turi būti aprašytas elementų sąraše. Atminkite, kad dažnai parduodate darbus klientams ir klientams naudodami iš dalies sąmatą, todėl paprastai norėsite įtraukti pilnus prekių aprašymus. (Pavyzdžiui, kai kurie rangovai dažnai naudoja kelias aprašomojo teksto eilutes, kad išsamiai paaiškintų kiekvieną sąmatoje nurodytą elementą.)

4. Pridėkite bet kokią neprivalomą informaciją.

Jei norite, papildomai informacijai rinkti ir saugoti naudokite bet kurį kitą langelį, esantį lange Sukurti sąmatas. Pavyzdžiui, kaip ir lange Kurti sąskaitas faktūras, galite spustelėti išskleidžiamojo sąrašo laukelį Kliento pranešimas ir parašyti draugišką pranešimą arba galite naudoti vieną iš išskleidžiamojo sąrašo.

Taip pat galite naudoti lauką Atmintinė ir parašyti sau pastabą apie darbą, jei norite. O gal kokių nors pastabų scenarijui, kurį galvojote pristatyti studijoms. Kad ir kas jums tinka.

Jei norite įtraukti kitus elementus į langą Sukurti sąmatas, galite tinkinti tą langą. Viršutiniame dešiniajame lango Sukurti įvertinimus kampe esančiame išskleidžiamojo sąrašo laukelyje Šablonas pasirinkite Tinkinti. „QuickBooks“ pateikia įvertinimo formų sąrašą. Pasirinkite tą, kurį norite redaguoti. (Jei niekada nesukūrėte naujos, sąraše gali būti tik viena įvertinimo forma.) Spustelėkite mygtuką Naujas arba Redaguoti. Jei spustelėsite Naujas, „QuickBooks“ parodys dialogo langą „Tinkinti įvertinimą“.

Prieš spausdindami tą sąmatą, atminkite, kad langas Sukurti sąmatą nėra ta pati informacija, kuri rodoma rašytinėje sąmatoje. Norėdami pamatyti, kaip atrodo spausdinta versija, spustelėkite rodyklę žemyn šalia mygtuko Spausdinti lange Sukurti sąmatą ir išskleidžiamajame sąraše pasirinkite Peržiūra. Rezultatas yra viso puslapio vaizdas, susitraukęs, kad tilptų ekrane.

Jei dar neišsaugojote sąmatos, eikite į priekį ir spustelėkite mygtuką Išsaugoti ir naujas arba Išsaugoti ir uždaryti.

Norėdami atidžiau išnagrinėti sąmatą (arba bet kurią ekrane rodomą „QuickBooks“ formą), spustelėkite spaudinio peržiūros ekrano viršuje esantį mygtuką Didinti arba perkelkite pelės žymeklį ant vaizdo. Kai žymeklis atrodo kaip padidinamasis stiklas su pliuso ženklu, spustelėkite kairįjį pelės mygtuką. Kadangi tokiu būdu vienu metu galite matyti tik dalį peržiūros, naudokite slinkties juostas langų apačioje ir dešinėje, kad pereitumėte į skirtingas sritis.

Atkreipkite dėmesį, kad dabar didinamajame stikle yra minuso ženklas, o mygtukas Zoom In perjungia į Zoom Out. Jei atliksite daugiau nei vieną sąmatą, galite naudoti spaudinio peržiūros ekrano mygtukus Ankstesnis puslapis ir Kitas puslapis ir peržiūrėti kitus įvertinimus. Baigę spustelėkite mygtuką Uždaryti.

Grįžę į langą Sukurti sąmatas, spustelėkite mygtuką Spausdinti; „QuickBooks Pro“ rodo dialogo langą „Print One Estimate“. Spustelėkite Spausdinti, kad atsispausdintumėte sąmatą be jokių papildomų rūpesčių.

Jei anksčiau nenaudojote „QuickBooks“ spausdindami sąmatas, pirmiausia gali tekti nustatyti spausdintuvą šiai užduočiai atlikti. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Failas –> Spausdintuvo sąranka ir išskleidžiamajame sąrašo laukelyje Formos pavadinimas pasirinkite Įvertinimas. Tada nurodykite spausdintuvo parametrus, kuriuos norite spausdinti įvertinimams. (Šis procesas veikia taip pat, kaip ir spausdinant kitas formas, pvz., sąskaitas faktūras.) Baigę spustelėkite Gerai. Dialogo langas Spausdinti vieną sąmatą, kurį QuickBooks parodo spustelėjus Spausdinti lange Sukurti sąmatą, taip pat veikia taip pat, kaip dialogo langas Spausdinti vieną sąskaitą faktūrą.