Darbas su „QuickBooks 2018“ ataskaitos lango mygtukais

Ataskaitos lange paprastai yra dešimt mygtukų: tinkinti ataskaitą, komentuoti ataskaitą, bendrinti šabloną, įsiminti, spausdinti, el. paštu, Excel, slėpti antraštę, sutraukti ir atnaujinti. Eksperimentuodami galite sužinoti, ką daro šie komandų mygtukai. Jei neturite tam laiko, perskaitykite šiuos skyrius.

Tinkinti ataskaitos mygtuką

Mygtukas Tinkinti ataskaitą rodo dialogo langą Modifikuoti ataskaitą.

Komentuoti mygtuką Pranešti

Spustelėjus mygtuką Komentuoti ataskaitą, bus rodomas ataskaitos komentaro langas (rodomas). Norėdami naudoti dialogo langą Ataskaitos komentaras, spustelėkite ataskaitos reikšmę, kurią norite komentuoti komentaru. Tada „QuickBooks“ atidaro komentarų laukelį lango apačioje, įvedate komentarą ir spustelėkite mygtuką Išsaugoti.

Ataskaitos komentaro langas.

Kai baigsite komentuoti ataskaitą, turite išsaugoti anotuotą ataskaitą. Padarykite tai spustelėdami mygtuką Gerai, kai „QuickBooks“ paklaus, ar norite išsaugoti komentuojamą ataskaitą. Vėliau, kai atsispausdinsite ataskaitą, galėsite įtraukti savo pastabas. (Tai puiki priemonė buhalteriams ir buhalteriams, kurie nori paaiškinti, ką reiškia skaičiai kitiems finansinių ataskaitų skaitytojams.) Išsaugotą komentuotą ataskaitą spausdinate pasirinkę ataskaitą iš meniu Ataskaitos→Komentuotos ataskaitos.

Mygtukas Bendrinti šabloną

Mygtukas „Bendrinti šabloną“, kurį „QuickBooks“ įjungia tam tikru būdu pritaikius ataskaitą, leidžia bendrinti tinkintus ataskaitos nustatymus (ne duomenis) su kitais „QuickBooks“ vartotojais. Spustelėjus šį mygtuką, „QuickBooks“ rodomas dialogo langas „Bendrinti šabloną“ (nerodomas). Naudokite dialogo langą, kad suteiktumėte savo ataskaitos šablonui pavadinimą (idealiai būtų protingas pavadinimas ), apibūdinkite savo tinkintą ataskaitą keliais pasirinktais žodžiais, nurodykite savo vardą ir el. pašto adresą ir naudokite pateiktus parinkčių mygtukus, kad nurodytumėte, ar norite likti. Anoniminis. Kai spustelėsite Bendrinti, „QuickBooks“ įkelia jūsų ataskaitos šabloną į „Intuit“ svetainę, kur kiti žmonės gali paimti šabloną ir jį naudoti.

Mygtukas įsiminti

Mygtukas Įsidėmėti rodo dialogo langą Išsaugoti ataskaitą, parodytą čia. Dialogo lange Įsiminti ataskaitą galite įsiminti arba visam laikui išsaugoti tam tikrą ataskaitos kūrimo parametrų rinkinį. Kai įsiminsite šiuos nustatymus, galėsite sudaryti lygiai tokią pačią ataskaitą, pasirinkę įsimintą ataskaitą iš submeniu Ataskaitos → Atmintyje įrašytos ataskaitos.

Dialogo langas Atsiminti ataskaitą.

Galite išsaugoti įsimintą ataskaitą Įmintų ataskaitų grupėje. Norėdami tai padaryti, pažymėkite žymės langelį Įrašyti atmintyje įrašytų ataskaitų grupėje. Tada naudokite išskleidžiamąjį sąrašą Išsaugoti įsimintų ataskaitų grupėje, kad pasirinktumėte ataskaitų grupę, kurioje turėtų būti išsaugota įsiminta ataskaita.

Spausdinimo mygtukas

Spausdinimo komandos mygtukas viršutinėje meniu juostoje rodo išskleidžiamąjį sąrašą su dviem parinktimis: Pranešti ir Išsaugoti kaip PDF. Jei spustelėsite Pranešti, „QuickBooks“ (kartais šiek tiek susierzinus) parodys čia rodomą dialogo langą „Print Reports“, kuriame galėsite pasirinkti, kaip ir kur spausdinti ataskaitą. Pavyzdžiui, skirtuke Parametrai galite pasirinkti spausdintuvą, puslapio orientaciją (stačią arba gulsčią), nurodyti, ar norite spausdinti tik tam tikrą ataskaitos puslapių diapazoną, valdyti puslapių laužymą ir reguliuoti matmenis (plotį ir aukštį). ) ataskaitos. Jei spustelėsite Įrašyti kaip PDF, „QuickBooks“ parodys dialogo langą Įrašyti dokumentą kaip PDF, kuriame galėsite sukurti ataskaitos dokumento PDF.

Dialogo lango Spausdinti ataskaitas skirtukas Settings.

Čia rodomas dialogo lango Spausdinti ataskaitas skirtukas paraštės leidžia nurodyti paraštes, kurias „QuickBooks“ turėtų naudoti spausdinamuose ataskaitos puslapiuose. Jūs nurodote viršutinę, dešinę, apatinę ir kairiąją paraštes coliais.

Dialogo lango Spausdinti ataskaitas skirtukas paraštės.

Spustelėkite mygtuką Peržiūra, esantį dialogo lange Spausdinti ataskaitas, kad būtų rodomas peržiūros langas. Peržiūros lange rodoma, kaip atrodo jūsų atspausdinti ataskaitos puslapiai. Lange taip pat yra mygtukų, leidžiančių pereiti prie ankstesnio ir kito ataskaitos puslapių, padidinti ir sumažinti ataskaitą bei spausdinti ataskaitą.

Naudoję skirtuką Nustatymai ir paraštės, norėdami nurodyti, kaip „QuickBooks“ turėtų spausdinti ataskaitą, spustelėkite Spausdinti. „QuickBooks“ siunčia ataskaitą į jūsų spausdintuvą.

El. pašto mygtukas

El. pašto komandos mygtukas leidžia el. paštu išsiųsti ataskaitos Excel darbaknygės versiją arba ataskaitos PDF versiją kam nors kitam kaip el. laiško priedą.

Excel mygtukas

Jei spustelėsite „Excel“ mygtuką, „QuickBooks“ parodys submeniu, kuriame galėsite pasirinkti Kurti naują darbalapį arba Atnaujinti esamą darbalapį. Pasirinkite Sukurti naują darbalapį, kad būtų rodomas čia parodytas dialogo langas Siųsti ataskaitą į Excel. Dialogo lange Siųsti ataskaitą į Excel galite paimti informaciją iš ataskaitos ir nukopijuoti ją į failą, kurį gali lengvai atidaryti skaičiuoklės programa, pvz., Microsoft Excel. Galite nusiųsti kopiją į naują „Excel“ skaičiuoklę, į esamą „Excel“ skaičiuoklę arba į .csv (kableliais atskirtų reikšmių) failą, kurį gali atidaryti beveik bet kokia skaičiuoklės ar duomenų bazės programa.

Dialogo langas Siųsti ataskaitą į Excel.

Norėdami nukopijuoti ataskaitą į naują darbaknygę, pasirinkite radijo mygtuką Sukurti naują darbalapį. Iš ten galite sukurti visiškai naują „Excel“ skaičiuoklę (spustelėkite parinktį Naujoje darbaknygėje) arba sukurti naują lapą esamame faile naudodami radijo mygtuką Esamoje darbaknygėje; tada įveskite darbaknygės kelią ir pavadinimą teksto laukelyje, kurį „QuickBooks“ atidaro pasirinkę radijo mygtuką. (Jei nežinote darbaknygės kelio ir pavadinimo, spustelėkite mygtuką Naršyti ir naudokite „QuickBooks“ rodomą dialogo langą, kad surastumėte darbaknygės failą.)

Jei norite nukopijuoti ataskaitą į esamą „Excel“ skaičiuoklę, pasirinkite radijo mygtuką Atnaujinti esamą darbalapį. Dėl „QuickBooks“ programa „Excel“ atnaujina anksčiau eksportuotą darbaknygę.

Jei norite pakeisti esamą „Excel“ skaičiuoklę nauja ataskaita, kurią siunčiate į „Excel“, pasirinkite radijo mygtuką Pakeisti esamą darbalapį. Tada, kai „QuickBooks“ atidaro teksto laukelį ir prideda mygtuką Naršyti, teksto laukelyje įveskite darbaknygės kelią ir pavadinimą arba spustelėkite mygtuką Naršyti, pereikite prie darbaknygės ir pasirinkite ją.

Galiausiai, jei norite nukopijuoti ataskaitos informaciją į .csv failą (failo formatą, kurį galima atidaryti naudojant bet kurią skaičiuoklės ar duomenų bazės programą), pasirinkite akutę Sukurti kableliais atskirtų reikšmių (.csv) failą.

Jei dialogo lange Siųsti ataskaitą į „Excel“ spustelėsite komandos mygtuką Išplėstinė, „QuickBooks“ parodys čia parodytą dialogo langą Išplėstinės „Excel“ parinktys. Šis dialogo langas leidžia valdyti, kokio formatavimo programa „QuickBooks“ kopijuoja į „Excel“ (padarykite tai naudodami „QuickBooks“ parinkčių žymės langelius), įjungti arba išjungti tam tikras „Excel“ formatavimo funkcijas (padarykite tai naudodami „Excel“ parinkčių žymės langelius) ir nustatyti preliminarų darbaknygės spausdinimą. informaciją programoje „Excel“ (padarykite tai naudodami akutę Spausdinimo parinktys). Visa tai susiję su „Excel“ veikimu. Jei jums patogu dirbti su „Excel“, atlikite norimus pakeitimus. Jei jums nepatogu dirbti su „Excel“, eikite į priekį ir priimkite numatytuosius „QuickBooks“ pasiūlymus. Visa tai galite pakeisti vėliau ir gana lengvai naudodami „Excel“.

Dialogo langas Išplėstinės Excel parinktys.

Jei dirbate su „QuickBooks“, žinokite, kad „Excel“ yra puikus įrankis, leidžiantis gilintis į savo duomenis. Taip pat atminkite, kad kitą kartą pirkdami kompiuterį galite turėti galimybę įsigyti „Microsoft Office“ kaip pirkimo kainos dalį. „Microsoft Excel“ pateikiama kartu su „Microsoft Office“.

Slėpti antraštės mygtuką

Mygtukai „Slėpti antraštę“ ir „Sutraukti“ pakeičia ataskaitos rodymo būdą ataskaitos lange ir, jei atspausdinta, puslapyje.

Spustelėkite mygtuką Slėpti antraštę, kad pašalintumėte antraštės informaciją, pvz., įmonės pavadinimą. Jei paslėpsite antraštę, galite dar kartą spustelėti mygtuką Slėpti antraštę, kad pakeistumėte antraštę.

Sutraukti mygtukas

Mygtukas Sutraukti ataskaitoje sutraukiama išsami informacija. „QuickBooks“ nerodo subsąskaitų sutrauktoje ataskaitoje – tik paskyras.

Norėdami sutraukti ataskaitą, kurią anksčiau sutraukėte, spustelėkite mygtuką Išskleisti. „QuickBooks“ pakeičia mygtuką Sutraukti mygtuku Išskleisti, kai ataskaitos lange rodoma sutraukta ataskaita.

Negaiškite laiko bandydami išsiaiškinti, ką daro mygtukai Slėpti antraštę ir Sutraukti / Išskleisti. Jei turite klausimą, tiesiog parodykite ataskaitą ataskaitos lange ir spustelėkite komandos mygtuką, apie kurį turite klausimą. Pakeitimai ataskaitos lange parodo, ką daro komandos mygtukas.

Atnaujinimo mygtukas

Mygtukas Atnaujinti nurodo „QuickBooks“ atnaujinti ataskaitos informaciją, kad būtų pakeitę „QuickBooks“ duomenų failą. Iš pradžių tai skamba beprotiškai, bet iš tikrųjų galite palikti atidarytus ataskaitų langus. Tai reiškia, kad ataskaitos lange gali būti, pavyzdžiui, prieš savaitę gauta pelno ir nuostolių ataskaita. Jei praėjusią savaitę įvedėte kelias operacijas, ataskaitos duomenys gali būti neteisingi. Kai spustelėsite mygtuką Atnaujinti, „QuickBooks“ žino, kad turėtų atnaujinti ataskaitą su naujausiais pakeitimais.

„QuickBooks“ paprastai ragina atnaujinti „QuickBooks“ duomenų failo pakeitimų ataskaitą. Tačiau jei nesilaikysite „QuickBooks“ pasiūlymo atnaujinti, vėliau galite spustelėti „Atnaujinti“, kad atnaujintumėte.