Buhalterio „QuickBooks 2018“ duomenų failo kopijos kūrimas

„QuickBooks“ palengvina buhalteriams darbą su klientų duomenų failais. Apsvarstykite šį scenarijų: turite klientą, kuriam reikia pagalbos užbaigiant metų ataskaitinį laikotarpį. Turite du pasirinkimus. Pirma, galite nuvažiuoti į jo parduotuvę, tikriausiai pakeliui įstrigę eisme, ir susimąstyti, ar galite sumokėti klientui 150 USD už kelionės laiką. Antra, galite leisti klientui naudoti „QuickBooks“ buhalterio kopijavimo funkciją, kad atsiųstų jums „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. Galite peržiūrėti šio buhalterio duomenų failo kopiją, atlikti visus reikiamus pataisymus ar pakeitimus, o tada grąžinti pakeitimus klientui. Klientas gali lengvai importuoti šiuos pakeitimus į esamą „QuickBooks“ failą ir pradėti linksmą kelią. Gana tvarkinga, tiesa?

Jūsų klientas sukuria „QuickBooks“ duomenų failo buhalterio kopiją naudodamas savo „QuickBooks“ versiją ir tikrąjį duomenų failą. Tada jūsų klientas sukuria ir atsiunčia jums failą (pašto paštu, el. paštu ar kitu saugiu elektroniniu formatu), arba „Intuit“, „QuickBooks“ kūrėjas, siunčia failą jums. Laimei, bet kuriuo atveju procesas yra labai paprastas.

Štai ką jūsų klientas turi padaryti, jei jis pasirūpins, kad failas būtų išsiųstas jums:

Pasirinkite komandą Failas → Kurti kopiją.
„QuickBooks“ rodo dialogo langą „Išsaugoti kopiją“ arba „Atsarginę kopiją“ ir klausia kliento, ar jis nori vieno iš šių: atsarginės failo kopijos, kuri yra antroji jūsų sukurto „QuickBooks“ failo kopija (paprastai), kad turėtumėte kopiją. failo, jei kas nors blogo atsitiktų su originaliu „QuickBooks“ duomenų failu. Nešiojama failo kopija, kuri yra tikra tiesioginė „QuickBooks“ duomenų failo kopija, kurios dydis buvo šiek tiek subraižytas, kad būtų lengviau judėti (pvz., išsiųsti failą el. paštu kaip priedą). Buhalterio bylos kopija.

Pirmasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Pasirinkite Buhalterio kopija, tada spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte.

Patvirtinkite, kad tikrai norite buhalterio kopijos, ir spustelėkite Pirmyn.
Tada „QuickBooks“ parodo kitą dialogo langą, kuriame reikalaujama, kad jūsų vargšas įtemptas klientas patvirtintų, jog jis tikrai nori buhalterio kopijos, o ne tiesiog nešiojamos failo kopijos.

Antrasis dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją.

Nurodykite padalijimo datą.
Kai klientas spusteli mygtuką Kitas, kad tęstų buhalterio kopijos kūrimą, „QuickBooks“ jo paprašo padalijimo datos. Sandoriai, atlikti iki šios datos, gali būti redaguojami tik buhalterio kopijoje. Po šios datos įvykdytas operacijas galima redaguoti ir buhalterio, ir kliento kopijoje.

Norėdami tęsti, spustelėkite Pirmyn.
Pasirodo kitas pranešimas, nurodantis klientui, kad „QuickBooks“ turi uždaryti visus langus, kad sukurtų buhalterio kopiją.

Spustelėkite Gerai.
„QuickBooks“ rodo atnaujintą dialogo langą „Išsaugoti buhalterio kopiją“, parodytą čia.

Atnaujintas dialogo langas Išsaugoti buhalterio kopiją.

Pavadinkite buhalterio kopiją.
Norėdami pavadinti buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją, naudokite dialogo lango „Išsaugoti buhalterio kopiją“ laukelį Failo pavadinimas. Jei reikia, klientas taip pat gali naudoti išskleidžiamąjį sąrašą Įrašyti, kad nurodytų, kur turi būti išsaugota buhalterio QuickBooks duomenų failo kopija.

Klientas turi atsiminti, kur išsaugoma buhalterio failo kopija. Šis failas yra duodamas buhalteriui el. paštu, sraigių paštu arba diske, kad jis galėtų juo naudotis.

Sukurkite failą.
Klientui įvardijus buhalterio kopiją duomenų rinkmenoje ir, jei reikia, nurodęs, kur buhalterio kopija turi būti saugoma, klientas spaudžia Išsaugoti. „QuickBooks“ išsaugo buhalterio „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. Tada šią duomenų bylą klientas perduoda buhalteriui . Kitaip tariant, klientas turi išsiųsti failą el. paštu arba el. paštu. Jūsų el. pašto paslaugų teikėjas gali apriboti priedų (įskaitant „QuickBooks“ failus), kuriuos galite siųsti el. paštu, dydį. Jei jus erzina dėl dydžio, galite įkelti „QuickBooks“ failą į „Intuit“ svetainę pasirinkdami Failas → Siųsti įmonės failą → Buhalterio kopija → Kliento veikla → Siųsti buhalteriui. „Intuit“ siunčia buhalterei pranešimą su spustelėjama nuoroda, kurią ji gali naudoti, kad paimtų failą.

Buhalterio kopijose naudojami trys failų tipai. Buhalterio perkėlimo failas (su .qbx failo plėtiniu) yra tai, ką klientas sukuria ir pateikia buhalteriui. Tikroji Buhalterio kopija (su .qba failo plėtiniu) yra tai, su kuo buhalteris dirba atidaręs buhalterio perkėlimo failą. Galiausiai yra buhalterio eksporto failas (su .qby failo plėtiniu), kuriame saugomi klientui grąžinti pakeitimai.

Akivaizdu, kad šių veiksmų imasi ne jūsų klientas; gali tekti atlikti nešvarų darbą. Tačiau bet kuriuo atveju procesas vyksta taip. Tačiau atminkite, kad buhalteris sutaupo realaus laiko ir sutaupo klientų išlaidas, kai galite priversti klientą pasirinkti komandą ir dirbti su dialogo langu. Tada galite apmokestinti apmokestinamą laiką už faktinį darbą su „QuickBooks“ duomenimis, o ne už failo gąsdinimą.