8 sudėtingos situacijos (ir ką daryti toliau)

Yra keletas dažnai kupinų buhalterijos realijų, kurių galite išvengti, jei naudojate MYOB: kelios įmonės susijungė į vieną (dažnai sunkiai besiverčiančią) įmonę, ankstesnių buhalterių paliktas chaosas, skolos mokesčių inspekcijai, niekada neišsipildantys biudžetai, ir dar daug daugiau.

Susidūrę su tokiomis sudėtingomis situacijomis galite pasikliauti techniniais MYOB patarimais, buhalterinėmis žiniomis ir vidiniais švytinčiais polinkiais gelbėti.

Bendradarbiauja su 2 ar daugiau įmonių, kurios visos sujungtos į vieną

Ar kada nors susimąstėte, kaip jūsų verslas uždirba pinigus? Galbūt dirbate daug įvairių darbų ir, nors įtariate, kad ne visi šie darbai yra pelningi, nesate tikri, kas pelninga, o kas ne. Laimei, jūsų domėjimosi dienos gali būti pasibaigusios, nes naudodami darbo ir kategorijų ataskaitas galite sužinoti, ką darote teisingai, o ką – neteisingai.

MYOB siūlo du būdus analizuoti pajamas ir išlaidas:

• Pirmasis būdas yra naudoti darbo funkcijas, kad būtų galima stebėti kiekvieno jūsų verslo atliekamo darbo pelningumą, nesvarbu, ar tai būtų sutartys, projekto etapai, ar darbas konkretiems klientams.

• Antrasis pelningumo analizės būdas yra verslo suskirstymas į pelno centrus, naudojant kategorijų ypatybes. Kategorijos dažnai veikia gerai, jei turite verslą keliose skirtingose ​​vietose arba valdote skirtingas banko sąskaitas skirtingiems padaliniams.

  	Darbai	Kategorijos
  tr ansactions	Vieną operaciją galite priskirti daugiau nei vienam darbui	Negalite priskirti vienos operacijos daugiau nei vienai kategorijai
  Balansai	Negalite spausdinti kiekvienos užduoties balanso	Galite atspausdinti kiekvienos kategorijos balansą
  Biudžetai	Galite sukurti atskirų darbų biudžetus	Negalite kurti kategorijų biudžetų
  Turtas	Negalite stebėti kiekvieno darbo turto judėjimo	Galite stebėti kiekvieno darbo turto judėjimą
  Įspėjimai	Galite nustatyti savo nuostatas, kad gautumėte įspėjimą, jei pamirštumėte pridėti darbo kodą operacijos eilutėje	Negalite nustatyti savo nuostatų, kad gautumėte įspėjimą, jei pamirštumėte pridėti kategorijos kodą prie operacijos
  Valdikliai	Negalite nustatyti savo nuostatų, kad operacija būtų įrašyta tik tada, jei kiekvienoje eilutėje yra darbo kodas	Galite nustatyti savo nuostatas, kad operacija būtų įrašyta tik tada, kai ji turi kategorijos kodą
  Antraštės	Galite atlikti antraščių ir detalių darbus	Negalite turėti antraštės ir išsamios informacijos kategorijų
  Ryšys su klientais	Galite susieti darbus su konkrečiais klientais	Negalite susieti kategorijų su klientais
  Susiejimas su išlaidomis	Galite susieti išlaidas su darbo vietomis, kad jos būtų pažymėtos kaip kompensuojamos, kai pateikiate sąskaitas klientams	Negalite susieti kategorijų su atsiskaitymo išlaidomis

Jaučiuosi sumišęs? Galite naudoti užduotis atskirų išlaidų centrų, projektų ar įmonių pelningumui analizuoti, tačiau naudoti kategorijas galite stebėti aiškiai atskirų verslo įmonių ar vietovių pelningumą.

Iš paršavedės ausies pasigaminti šilkinę piniginę

Ar paveldėjote buhalterijos darbą iš žmogaus, kuris iš tikrųjų buvo priverstinis kaupėjas ir išreiškė šį bruožą sukurdamas sąskaitų sąrašą MYOB, į kurį įtrauktos visos sąskaitos, kurias galėjote įsivaizduoti?

Galbūt jūs netgi pasiekėte kitą etapą ir nusprendėte ištrinti visas paskyras, kurių jums nebereikia. Tai yra taškas, kuriame gali kilti problemų: kiekvieną kartą, kai einate ištrinti paskyros, MYOB atsisako žaisti, sakydamas, kad paskyroje yra istorinės informacijos.

Esant tokiai situacijai, būdas atsikratyti nepageidaujamos paskyros yra sujungti ją su norima paskyra. Norėdami sujungti dvi paskyras, eikite į savo paskyrų sąrašą, pasirinkite paskyrą, kurią norite pasilikti (MYOB vadina tai jūsų pagrindine paskyra) ir spustelėkite Sujungti paskyras. Atsidariusiame lange Sujungti paskyras pasirinkite paskyrą, kurią norite sujungti (vadinamą antrine paskyra), ir dar kartą spustelėkite Sujungti paskyras. Spustelėkite Gerai, kad tęstumėte. Viskas padaryta!

Nuomojamų patalpų pajamų ir išlaidų stebėjimas

Ar turite verslą ir investuojate į nuomą? Jei norite sekti viską viename MYOB faile, galite tai padaryti.

Eikite į savo paskyrų sąrašą ir žiūrėkite viršuje. Ar matote skirtuką „Kitos pajamos“ ir „Kitos išlaidos“? Šias klasifikacijas galite naudoti norėdami stebėti nuomos pajamas ir turto nuomos išlaidas. Tokiu būdu verslo pajamas ir išlaidas vis tiek galite atskirti nuo investicijų į nekilnojamąjį turtą.

Darbas su akcijomis ir dividendais

Norite sužinoti, kaip įrašyti akcijų pirkimą ir pajamas iš dividendų į MYOB? Atsakymas trumpas ir mielas. Tik nereikia. Tai daryti panašu į bandymą nukirsti medį rašomuoju peiliu.

Vietoj to, perveskite dividendus į savo asmeninę sąskaitą ir įsigykite naujų akcijų iš savo asmeninės sąskaitos. Norėdami sekti šias operacijas, naudokite paprastą ranka rašytą knygą arba skaičiuoklę ir kiekvienų metų pabaigoje pateikite savo buhalteriui santrauką.

Įsiskolinimas su ATO

Tai sudėtinga padėtis, kai pastebėjote, kad negalite laiku apmokėti verslo veiklos ataskaitos ir esate skolingi pinigų Australijos mokesčių tarnybai.

Esant tokiai situacijai, ATO kiekvieną mėnesį siunčia jums pareiškimą, kuriame nurodoma, kiek esate skolingi. Kad jūsų sąskaitos būtų prasmingos, turėtumėte įtraukti šį įsipareigojimą į savo sąskaitas. Štai kaip:

Eikite į savo sąskaitų sąrašą ir sukurkite naują įsipareigojimų sąskaitą pavadinimu „ATO skolinti pinigai“.

Kaip sąskaitos tipą pasirinkite Kreditinė kortelė.

Eikite į „Išleisti pinigus“ ir užrašykite mokėjimą veiklos ataskaitoje taip, lyg sumokėtumėte visą.

Bendra idėja yra tokia, kad mokėjimą padalinate į savo GST Collected paskyrą, GST Paid paskyrą ir, jei turite darbuotojų, savo PAYG išskaičiavimo sąskaitą.

Prieš spustelėdami Įrašyti, viršutiniame kairiajame kampe kaip banko sąskaitą pasirinkite Money Owing to ATO.

Tokiu būdu įrašius operaciją, jūsų GST ir PAYG sąskaitose grąžinamos teisingos sumos ir ATO įsipareigojimas parodomas teisingai.

Kiekvieną kartą, kai atliekate mokėjimą už šią skolą, įrašykite šį mokėjimą į „Spend Money“ ir paskirstykite jį į savo „Money Owing to ATO“ sąskaitą.

Suderinkite šią sąskaitą taip pat, kaip suderintumėte bet kurią kitą banko sąskaitą.

Turėtumėte suderinti šią sąskaitą kiekvieną kartą, kai mokesčių inspekcija atsiųs jums ataskaitą.

Biudžetų laikymasis

Biudžetai yra tiek asmenybės išbandymas, tiek aritmetikos ir planavimo pratimas. Štai keletas patarimų, kurie padės jūsų biudžetui pasiekti beveik tikslą:

• Apsvarstykite asmenį (nesvarbu, ar tai jūs, ar kas nors kitas), kuris sudaro figūras. Ar jie optimistai ar pesimistai? Atsižvelgdami į atsakymą į šį klausimą, atitinkamai pakoreguokite savo skaičius.

• Pardavėjai optimistai (kitaip neišgyventų savo darbuose). Paimkite jų pardavimo prognozes su žiupsneliu druskos.

• Jei jūsų versle dirba daug žmonių, paprašykite jų įtraukti į biudžetą. Kuo labiau visi dalyvauja, tuo realesnis ir pasiekiamesnis biudžetas.

• Kai tik praeis pirmasis mėnuo, palyginkite biudžetus su faktiniais duomenimis, naudodami MYOB pelno ir nuostolių biudžeto analizės ataskaitą. Atlikite tai kiekvieną mėnesį, kad įvaldytumėte tikrąjį krištolinio rutulio žvilgsnio meną.

• Visada atsižvelkite į nenumatytas išlaidas, ypač jei planuojate biudžetą naujam verslui. Daiktai visada kainuoja daugiau, nei manote.

• Atidžiai apsvarstykite nereguliarių mokėjimų laiką, pvz., ketvirčio sąskaitas už elektrą, mėnesius su penkiomis mokėjimo savaitėmis ir metines draudimo įmokas.

Darbas su bendraisiais žurnalais

Bendrieji žurnalai paprastai yra buhalterių sritis, bet jei rimtai žiūrite į šį MYOB žaidimą, anksčiau ar vėliau kažkas ar kitas gali paprašyti jūsų įrašyti bendrą žurnalą. Galbūt koreguojate nusidėvėjimą, įrašote metų pabaigos koregavimą arba perskirstote išlaidas iš vienos sąskaitos į kitą.

Štai keletas bendrų patarimų, kaip elgtis šioje ypač sudėtingoje situacijoje:

Eikite į sąskaitų komandų centrą ir spustelėkite Įrašyti žurnalo įrašą.

Trumpam stabtelėkite ir gerai pagalvokite apie pasimatymą.

Bendrieji žurnalai dažniausiai yra vienokios ar kitokios rūšies koregavimai ir dažniausiai jiems turėtų būti nurodyta kita data nei siūloma sistemos data. Nurodykite žurnalo datą, kad ji atitiktų laikotarpį, kuriam koreguojama – jei darote nusidėvėjimo įrašą lapkričio mėn., žurnalo datą nurodykite lapkričio mėn.

Įrašykite išsamią atmintinę.

Paaiškinkite, ką darote ir kodėl.

Debetuokite vieną sąskaitą ar sąskaitas ir kredituokite vieną ar kelias sąskaitas.

Kiekvienoje eilutėje galite įvesti sumą debeto arba kredito stulpelyje – ne abiejuose. Tačiau galite pridėti tiek eilučių, kiek norite.

Pagalvokite apie kiekvienos eilutės mokesčių kodus.

Dauguma bendrųjų žurnalų neturi įtakos GST, todėl įprastas mokesčių kodas yra NT. Tačiau jei nesate tikri, paklauskite savo buhalterio.

Patikrinkite, ar bendras debetas atitinka visus kreditus.

Jie daro? Tada suma iš balanso apačioje turėtų būti rodoma kaip nulis

Spustelėkite Įrašyti, kad užbaigtumėte savo žurnalą.

Aktas atliktas.

Užsienio sandorių valdymas

MYOB AccountRight šiuo metu neapima užsienio valiutos funkcijų. Kokie šios dilemos sprendimai?

• Jei eksportuojate prekes į užsienį, bet parduodate Australijos doleriais, net jei eksportuojate prekes į užsienį, jums nereikia užsienio valiutos funkcijų.

• Panašiai, jei perkate prekes iš užsienio su Australijos doleriais, jums nereikia užsienio valiutos. Pavyzdžiui, jei perkate ką nors naudodami savo Australijos kredito kortelę, net jei kaina buvo nurodyta JAV doleriais, kai suma bus nurodyta jūsų banko ataskaitoje, ši suma jau bus konvertuota į Australijos dolerius.

• Jei dar neįsigijote MYOB, vis tiek galite pasirinkti senąją MYOB Premier Classic versiją, kurioje buvo užsienio valiuta. Pagrindinis trūkumas yra tas, kad šioje versijoje nėra banko informacijos santraukų ar debesies funkcijų.

Galiausiai, prieš ką nors darydami, susisiekite su MYOB klientų aptarnavimo tarnyba. MYOB AccountRight funkcijos nuolat keičiasi.