10 raktų, kaip naudoti technologiją smulkaus verslo įrašams tvarkyti

Smulkaus verslo savininkai visur naudoja technologijas savo įrašams tvarkyti, nesvarbu, ar tai būtų susitikimų planavimas, susirašinėjimo kūrimas, verslo operacijų registravimas, darbo užmokesčio apskaičiavimas, inventoriaus stebėjimas ar kt. Nors įmonės nepaliko „be popieriaus“, jos pripažino technologijų naudojimo privalumus siekiant išlaikyti tvarką. Jei vis dar naudojate popierių, gali būti laikas naudoti šiuos dešimt klavišų, kad pakeistumėte popierių elektroniniais failais.

Naudokite „Outlook“, kad galėtumėte sekti susitikimus, užduotis ir projektus

Popierinis kalendorius, kuris yra visur, kur einate, yra naudingas, bet ar bandėte programinės įrangos programoje naudoti kalendoriaus funkciją? Naudodami kompiuterinį kalendorių galite vieną kartą įvesti susitikimą ir nustatyti, kad jis kartotųsi kasdien, kas savaitę, kas dvi savaites arba kas mėnesį, taip pat galite nustatyti automatinius priminimus – užduotis, kurių negalite atlikti popieriniame kalendoriuje. Štai dar viena premija: naudodami programinę įrangą, pvz., „Outlook“, visi jūsų darbuotojai gali bendrinti kalendorius.

Nuskaitykite vizitines korteles ir perkelkite jų informaciją į „Outlook“ kontaktų sąrašus

Ar pavargote nuo to, kad norint rasti telefono numerį ar el. pašto adresą reikia naršyti per Rolodex ar didžiulę šūsnį vizitinių kortelių? Na, galite atsisakyti bet kurios šio košmaro versijos. Kaip? Paleiskite kiekvieną vizitinę kortelę naudodami skaitytuvą, kuriame yra programinė įranga, kad kortelės informacija būtų konvertuojama į "Outlook" kontaktų sąrašą. Tada ieškomą informaciją galite rasti naudodami paieškos operaciją.

Konvertuoti dokumentus į Adobe .pdf failus

MS Word turi galimybę išsaugoti failus kaip. pdf. Procesas neskausmingas. Atidarę „Word“ dokumentą pasirinkite „FileSave AsSave“ kaip tipą ir spustelėkite išskleidžiamąją rodyklę dešinėje. Slinkite sąrašu žemyn, pažymėkite PDF ir spustelėkite Išsaugoti (laukelio apačioje šalia Atšaukti).

Kas per pdf? Jums nebereikia jaudintis, ar kas nors turi tinkamą programinės įrangos versiją, kad galėtų skaityti jūsų failą. Bet kuris kompiuteris su Adobe Reader gali atidaryti bet kurį .pdf failą.

Taip pat galite nuskaityti laiškus, sąskaitas faktūras, skelbimus – bet kokius dokumentus, kurie tinka jūsų skaitytuvui – ir išsaugoti juos kaip PDF. Tiesiog prieš nuskaitydami dokumentą įsitikinkite, kad skaitytuve nustatėte .pdf failo tipą.

Sukurkite dažnai naudojamų dokumentų meistrus

Kai dažnai naudojate iš esmės tą pačią raidę, bet su nedideliais pakeitimais, laikykite pagrindinį jos failą savo kompiuteryje. Tada, kai jums reikia dokumento, atidarykite pagrindinį dokumentą, atlikite pakeitimus ir atspausdinkite dokumentą. Nepamirškite išsaugoti failo kitu failo pavadinimu, kad pagrindinis failas nebūtų pakeistas.

Sąskaitoms faktūroms ir pirkimo užsakymams kurti naudokite apskaitos programinę įrangą

Jums nebereikia naršyti sąskaitų faktūrų ar pirkimo užsakymų pilnų dokumentų spintų. Norėdami sukurti šiuos dokumentus, naudokite apskaitos programinę įrangą, pvz., „QuickBooks“ arba „Sage 50“. Gali tekti atspausdinti ir išsiųsti klientui dokumentus, tačiau tikrasis failas liks – ne erdvės užgriuvusiose dokumentų spintose, o jūsų kompiuteryje, kur norint rasti sąskaitą faktūrą reikia įvesti kelis klavišus.

Automatizuokite laiko korteles, projektų atsiskaitymus ir darbo užmokesčio apskaičiavimą

Laiko kortelių perforavimą ir apdorojimą galite pakeisti elektroniniu darbo užmokesčio skaičiavimu ir apdorojimu. Pagalvokite apie sutaupytą laiką ir išvengtas klaidas. Vienas darbdavys teigia, kad jo įmonė sutrumpino darbo užmokesčio apskaičiavimą nuo 6 valandų iki 45 minučių naudodama darbo laiko kortelės programinę įrangą. Dabar tai didelis žygdarbis.

Ir jei patikimumas yra jūsų verslo problema, galite įsigyti programinę įrangą, kuri reikalauja, kad kiekvienas darbuotojas pradėtų ir baigtųsi darbo valandomis pirštą ant skaitytuvo! Šis pirštų atspaudų ėmimas skamba kaip mokslinės fantastikos filmas, ar ne?

Stebėkite inventorių elektroniniu būdu

Jei jūsų smulkusis verslas apima atsargas, vienintelis būdas yra naudoti technologijas. Optinio simbolių atpažinimo (OCR) programinė įranga leidžia jūsų įmonei tiksliai registruoti atsargas, greičiau pildyti užsakymus, sklandžiai išsiųsti užsakymus ir tiksliai atsiskaityti, nes viskas stebima kompiuteriu. Visus tuos procesus galite valdyti naudodami etiketes ir skaičius kompiuterio ekrane.

Įrašykite pirkinius ir produkto informaciją apie turtą skaičiuoklėje arba duomenų bazėje

Kai perkate įrangą ar kitą turtą, įrašykite pirkimo ir produkto informaciją į skaičiuoklę arba duomenų bazę. Turėdami visą informaciją po ranka, galite susisiekti su pardavėju dėl bet kokių problemų arba greitai suskaičiuoti savo turtą finansinei ataskaitai arba atsakyti į banko užklausą dėl informacijos apie turtą.

Paverskite mokesčių laiką kaip pyragą

Kai visi arba dauguma jūsų įrašų yra kompiuteryje, mokesčius paruošti yra daug lengviau ir tiksliau nei perkelti duomenis iš popierinių dokumentų į kompiuterį.

Su visomis savo sąskaitomis faktūromis ar pirkimo užsakymais apskaitos programinėje įrangoje jūs tiesiog paleidžiate ataskaitą ir – tai! – programinė įranga pateikia bendrą sąskaitų faktūrų arba pirkimo užsakymų skaičių per metus. Tas pats pasakytina apie darbo užmokestį, atsargas ir turtą. Prireikus galite atkurti viską, ką sistemingai saugote kompiuteryje.

Kurkite atsargines failų kopijas

Papildomas pranašumas naudojant technologiją smulkaus verslo įrašams tvarkyti yra tai, kad galite kurti atsargines jų kopijas – pavyzdžiui, išsaugoti juos kompiuteryje kitoje vietoje arba „flash drive“.

Kodėl tai taip svarbu? Brangiausias kompiuterio turtas yra jame saugomi duomenys. Išsaugokite papildomą tų duomenų kopiją, kad niekada nesusidurtumėte su nerimu dėl prarastų įrašų. Retai sulaukiate išankstinio įspėjimo, kad įsilaužėlis pavogs jūsų kompiuterį, jį ištirpdys gaisras arba jis tiesiog mirs.