„QuickBooks Pro“ ir „Premier“ kelių vartotojų aplinkoje

Norėdami valdyti prieigą prie „QuickBooks“ duomenų failo, galite naudoti ne tik vieną slaptažodį. Norėdami nustatyti papildomus vartotojus „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“, atlikite šiuos veiksmus:

1 Pasirinkite komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojų sąrašas, kuriame nurodomi visi vartotojai, kuriems buvo nustatyta „QuickBooks“ prieiga ir kurie šiuo metu yra prisijungę prie sistemos.

2 Pasakykite „QuickBooks“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką „Pridėti vartotoją“.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langą.

3 Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Suteikite kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote slaptažodį, vartotojo vardą, laukelyje Vartotojo vardas įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį ir teksto laukeliuose Slaptažodis, ir Patvirtinti slaptažodį.

4Spustelėkite Kitas, kad tęstumėte, tada nurodykite, ar norite apriboti naujojo vartotojo prieigą.

Kai „QuickBooks“ rodomas antrasis vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langas, nurodykite, ar norite apriboti vartotojo prieigą ir teises. Jei norite apriboti prieigą ir teises (teisės yra tiesiog tai, ką gali padaryti vartotojas), pasirinkite akutę Selected Areas of QuickBooks.

Jei norite, kad vartotojas galėtų ką nors padaryti, pasirinkite radijo mygtuką Visos QuickBooks sritys. Jei nurodote, kad naujasis vartotojas turėtų turėti prieigą prie visų „QuickBooks“ sričių, baigsite nustatyti vartotojo slaptažodį. Galite praleisti likusius veiksmus.

5Spustelėkite Kitas, kad tęstumėte, tada apibūdinkite prieigą prie informacijos apie pardavimus ir gautinas sumas bei užduotis.

Atlikus 4 veiksmą, „QuickBooks“ rodomas trečiasis vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langas. Tai pirmasis dialogo langų ciklas, kuriame pateikiami išsamūs klausimai apie tai, kokią prieigą kiekvienas vartotojas turėtų turėti tam tikroje srityje.

Pavyzdžiui, kalbant apie pardavimo veiklą, „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie operacijų (pvz., sąskaitų faktūrų, kredito pažymų ir informacijos apie gautinas sąskaitas). Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę No Access.

Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visa prieiga. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pažymėkite pasirinktinės prieigos radijo mygtuką, tada pasirinkite vieną iš papildomos pasirinktinės prieigos mygtukų: Kurti tik operacijas, Kurti ir spausdinti operacijas arba Kurti operacijas ir kurti ataskaitas.

6Spustelėkite Kitas, tada apibūdinkite pirkimo ir mokėtinų sąskaitų teises.

Kai atliksite 5 veiksmą spustelėdami Pirmyn, „QuickBooks“ parodys ketvirtą dialogo langą „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“, kuris leidžia nurodyti, kokią prieigą turi šis naujas vartotojas pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityse. Galite pasirinkti akutę No Access. Galite pasirinkti akutę „Visa prieiga“.

Arba galite pasirinkti vidurį, pasirinkdami Selective Access radijo mygtuką ir vieną iš Selektyviosios prieigos antrinių mygtukų. Pardavimų ir gautinų sumų sričiai taikomos tos pačios teisių ir prieigos nustatymo taisyklės, kurios galioja pirkimų ir mokėtinų sumų sričiai.

7Spustelėkite Kitas, tada aprašykite likusias vartotojo teises ir prieigą.

Spustelėjus mygtuką Kitas, rodomą kiekvienos dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versijos apačioje, „QuickBooks“ parodo keletą kitų dialogo lango versijų, kurias naudoja užklausai apie vartotojo teises ir prieigą.

Pavyzdžiui, aprašius, kokios teisės yra tinkamos vartotojui pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityje, „QuickBooks“ klausia apie čekio ir kredito kortelių sritį. Tada jis klausia apie inventoriaus sritį. Tada jis klausia apie darbo užmokestį. Tada klausiama apie bendrą, jautrią buhalterinę veiklą. Galiausiai „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie finansinių ataskaitų teikimo galimybių.

8Nurodykite, ar vartotojas gali keisti arba ištrinti operacijas.

Peržiūrėję maždaug pusšimtį dialogo langų „Nustatyti naudotojo slaptažodį ir prieigos“ versijų, kuriose klausiama apie konkrečias apskaitos sritis, „QuickBooks“ parodo dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ puslapį „Sandorių keitimas arba ištrynimas“.

Puslapyje „Operacijų keitimas arba ištrynimas“ galite nurodyti, ar vartotojas gali arba negali pakeisti operacijų, įrašytų iki galutinio termino. Apskritai norite apriboti vartotojo galimybes keisti arba ištrinti operacijas.

9Spustelėkite Kitas ir peržiūrėkite sprendimus dėl teisių.

Spustelėjus Pirmyn, „QuickBooks“ parodo galutinę dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versiją, kurioje nurodomos vartotojo teisės, kurias priskyrėte arba suteikėte. Naudodami šį dialogo langą galite peržiūrėti kieno nors turimas teises.

Jei suprantate, kad teises priskyrėte neteisingai, spustelėkite mygtuką Atgal, kad dialogo lange grįžtumėte į tą, kuriame padarėte klaidą. Pakeiskite teisių priskyrimą ir spustelėkite mygtuką Kitas, kad grįžtumėte į paskutinį dialogo lango Set Up User Password and Access langą.

10Kai peržiūrėsite vartotojo teises ir prieigą, spustelėkite Baigti.

Nuo šio momento naujasis vartotojas galės naudotis „QuickBooks“; tačiau jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.