„QuickBooks“ naudojimas kelių vartotojų aplinkoje

Norėdami valdyti prieigą prie „QuickBooks 2021“ duomenų failo, galite naudoti ne tik vieną slaptažodį. Galite nustatyti kelis „QuickBooks“ duomenų failo slaptažodžius. Šios praktikos puiku yra tai, kad galite nurodyti „ QuickBooks“ leisti tam tikriems vartotojams ir slaptažodžiams atlikti tik tam tikrus veiksmus.

Tai skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų taip nėra. Pavyzdžiui, įmonės savininkas gali turėti slaptažodį, leidžiantį jai daryti bet ką. Bet, pavyzdžiui, naujas buhalteris gali turėti slaptažodį, leidžiantį tik įrašyti sąskaitas sistemoje.

Kaip nustatyti papildomus „QuickBooks“ vartotojus

Jei „QuickBooks“ naudos daugiau nei vienas asmuo, norite nustatyti papildomų vartotojų.

Vartotojų įtraukimas į „QuickBooks Enterprise Solutions“.

Norėdami pridėti vartotojų prie „QuickBooks Enterprise Solutions“, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Įmonė → Vartotojai → Nustatyti vartotojus ir vaidmenis.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojas ir vaidmenys (žr. pav.). Šiame dialogo lange nurodomi visi vartotojai, kuriems buvo nustatyta „QuickBooks“ prieiga, ir vaidmenys, kuriuos „QuickBooks“ gali atlikti naudodama „QuickBooks“. Vartotojų sąrašas, kuris rodomas dialogo lango skirtuke Vartotojų sąrašas, taip pat nurodo, kas šiuo metu yra prisijungęs prie sistemos.

Dialogo langas Vartotojai ir vaidmenys

2. Pasakykite QuickBooks, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką Naujas.

Spustelėjus šį mygtuką, „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Naujas vartotojas.

3. Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote, turite suteikti vartotojo vardą. Tai galite padaryti įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą – laukelyje Vartotojo vardas. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį ir teksto laukeliuose Slaptažodis, ir Patvirtinti slaptažodį.

Dialogo langas Naujas vartotojas

4. Nurodykite vartotojo vaidmenį (-us).

Naudokite sąrašo laukelį Galimi vaidmenys, kad pasirinktumėte vaidmenis (arba pareigas), kuriuos atlieka vartotojas. Tada įtraukite pasirinktą vaidmenį į vartotojo priskirtų vaidmenų sąrašą spustelėdami mygtuką Pridėti. Norėdami pašalinti vaidmenį iš vartotojo, pasirinkite vaidmenį sąrašo lauke Priskirti vaidmenys ir spustelėkite Pašalinti.

Aprašymo langelis, esantis dialogo lango Naujas vartotojas apačioje, leidžia išsamiau apibūdinti vaidmenį. Pavyzdžiui, galite įvesti „QuickBooks“ vartotojo tipą, kuriam paprastai gali būti priskirtas pasirinktas vaidmuo.

5. (Neprivaloma) Jei reikia, pakeiskite vaidmenis.

Galite patikslinti priskirtus vaidmenis (naudojant „QuickBooks“). Norėdami tai padaryti, grįžkite į dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys, pasirinkite skirtuką Vaidmenų sąrašas, spustelėkite vaidmenį, kurį norite pakeisti, tada spustelėkite mygtuką Redaguoti. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Redaguoti vaidmenį (nerodomas), sąraše „Sritis ir veikla“ pasirinkite apskaitos veiklą arba sritį, tada naudokite srities prieigos lygio radijo mygtukus, kad nurodytumėte, ką gali daryti pasirinktą vaidmenį turintis vartotojas. Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę Nėra. Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visas. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pasirinkite mygtuką Dalinis ir pažymėkite arba išvalykite (jei reikia) žymės langelius Žiūrėti, Kurti, Keisti, Naikinti, Spausdinti ir Peržiūrėti balansą.

Galite pamatyti, kokią prieigą iš pradžių turi bet kuris vaidmuo, pasirinkę vieną iš įrašų sąraše Sritis ir veikla. „QuickBooks“ naudoja srities prieigos lygio mygtukus ir langelius, kad parodytų esamus vaidmens nustatymus.

Paprastai, kalbant apie apskaitos valdiklius, reikia suteikti minimalią prieigą. Jei kam nors nereikia prieigos prie „QuickBooks“ duomenų failo kasdienėms pareigoms atlikti, turėtumėte pasirinkti mygtuką Nėra. Jei kam nors reikia šiek tiek prieigos – galbūt parengti darbų sąmatas ar sąskaitas faktūras – suteikiate tik tokią prieigą ir nieko daugiau. Esmė tokia: kuo daugiau galimybių suteiksite darbuotojams, subrangovams ar buhalteriams makaronuotis savo apskaitos sistemoje, tuo didesnė rizika, kad kas nors netyčia ar tyčia įneš į sistemą klaidų. Be to, kuo daugiau teisių ir prieigos suteikiate, tuo lengviau kas nors iš jūsų pavogs.

Dialogo lango Vartotojai ir vaidmenys skirtukas Vaidmenų sąrašas

6. (Pasirenkama) Peržiūrėkite naudotojo leidimus.

Nustatę naudotoją turėtumėte (kad būtumėte atsargūs) peržiūrėti naudotojui suteiktus leidimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vartotojų sąrašas, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Žiūrėti teises. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas View Permissions (nerodomas), pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Rodyti, kad pamatytumėte langą View Permissions, kuriame rodomas labai išsamus sąrašas, ką vartotojas gali ir ko negali daryti.

Peržiūrėti leidimų langą

7. (Neprivaloma) Peržiūrėkite savo vaidmens pakeitimus.

Jei pakeisite vaidmens leidimus, tikriausiai taip pat norėsite peržiūrėti tuos pakeitimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vaidmenų sąrašas, pasirinkite vaidmenį, tada spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus. „QuickBooks“ rodo kitą lango „View Permissions“ versiją, kurioje pateikiami jūsų ir „QuickBooks“ nustatyti vaidmenys. Pasirinkite vaidmenį, kurį norite peržiūrėti, tada spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus. „QuickBooks“ rodo kitą lango „View Permissions“ versiją su išsamiu sąrašu, ką asmuo, turintis vaidmenį, gali ir ko negali padaryti.

8. Baigę peržiūrėti vartotojo ir vaidmens teises, spustelėkite Uždaryti, kad uždarytumėte visus atidarytus langus, tada spustelėkite mygtuką Atšaukti arba Uždaryti, kad uždarytumėte visus atidarytus dialogo langus.

Nuo šio momento naujasis vartotojas gali naudoti „QuickBooks“; jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.

Gali būti svarbu tikrinti leidimus kas kelis mėnesius ar metus, atsižvelgiant į jūsų darbo apyvartą ir apskaitos praktiką. Akivaizdu, kad ankstesni darbuotojai ar buhalteriai nebeturėtų turėti vaidmenų, leidžiančių jiems keisti jūsų failą. Po velnių, jie tikriausiai neturėtų turėti vaidmenų! „QuickBooks“ peržiūros leidimų langas yra puikus būdas peržiūrėti šiuos duomenis internete, o jei norite atspausdinti leidimų informacijos kopiją, tereikia spustelėti lango mygtuką Spausdinti.

Naudotojų įtraukimas į „QuickBooks Pro“ ir „Premier“.

Norėdami nustatyti papildomus vartotojus „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier“, atlikite šiuos veiksmus:

1. Pasirinkite Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojų ir vaidmenų sąrašas, kuriame nurodomi visi vartotojai, kuriems buvo nustatyta „QuickBooks“ prieiga ir kurie šiuo metu yra prisijungę prie sistemos.

2. Pasakykite „QuickBooks“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką „Pridėti vartotoją“.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langą (nerodomas).

3. Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Suteikite kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote slaptažodį, vartotojo vardą, laukelyje Vartotojo vardas įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį ir teksto laukeliuose Slaptažodis, ir Patvirtinti slaptažodį.

4. Spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte, tada nurodykite, ar norite apriboti naujo vartotojo prieigą.

Kai „QuickBooks“ rodomas antrasis vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langas (nerodomas), nurodykite, ar norite apriboti vartotojo prieigą ir teises. Jei norite apriboti prieigą ir teises (teisės yra tiesiog tai, ką gali padaryti vartotojas), pasirinkite akutę Selected Areas of QuickBooks. Jei norite, kad vartotojas galėtų ką nors padaryti, pasirinkite radijo mygtuką Visos QuickBooks sritys. Jei nurodote, kad naujasis vartotojas turėtų turėti prieigą prie visų „QuickBooks“ sričių, baigsite nustatyti vartotojo slaptažodį ir galite praleisti likusius veiksmus.

5. Spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte ir apibūdintumėte prieigą prie informacijos apie pardavimus ir gautinas sumas bei užduotis.

„QuickBooks“ rodomas trečiasis dialogo langas „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ (nerodomas) – pirmasis iš dialogo langų serijos, vedantis į pokalbį ir užduodamas išsamius klausimus apie tai, kokią prieigą kiekvienas vartotojas turėtų turėti tam tikroje srityje. Pavyzdžiui, kalbant apie pardavimo veiklą, „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie operacijų (pvz., sąskaitų faktūrų, kredito pažymų ir informacijos apie gautinas sąskaitas). Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę No Access. Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visa prieiga. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pažymėkite pasirinktinės prieigos akutę, tada pasirinkite vieną iš papildomų mygtukų: Kurti tik operacijas, Kurti ir spausdinti operacijas arba Kurti operacijas ir kurti ataskaitas.

6. Spustelėkite Pirmyn, tada apibūdinkite pirkimo ir mokėtinų sąskaitų teises.

„QuickBooks“ rodo ketvirtąjį vartotojo slaptažodžio ir prieigos nustatymo dialogo langą (nerodomas), kuris leidžia nurodyti, kokią prieigą turi šis naujas vartotojas pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityse. Galite pasirinkti akutę No Access. Galite pasirinkti akutę „Visa prieiga“. Arba galite pasirinkti vidurį, pasirinkdami Selective Access radijo mygtuką ir vieną iš papildomų mygtukų. Pardavimų ir gautinų sumų sričiai taikomos tos pačios teisių ir prieigos nustatymo taisyklės, kurios galioja pirkimų ir mokėtinų sumų sričiai.

7. Spustelėkite Kitas, tada aprašykite likusias vartotojo teises ir prieigą.

Spustelėjus mygtuką Kitas kiekvienos dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ versijos apačioje, „QuickBooks“ parodo keletą kitų dialogo lango versijų, kurias naudoja užklausai apie vartotojo teises ir prieigą. Pavyzdžiui, kai aprašysite, kokios teisės yra tinkamos vartotojui pirkinių ir mokėtinų sąskaitų srityje, „QuickBooks“ klausia apie čekio ir kredito kortelių sritį. Tada jis klausia apie inventoriaus sritį. Toliau klausiama apie darbo užmokestį, o po to – klausimai apie bendrą, jautrią buhalterinę veiklą. Galiausiai „QuickBooks“ klausia apie prieigą prie finansinių ataskaitų teikimo galimybių.

Apribojate teises kiekvienoje iš šių kitų sričių taip pat, kaip tai darote pardavimo ir gautinų sumų bei pirkimų ir mokėtinų sąskaitų srityse. Todėl aš neketinu aprašyti, kaip vis dar pasirenkate parinkties „No Access“, „Full Access“ parinkties mygtuką arba „Selective Access“ mygtuką. Tiesiog būkite apgalvotas eidami per ekranus, apribodami vartotojo teises. Norite, kad vartotojai turėtų teises, būtinas savo darbui atlikti, bet nenorite suteikti jiems daugiau teisių, nei jiems reikia.

8. Nurodykite, ar vartotojas gali keisti arba ištrinti operacijas.

Peržiūrėję maždaug pusšimtį dialogo langų „Nustatyti naudotojo slaptažodį ir prieigą“, kuriuose klausiama apie konkrečias apskaitos sritis, „QuickBooks“ parodo dialogo lango „Nustatyti naudotojo slaptažodį ir prieigą“ puslapį Operacijų keitimas arba ištrynimas (ne parodyta). Puslapyje „Operacijų keitimas arba ištrynimas“ galite nurodyti, ar vartotojas gali pakeisti operacijas, įrašytas iki uždarymo datos. Apskritai norite apriboti vartotojo galimybę keisti arba ištrinti operacijas.

9. Spustelėkite Pirmyn ir peržiūrėkite sprendimus dėl teisių.

„QuickBooks“ rodo galutinę dialogo lango „Nustatyti vartotojo slaptažodį ir prieigą“ (nerodoma) versiją, kurioje nurodomos jūsų priskirtos arba leistinos vartotojo teisės. Naudodami šį dialogo langą galite peržiūrėti kieno nors turimas teises. Jei suprantate, kad teises priskyrėte neteisingai, spustelėkite mygtuką Atgal, kad dialogo lange grįžtumėte į tą, kuriame padarėte klaidą. Pakeiskite teisių priskyrimą ir spustelėkite mygtuką Kitas, kad grįžtumėte į paskutinį dialogo lango Set Up User Password and Access langą.

10. Kai baigsite peržiūrėti vartotojo teises ir prieigą, spustelėkite Baigti.

Nuo šio momento naujasis vartotojas galės naudotis „QuickBooks“; jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.

Kaip pakeisti vartotojo teises „Enterprise Solutions“.

Galite keisti teises, kurias priskiriate vartotojui. Norėdami tai padaryti QuickBooks Enterprise Solutions, pasirinkite Įmonė → Vartotojai → Nustatyti vartotojus ir vaidmenis, kad būtų rodomas dialogo langas Vartotojai ir vaidmenys (nerodomas).

Norėdami pakeisti vartotojo teises jas peržiūrėję, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Redaguoti. „QuickBooks“ rodomas dialogo langas „Redaguoti naudotoją“ (žr. tolesnį paveikslą), kuris labai panašus į dialogo langą Naujas vartotojas, kurį naudojate nustatydami vartotoją ir aprašydami jo teises. Norėdami pakeisti vartotojo informaciją, naudokite teksto laukelius Vartotojo vardas, Slaptažodis ir Patvirtinti slaptažodį. Galite naudoti galimų vaidmenų sąrašą, priskirtų vaidmenų sąrašą ir mygtukus Pridėti ir šalinti, kad pakeistumėte, ką vartotojas gali daryti „QuickBooks“; tada, kai baigsite, spustelėkite Uždaryti.

Dialogo langas Redaguoti naudotoją

Norėdami kopijuoti vartotoją (galite pridėti antrą vartotoją su leidimais, kurie atspindi kai kurių kitų naudotojų teises), dialogo lange Vartotojai ir vaidmuo pasirinkite vartotoją, kurį norite klonuoti, tada spustelėkite Kopijuoti. Kai „QuickBooks“ parodo dialogo langą Duplicate User, užbaikite apibūdinti naują vartotoją ir spustelėkite Gerai.

Dialogo langas Duplicate User

Norėdami pašalinti vartotoją, taip pat naudokite dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys. Tiesiog pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Ištrinti. „QuickBooks“ prašo patvirtinti ištrynimą. Kai spustelėsite mygtuką Taip, kad patvirtintumėte, „QuickBooks“ pašalina vartotoją.

Dialogo langas Ištrinti vartotoją

Kaip pakeisti vartotojo teises „QuickBooks Pro“ ir „Premier“.

Galite keisti teises, kurias priskiriate vartotojui naudodami „QuickBooks Pro“ arba „Premier“. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus, kad būtų rodomas dialogo langas Vartotojų sąrašas (nerodomas).

Norėdami peržiūrėti konkretaus vartotojo teises, sąraše pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Peržiūrėti naudotoją. Kai tai padarysite, „QuickBooks“ rodo dialogo langą „View User Access“ (nerodomas). Šiame dialogo lange rodoma ta pati informacija kaip ir galutinėje dialogo lango Nustatyti vartotojo prieigą ir slaptažodį, kuris yra dialogo langas, kurį iš pradžių naudojate norėdami nurodyti, kokias teises vartotojas turi turėti, versiją. Spustelėkite mygtuką Išeiti, kad uždarytumėte dialogo langą Peržiūrėti vartotojo prieigą.

Norėdami pakeisti vartotojo teises jas peržiūrėję, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Redaguoti naudotoją. „QuickBooks“ eina per tą patį dialogo langų rinkinį, kurį naudojate nustatydami vartotoją ir apibūdindami jo teises. Naudodami mygtukus Kitas ir Atgal galite atlikti tokius veiksmus, kaip pakeisti vartotojo vardą arba slaptažodį, nurodyti, ar vartotojui turi būti apribota prieiga, ir, jei reikia, apriboti vartotojo prieigą prie tam tikros QuickBooks veiklos.

Norėdami pašalinti vartotoją, taip pat naudokite dialogo langą Vartotojų sąrašas. Tiesiog pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Ištrinti vartotoją. „QuickBooks“ prašo patvirtinti ištrynimą (nerodoma). Kai spustelėsite mygtuką Taip, kad patvirtintumėte, „QuickBooks“ pašalina vartotoją.