„QuickBooks“ įmonės failo valymo pagrindai

Kai suprantate, kas yra archyvavimas „QuickBooks“, procesas yra gana paprastas. Norėdami sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Failas → Priemonės → Sutrumpinti duomenis.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį dialogo langą „Condense Data“.

Pasirinkite akutę Operacijos prieš konkrečią datą.

Ši parinktis nurodo „QuickBooks“, kad norite atlikti du dalykus: sukurti archyvinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją ir sumažinti veikiančią įmonės failą, kad jis nebūtų toks didelis. „QuickBooks“ sumažina įmonės duomenų failo darbinės versijos dydį pašalindama senas, uždarytas operacijas, jei 3 veiksme pasirenkate pašalinti operacijas.

Nurodykite Pašalinti operacijas prieš datą.

Norėdami nurodyti datą, iki kurios užbaigtos operacijos turi būti pašalintos, datos laukelyje įveskite datą. Pavyzdžiui, jei norite sutrumpinti failą pašalindami operacijas 2016 m. gruodžio 31 d. arba anksčiau, datos laukelyje įveskite 2017-01-01 . Tačiau jums nereikia jausti prievartos, kad pašalintumėte daugybę uždarytų operacijų. Uždarytas operacijas pašalinate tik tuo atveju, jei jūsų „QuickBooks“ įmonės failas tampa per didelis. Galite lengvai dirbti su „QuickBooks“ įmonės failu, kurio dydis yra 25 MB, 50 MB ar net 100 MB (megabaitų).

Nors paprastai sutrumpinate „QuickBooks“ failą pašalindami senas, uždarytas operacijas, komanda Condense taip pat sukuria failus be operacijų ir failus su tik nurodytu operacijų duomenų diapazonu. Norėdami sukurti failą, kuriame yra sąrašai ir nuostatos, bet nėra operacijų, pasirinkite radijo mygtuką Visos operacijos.

Beje, galite naudoti parinktį Visos operacijos, kad sukurtumėte beveik tuščią failą, kurį galėtumėte pakartotinai naudoti (pvz., mokymui). Norėdami sukurti „QuickBooks“ failą, kuriame yra nurodytas operacijų diapazonas, pasirinkite akutę Transactions Outside of a date Range ir laukeliuose „Prieš“ ir „Po“ įveskite datas, kurios užfiksuoja intervalą.

Spustelėkite Pirmyn, kai baigsite nurodyti, kurias operacijas „QuickBooks“ turėtų pašalinti.

„QuickBooks“ rodo antrąjį „Condense Data“ dialogo langą.

Nurodykite, kaip apibendrinti sandorius.

Jei norite apibendrinti istorines operacijas, „QuickBooks“ naudoja antrą dialogo langą „Trumpinti duomenys“, kad paklaustų, kaip apibendrinti istorinius duomenis: su vienu suvestinės žurnalo įrašu, su mėnesio suvestinės žurnalo įrašais arba visai be suvestinės. Pasirinkite radijo mygtuką, atitinkantį norimą apibendrinimo metodą. (Paprastai naudojate antrąją nurodytą parinktį – „QuickBooks“ sukuria mėnesio suvestinės žurnalo įrašus, todėl vis tiek galite generuoti reikšmingas lyginamąsias mėnesio ataskaitas.)

Spustelėkite Pirmyn, kai baigsite nurodyti, kaip „QuickBooks“ turėtų apibendrinti operacijas.

„QuickBooks“ rodo trečiąjį „Condense Data“ dialogo langą.

Nurodykite, kaip turėtų būti sutrumpintos atsargų operacijos, ir spustelėkite Pirmyn.

Jei jūsų „QuickBooks“ faile yra atsargų operacijos, „QuickBooks“ rekomenduoja pašalinti senas atsargų operacijas. Kai „QuickBooks“ rodomas trečiasis duomenų sutrumpinimo dialogo langas, galite nurodyti „QuickBooks“, kad tai padarytų, pasirinkdami akutę Apibendrinti atsargų operacijas (rekomenduojama). (Jei nenorite pašalinti senų operacijų, pažymėkite akutę Išsaugoti atsargų operacijų informaciją.)
Spustelėję Pirmyn, pereisite prie ketvirtojo dialogo lango Sutrumpinti duomenis, kuriame klausiama, kurios operacijos turėtų būti laikomos uždarytomis.

Nurodykite, kurios operacijos turi būti pašalintos, ir spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ prašo šiek tiek daugiau informacijos apie tai, kas yra uždaryta arba sena operacija, kurią reikėtų pašalinti. Pažymėkite žymės langelius, kad nurodytumėte, ar operacijos iki pašalinimo datos turi būti pašalintos, net jei jos yra neišvalytos, pažymėtos „Būtina spausdinti“, pažymėtos kaip „Siųsti“ ir pan.
Spustelėję Pirmyn, pereisite į penktą dialogo langą Sutrumpinti duomenis.

Nurodykite bet kokį sąrašo valymą, kuris turėtų įvykti, ir spustelėkite Pirmyn.

Naudokite penktąjį dialogo langą „Condense Data“, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad jis turėtų ne tik pašalinti senas uždarytas operacijas, bet ir išvalyti kai kuriuos sąrašus. Galite pažymėti žymės langelius, kurie nurodo „QuickBooks“ pašalinti nenaudojamas paskyras, nenaudojamus klientus, nenaudojamus pardavėjus ir pan. Išvalydami sąrašą pašalindami nepanaudotus sąrašo elementus ne tik sumažinsite įmonės failo dydį, bet ir palengvinsite darbą su sąrašu.

Spustelėjus Kitas, „QuickBooks“ parodo šeštąjį „Condense Data“ dialogo langą. Dialogo lange nurodoma, kad archyvavimo procesas prasideda QuickBooks padarius duomenų failo kopiją ir kad kondensavimo operacija gali užtrukti kelias minutes ar net kelias valandas.

Spustelėkite Pradėti kondensavimą.

„QuickBooks“ pradeda duomenų failo kondensavimo procesą.

Kai būsite paraginti, sukurkite atsarginę duomenų failo kopiją.

Sutankinimo proceso pradžioje „QuickBooks“ paragins sukurti atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją. Atsarginės „QuickBooks“ įmonės failo kopijos kūrimas kaip kondensavimo operacijos dalis veikia taip pat, kaip „QuickBooks“ įmonės failo atsarginės kopijos kūrimas bet kuriuo kitu metu.

Sukūrę atsarginę „QuickBooks“ įmonės failo kopiją, „QuickBooks“ išsaugo įmonės failo archyvo kopiją ir, vadovaudamasi jūsų instrukcijomis, išvalo darbinę įmonės failo versiją. Vėlgi, kaip minėta ankstesniuose veiksmuose, valymo procesas gali užtrukti tik kelias minutes arba gali užtrukti kelias valandas, jei failas yra labai didelis.