„QuickBooks 2019“ failų tvarkymo patarimai

Gerai, jums nereikia jaudintis dėl duomenų failų, kuriuose „QuickBooks 2019“ saugo jūsų finansinę informaciją. „QuickBooks“ atlieka beveik visą nešvarų darbą. Beje, jūs turite atlikti keletą namų tvarkymo užduočių.

„QuickBooks“ atsarginę kopiją (ne taip) sunku padaryti

Pagrindinė taisyklė yra ta, kad kurkite atsargines kopijas bet kuriuo metu, kai dirbate tai, ko nenorėtumėte pakartoti. Kai kurie žmonės mano, kad savaitės darbo vertė yra nereikšminga; kiti mano, kad mėnesio darbas yra nereikšmingas.

Štai ką ši autorė daro kurdama atsargines failų kopijas. Įvedusi savaitės duomenis, ji kuria atsargines kopijas kiekvieną savaitę. Tada ji įkiša diską (galite naudoti bet kokį išimamą diską, pvz., USB atmintinę ar įrašomąjį kompaktinį diską) į savo portfelį, kad jei kas nors baisaus atsitiktų (pvz., meteoras atsitrenktų į biurų pastatą), ji nepamestų abiejų kompiuterį ir atsarginį diską su duomenimis.

Skamba kaip gana gera sistema, tiesa? Tiesą sakant, ši strategija turi savo problemų:

• Kadangi atsargines kopijas ji kuria kas savaitę, jai gali tekti iš naujo įvesti net savaitės duomenų, jei kompiuteris sugenda savaitės pabaigoje. Jei esate asmuo, turintis daug operacijų – jei, pavyzdžiui, kiekvieną savaitę rengiate šimtus sąskaitų faktūrų arba išrašote šimtus čekių – tikriausiai norėsite kurti atsargines kopijas dažniau, galbūt kiekvieną dieną.
• Antroji mano strategijos problema yra įmanoma tik nuotoliniu būdu, bet vis tiek verta paminėti: jei kas nors blogo atsitiks su QuickBooks failais, saugomais kompiuterio standžiajame diske, taip pat failais, saugomais atsarginėje atmintinėje, CD-R, CD-RW arba kitu išimamu duomenų saugojimo įrenginiu, ji plauks pro patarlių upelį be irklo. (Išimamasis diskas sugenda daug dažniau nei kietasis diskas ir jį lengviau pamesti.) Jei iš tikrųjų atsitiks šis blogiausias scenarijus, metų pradžioje reikės pradėti nuo nulio.

Kai kurie žmonės, kurie yra religingi atsargūs, išplatina tris atsarginių diskų rinkinius, kad sumažintų šios nelaimės tikimybę. Jie taip pat reguliariai perkelia vieną kopiją į kitą vietą, pavyzdžiui, į seifą. Pagal šį scenarijų, kai kuriate atsargines duomenų kopijas, perrašote seniausią atsarginių diskų rinkinį.

Tarkime, kas savaitę kuriate atsargines duomenų kopijas ir jūsų kietasis diskas ne tik sugenda, bet ir sprogs į liepsnų kamuolį, kylančią aukštai į naktį. Norėdami atkurti failus, naudokite naujausią atsarginių kopijų rinkinį – vienos savaitės senumo, maks. Jei su tais failais kažkas negerai, naudokite kitą – naujausią – dviejų savaičių senumo rinkinį. Jei su tais failais kažkas negerai , naudokite paskutinį rinkinį – trijų savaičių senumo. Tokiu būdu turite tris galimybes gauti veikiantį rinkinį – gerą saugumo dalį už kelis papildomus diskus ar saugojimo įrenginius.

Du paskutiniai komentarai, susiję su atsarginių kopijų kūrimo strategijomis ir taktika:

• „QuickBooks“ teikia internetinį atsarginių kopijų kūrimo įrankį, kurį taip pat galite naudoti norėdami sumažinti duomenų praradimo riziką, jei pametate atsarginę kopiją. Jei tikrai nerimaujate dėl duomenų saugumo ir turite papildomų 100–200 USD per metus, galbūt norėsite reguliariai (kasdien?) naudotis „QuickBooks“ atsarginių kopijų kūrimo paslauga.
• Galbūt galėsite sujungti atsarginę „QuickBooks“ duomenų kopiją su kitu atsarginės kopijos kūrimo būdu. Šis metodas gali būti dar viena rankinė parinktis, kai kopijuojate failus į išimamą saugojimo įrenginį, pavyzdžiui, tą, kurį ji naudoja. Arba galite naudoti kitą internetinę atsarginę sistemą, pvz., Carbonite , kuri naudoja automatinę sistemą visiems jūsų duomenims apsaugoti.

Atsarginės kopijos kūrimas greito ir purvino būdu

Tu esi užsiėmęs. Jūs neturite laiko kvailioti. Jūs tiesiog norite atlikti įprastą atsarginių kopijų kūrimo darbą ir nusprendėte, kaip dažnai ketinate tai daryti. Skamba kaip tavo situacija? Tada atlikite šiuos veiksmus:

1. Įdėkite tuščią diską į atitinkamą diską arba prijunkite USB laikmeną.

Galite kurti atsargines kopijas bet kuriame išimamame diske, įskaitant „flash“ atminties įrenginius, nešiojamuosius standžiuosius diskus ir įrašomuosius kompaktinius diskus. Tačiau atkreipkite dėmesį, kad "Intuit (iš QuickBooks virimo aparatas) rekomenduoja, kad jūs ne naudoti" QuickBooks atsarginę komandą perkelti failo atsarginę kopiją į CD. Vietoj to ji rekomenduoja sukurti atsarginę failo kopiją standžiajame diske ir tada naudoti Windows failo kopijavimo komandą, kad įrašytumėte failą į diską. Šis sprendimas padeda išspręsti kai kurias CD rašymo problemas, su kuriomis susiduria žmonės, kurdami atsargines kopijas tiesiai į kompaktinį diską iš „QuickBooks“.

Po velnių, ji turėtų pripažinti, kad galite kurti atsargines kopijas bet kuriame fiksuotame diske, pvz., standžiajame diske arba tinklo diske, tačiau keičiamo disko pranašumas yra tas, kad galite jį laikyti kitoje vietoje. Kaip kompromisą galite naudoti tinklo diską. Paprastai nenorite naudoti standžiojo disko (nors tai geriau nei nieko), nes viena iš nelaimių, galinčių ištikti jūsų „QuickBooks“ duomenis, yra standžiojo disko gedimas.

Taip pat galite sukurti atsargines „QuickBooks“ failų kopijas internetinėje saugykloje.

2. Jei saugote daugiau nei vienos įmonės duomenis, įsitikinkite, kad įmonė, kurios duomenų atsarginę kopiją norite sukurti, yra aktyvi įmonė.

Norite sukurti tinkamos įmonės atsarginę kopiją. Norėdami sužinoti, ar veikia tinkama įmonė, pažiūrėkite į „QuickBooks“ programos lango pavadinimo juostą, kurioje nurodoma aktyvi įmonė. (Jei neprisimenate, kad nustatėte kelis failus, nesijaudinkite. Tikriausiai turite tik vieną failą – įprastu atveju.)

Jei „QuickBooks“ naudojate kelių naudotojų režimu, prieš kurdami atsarginę failo kopiją turite perjungti į vieno vartotojo režimą. Norėdami tai padaryti, pasirinkite Failas → Perjungti į vieno vartotojo režimą.

3. Norėdami pradėti atsarginę kopiją, pasirinkite Failas → Atsarginė įmonė → Sukurti vietinę atsarginę kopiją.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą „Sukurti atsarginę kopiją“.

Dialogo langas Sukurti atsarginę kopiją.

4. Pasakykite QuickBooks, kur norite sukurti atsarginę QuickBooks duomenų failo kopiją.

Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas „Sukurti atsarginę kopiją“, nurodykite atsarginės kopijos kūrimo vietą pasirinkdami akutę „Online Backup“ arba „Local Backup“.

Norėdami sukurti atsarginę „QuickBooks“ failo kopiją vietoje, pasirinkite parinktį „Local Backup“.

5. Aprašykite, kaip „QuickBooks“ turėtų kurti atsarginę duomenų failo kopiją .

Dialogo langas Atsarginės kopijos parinktys.

Kai vis dar rodomas pirmasis dialogo langas Kurti atsarginę kopiją, spustelėkite mygtuką Parinktys. „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Atsarginės kopijos parinktys“, kuriame nurodote, kaip ir kada „QuickBooks“ kuria atsargines duomenų failo kopijas:

• Pasirinkite numatytąją vietą. Nurodykite, kur turėtų būti atsarginės kopijos failas. Tai galite padaryti įvesdami atsarginės kopijos aplanko pavadinimą laukelyje Nurodykite mums, kur išsaugoti atsargines kopijas (kietasis būdas) arba spustelėdami mygtuką Naršyti ir naudodami dialogo langą Naršyti aplanką, kurį rodo Windows, kad pasirinktumėte numatytoji atsarginės kopijos vieta.
• Tiksliai sureguliuokite atsarginės kopijos kūrimo operaciją. Dialogo lange Atsarginės kopijos parinktys pateikiami keli žymės langeliai, kuriuos galite naudoti norėdami tiksliai sureguliuoti seną „QuickBooks“ atsarginės kopijos kūrimo operaciją. Žymės langelis pavadinimu Pridėti atsarginės kopijos datą ir laiką prie failo pavadinimo, jei pasirinktas, daro tik tai, ką sako. Žymės langelis pavadinimu Apriboti atsarginių kopijų skaičių šiame aplanke iki [X] nurodo „QuickBooks“ apriboti atsarginių „QuickBooks“ failo kopijų, kurias jis saugo atsarginių kopijų aplanke, skaičių. Numatytasis atsarginių kopijų skaičius yra trys, o tai turėtų būti gerai.
• Nurodykite atsarginio priminimo taisyklę. Galite pažymėti žymimąjį laukelį Priminti sukurti atsarginę kopiją, kai uždarysiu įmonės failą kas [X] kartų, kad nurodytumėte „QuickBooks“ kaskart priminti, kad reikia sukurti atsarginę kopiją. Pagal numatytuosius nustatymus „QuickBooks“ primena jums kas ketvirtą kartą uždarius duomenų failą, tačiau galite pakeisti reikšmę teksto laukelyje, kad nurodytumėte kitą atsarginės kopijos priminimo dažnumą.
• Pasirinkite duomenų patvirtinimo parinktį. „QuickBooks“ siūlo tris duomenų tikrinimo parinktis: visišką patvirtinimą (saugu, bet lėtą), greitesnį patvirtinimą (greitai, bet ne taip nuodugniai) ir be patvirtinimo (šiuo metu sutaupote šiek tiek laiko, o vėliau gali kilti didelių problemų). „QuickBooks“ ir aš rekomenduojame parinktį „Visiškas patvirtinimas“.

Baigę dialogo langą Atsarginės kopijos parinktys, spustelėkite Gerai, tada spustelėkite Pirmyn. „QuickBooks“ rodo antrąjį dialogo langą „Sukurti atsarginę kopiją“.

Antrasis dialogo langas Sukurti atsarginę kopiją.

6. Nustatykite, kada „QuickBooks“ turėtų sukurti atsarginę duomenų failo kopiją.

Antrajame Atsarginės kopijos kūrimo vedlio dialogo lange yra parinkčių mygtukai, kuriuos naudojate planuodami, kada norite kurti atsargines kopijas. Norėdami nurodyti, kad norite sukurti atsarginę kopiją vietoje, pasirinkite akutę Išsaugoti dabar.

Pastaba: Pats ir turiu galvoje labai, pirmą kartą atsargines QuickBooks failą naudojant Sukurti atsarginę komandą, QuickBooks neprašo, kada ji turėtų atsarginę savo duomenų failą. Tai tiesiog sukuria atsarginę duomenų failo kopiją, praleisdama šį veiksmą.

7. Patvirtinkite atsarginės kopijos failo vietą ir pavadinimą.

Kai rodomas antrasis Atsarginės kopijos vedlio dialogo langas, spustelėkite Pirmyn. „QuickBooks“ rodo dialogo langą Išsaugoti atsarginę kopiją. Jei sėkmingai atlikote 5 veiksmą, jau nurodėte atitinkamą aplanko vietą atsarginės kopijos failui. Kad būtumėte saugūs, patvirtinkite, kad dialogo lange Išsaugoti atsarginę kopiją rodomas failo pavadinimas ir aplanko vieta yra teisingi. Jei aplanko vieta neteisinga, išskleidžiamajame meniu Įrašyti pasirinkite naują aplanko vietą. Jei failo pavadinimas neteisingas, redaguokite pavadinimą, rodomą teksto laukelyje Failo pavadinimas.

Dialogo langas Išsaugoti atsarginę kopiją.

8. Spustelėkite Išsaugoti.

„QuickBooks“ sukuria atsarginę duomenų failo kopiją ir parodo pranešimų laukelį, nurodantį, kad sukūrė failo atsarginę kopiją. Pranešime taip pat pateikiamas atsarginės kopijos failo pavadinimas ir aplanko vieta.

Atsarginių „QuickBook“ failų kopijų kūrimas internete

Galite greitai ir lengvai sukurti atsargines duomenų kopijas internete. Jei tai padarysite, jums nebereikės nepamiršti pasidaryti atsarginių kopijų ir paimti jų iš išorės. Norėdami sužinoti daugiau apie internetinę atsarginę kopiją, pasirinkite Failas → Sukurti atsarginę kopiją ir spustelėkite nuorodą Sužinokite daugiau apie „QuickBooks Online Backup“.

„Online Backup“ paslauga yra labai gera idėja, jei turite greitą interneto ryšį, tačiau paslauga kainuoja šiek tiek pinigų. Priklausomai nuo paslaugos lygio, mokate mažiausiai 100–200 USD per metus, tačiau galite nustatyti paslaugą taip, kad „QuickBooks“ reguliariai kurtų jūsų duomenų ir net kitų svarbių failų atsargines kopijas.

Du paskutiniai punktai, susiję su „QuickBooks“ internetinės atsarginės kopijos kūrimo parinktimi:

• Tik dėl įrašo reikia susirūpinti saugumu. (Daugiau apie saugos priemones galite perskaityti „QuickBooks“ svetainėje, tačiau jūsų duomenys internete yra tokie pat saugūs, kaip ir jūsų biure.)
• Dauguma žmonių turėtų naudoti paslaugą „Online“ atsarginės kopijos kūrimas ne svetainėje tokiomis kainomis, kurias siūlo „Intuit“, atrodo, kad tai tikrai puikus pasiūlymas bet kokiam verslui, kuriame svarbūs „QuickBooks“ duomenų failai.

Atkurti „QuickBooks“ duomenis, kurių atsargines kopijas sukūrėte

Kas atsitiks, jei prarasite visus „QuickBooks“ duomenis? Visų pirma, raginu jus jaustis pasipūtusiems. Išgerk puodelį kavos. Atsiloškite kėdėje. Patoginkite porą minučių. Tu, mano drauge, neturi problemų. Jūs vykdėte nurodymus.

Gerai, galite turėti vieną ar dvi problemas, bet tikriausiai dėl jų galite kaltinti kompiuterio gremlinus. Jei dėl nelaimės, dėl kurios praradote duomenis, į šiukšlių dėžę buvo įtrauktos ir kitos kompiuterio dalys, gali tekti iš naujo įdiegti „QuickBooks“. Taip pat gali tekti iš naujo įdiegti visą kitą programinę įrangą.

Pakankamai apsidžiaugę (ir vėl sujungę kompiuterį, jei tai buvo nelaimės priežastis), atidžiai atlikite šiuos veiksmus, kad atkurtumėte „QuickBooks“ duomenis:

1. Gaukite atsargines failų kopijas.

Suraskite sukurtą atsarginę kopiją ir įkelkite ją į atitinkamą diską (diskui) arba USB prievadą (įrenginį arba išorinį šaltinį). Jei dirbate su išoriniu disku, atlikite bet ką, ką reikia padaryti, kad pasiektumėte tą įrenginį, pvz., įjunkite išorinio disko maitinimą.

2. Paleiskite „QuickBooks“ ir pasirinkite Failas → Atidaryti arba atkurti įmonę.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Atidaryti arba atkurti įmonę.

Dialogo langas Atidaryti arba atkurti įmonę.

3. Nurodykite, kad norite atkurti atsarginę QuickBooks duomenų failo kopiją; tada spustelėkite Pirmyn.

Kaip tai padaryti, aišku, tiesa? Pasirinkite radijo mygtuką Atkurti atsarginę kopiją.

4. Pasakykite „QuickBooks“, ar atsarginę kopiją sukūrėte vietoje, ar prisijungę; tada spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Atidaryti arba atkurti įmonę (nerodomas).

5. Pasirinkite Vietinės atsarginės kopijos parinkties mygtuką, nurodydami, kad sukūrėte vietinę atsarginę kopiją, tada spustelėkite Pirmyn.

6. Nurodykite atsarginės kopijos failą, kurį norite naudoti; tada spustelėkite Atidaryti.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Atidaryti atsarginę kopiją. Jei žinote įmonės failo pavadinimą ir vietą, galite įvesti šią informaciją į pateiktus laukelius. Jei nežinote šios informacijos, naudokite išskleidžiamąjį meniu Ieškoti, kad nustatytumėte diską, kuriame yra failas, kurio atsarginę kopiją norite sukurti; tada pasirinkite atsarginės kopijos failą, kurį norite atkurti, ir spustelėkite Atidaryti. „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Open or Restore Company“ (nerodomas), nurodydamas, kad kitas veiksmas (kur nurodote atkūrimo vietą) yra labai svarbus.

Dialogo langas Atidaryti atsarginę kopiją.

7. Nurodykite, kur bus atkurtas failas; tada dar kartą spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Įrašyti įmonės failą kaip. Norėdami nustatyti failą, kurį norite pakeisti, naudokite teksto laukelį Failo pavadinimas ir išskleidžiamąjį meniu Įrašyti.

Dialogo langas Įrašyti įmonės failą kaip.

Jei žinote įmonės failo pavadinimą ir vietą, galite įvesti šią informaciją pateiktuose teksto laukeliuose. Jei nežinote šios informacijos, naudokite išskleidžiamąjį meniu Įrašyti ir įsitikinkite, kad atkurtą failą įdėjote į tinkamą aplanką, esantį reikiamame diske.

8. Spustelėkite Išsaugoti.

Jei failas, kurį bandote atkurti, jau yra, pamatysite tai nurodantį pranešimo laukelį.

9. Spustelėkite Taip, kad perrašytumėte ir pakeistumėte failą į saugomą atsarginės kopijos diske, arba spustelėkite Ne, kad išsaugotumėte originalią kopiją.

„QuickBooks“ gali paprašyti jūsų slaptažodžio, kad patikrintų, ar turite administratoriaus leidimą atkurti failą. Tada, jei viskas vyksta gerai, pamatysite pranešimo laukelį, kuriame taip sakoma. Giliai įkvėpkite ir padėkok.

Kai atkuriate failą, pakeičiate dabartinę failo versiją atsarginės kopijos versija, saugoma atsarginėje laikmenoje. Neatkurkite failo dėl pramogos. Atkurkite failą tik tuo atveju, jei dabartinė versija išmesta į šiukšliadėžę ir norite pradėti iš naujo naudodami atsarginės kopijos diske saugomą versiją.

Turite iš naujo įvesti viską, ką įvedėte nuo tada, kai padarėte atsarginę kopiją. Tu esi išsekęs. Pasisekė, praėjo neilgai nuo tada, kai padarėte atsarginę kopiją.

Buhalterio kopijos naudojimas

Kalbėdamas apie namų valymą, kurį galite atlikti naudodami „QuickBooks“ failus, paminėsiu buhalterio kopijavimo funkciją.

Pradėsiu sakydamas, kad ši funkcija man nelabai patinka. Iš savo patirties - ir mano įmonė aptarnauja šimtus mažų įmonių per QuickBooks - buhalteris kopija neveikia , kad gerai veikia praktikoje. Bet vis tiek galbūt norėsite tai išbandyti.

Buhalterio kopija leidžia jūsų buhalteriui koreguoti specialią jūsų „QuickBooks“ duomenų failo kopiją, kol jūs ir toliau įvesite savo kasdienes operacijas į pagrindinį failą. Kai buhalteris grąžins atnaujintą failą, pakeitimus galite vėl sujungti į pagrindinį failą.

Norėdami naudotis Buhalterio kopijavimo funkcija, pasirinkite Failas → Kurti kopiją. Pasirinkite parinktį Buhalterio kopija ir vadovaukitės ekrane pateikiamomis instrukcijomis. Buhalterio pakeitimus galėsite importuoti vėliau. Jei jums reikia pagalbos dėl šios funkcijos, pasitarkite su savo buhalteriu.

Niekada neturėtumėte naujovinti į naujesnę „QuickBooks“ versiją, kol buhalteris vis dar dirba su buhalterio kopija. Bent jau neturėtumėte to daryti, jei planuojate naudoti buhalterio pakeitimus. Jei naudojama aktyvi buhalterio kopija, ekrano viršuje, šalia įmonės pavadinimo, bus nurodytas šis faktas.

Darbas su nešiojamaisiais failais

„QuickBooks“ apima nešiojamųjų failų funkciją. Nešiojamas byla yra mažesnis, kondensuotas versija QuickBooks "duomenų failą. Nešiojamasis failas yra pakankamai mažas, kad tikriausiai galėtumėte jį išsiųsti el. paštu savo buhalterei, seseriai Portlande arba man.

Norėdami sukurti nešiojamąjį failą, pasirinkite Failas → Kurti kopiją. Kai „QuickBooks“ rodomas pirmasis dialogo langas „Išsaugoti kopiją“ arba „Atsarginė kopija“, pasirinkite parinktį „Portable Company File“, spustelėkite „Kitas“ ir vadovaukitės ekrane pateikiamomis instrukcijomis. Procesas, beje, panašus į atsarginės kopijos kūrimo procesą. Manau, kad labai lengva išsaugoti failą darbalaukyje. Tada galite lengvai pridėti jį prie savo el. pašto ir išsiųsti. Kai kita šalis gaus failą, galite nuvilkti kopiją į šiukšliadėžę. Jūsų tikrasis failas lieka nepažeistas. (Nešiojamasis failas paprastai turi būti 10 MB ar mažesnis, kad būtų galima siųsti per daugumą el. pašto paslaugų.)

Norėdami atidaryti nešiojamąjį failą, asmuo (tai gali būti jūsų buhalterė, jūsų sesuo Portlande arba aš) turėtų pasirinkti Failas → Atidaryti arba atkurti įmonę. Kai „QuickBooks“ parodo dialogo langą Atidaryti arba atkurti įmonę, šis kitas asmuo tiesiog nurodo failą, kurį nori atidaryti kaip nešiojamąjį failą, ir tada vykdo ekrane pateikiamas instrukcijas.

Naudojant audito seką

Dėl kokios nors keistos priežasties apskaitos pasaulyje po Bernio Madoffo žmonės daug labiau domisi „QuickBooks“ audito sekos funkcija. Dėl šio atsinaujinusio susidomėjimo leiskite man pasidalinti trimis dalykais, kuriuos reikia žinoti apie „QuickBooks“ audito sekos funkcijos naudojimą:

• Audito seka yra tiesiog pokyčių sąrašą. „QuickBooks“ audito seka – tai paprasta ataskaita, kurioje pateikiami „QuickBooks“ duomenų failo pakeitimai – leidžia pamatyti, kas ką pakeitė.
• Negalite išjungti audito sekos funkcijos naujausiose „QuickBooks“ versijose. Atitinkamai, kiekvienas jūsų atliktas (arba kas nors kitas jūsų biure atliktas) pakeitimas „QuickBooks“ įrašomas.
• Audito sekos ataskaitą galite atsispausdinti pasirinkę Ataskaitos → Buhalteris ir mokesčiai → Audito seka.

Uždarymo slaptažodžio naudojimas

„QuickBooks“ nereikalauja – ar net neleis – „uždaryti“ mėnesių ir metų, kaip darė senosios rankinės apskaitos sistemos. (Kai „uždarėte“ seną ataskaitinį laikotarpį, pajamų ir išlaidų sąskaitas iš tikrųjų nulėmėte, o grynąją sumą pervedėte į savininko nuosavybės sąskaitas.)

Tačiau „QuickBooks“ leidžia naudoti uždarymo datą ir slaptažodį. Uždarymo data tarsi neleidžia kam nors įvesti operacijų anksčiau nei nurodyta data. Pavyzdžiui, jei nustatote uždarymo slaptažodį, kažkas turi pateikti šį slaptažodį prieš įvesdamas operaciją arba pakeisdamas operaciją, kuri buvo atlikta prieš uždarymo datą. Jei nenustatote uždarymo slaptažodžio, kažkas, bandantis įvesti arba pakeisti operaciją, datą prieš uždarymo datą, bus įspėjamas, tačiau tas asmuo vis tiek gali sukurti arba pakeisti įrašą.

Norėdami nustatyti uždarymo datą, pasirinkite Redaguoti → Nuostatos, spustelėkite piktogramą Apskaita, spustelėkite skirtuką Įmonės nuostatos, tada spustelėkite mygtuką Nustatyti datą / slaptažodį, kad „QuickBooks“ būtų rodomas dialogo langas Nustatyti uždarymo datą ir slaptažodį. Uždarymo datos teksto laukelyje įvedate uždarymo datą (tikriausiai paskutinių baigtų metų pabaigą), tada įveskite slaptažodį (du kartus): teksto laukelyje Uždarymo datos slaptažodis ir teksto laukelyje Patvirtinti slaptažodį. Pastaba: pažymėkite žymės langelį pavadinimu Neįtraukti sąmatų, pardavimo užsakymų ir pirkimo užsakymų iš uždarymo datos apribojimų, kad neprarastumėte prieigos prie šių operacijų kaip uždarymo dalies.

Dialogo langas Nustatyti uždarymo datą ir slaptažodį.

Nenustatykite „QuickBooks“ failo, kurį norite išsiųsti buhalteriui, pabaigos datos ir slaptažodžio, kad jis ar ji galėtų parengti jūsų mokesčių deklaraciją. Jūsų mokesčių buhalteris tikriausiai turės pakeisti „QuickBooks“ failą, kad sinchronizuotų įrašus ir mokesčių deklaraciją. Jūs norite „užrakinti“ praėjusius metus tik tada, kai bus užpildyta mokesčių deklaracija.