„QuickBooks 2014“ duomenų konfidencialumas

Apskaitos duomenys dažnai yra konfidenciali informacija. Jūsų „QuickBooks“ duomenys rodo, kiek pinigų turite banke, kiek esate skolingi kreditoriams ir kiek (arba kiek mažai!) pelno jūsų įmonė gamina. Kadangi ši informacija yra privati, pirmiausia jums rūpi administruojant „QuickBooks“ apskaitos sistemą, kad jūsų duomenys būtų konfidencialūs.

Norėdami išlaikyti „QuickBooks“ duomenų konfidencialumą, turite du papildomus metodus. Pirmasis konfidencialumo išsaugojimo būdas priklauso nuo „Microsoft Windows“ integruotų saugos funkcijų. Kitas metodas priklauso nuo „QuickBooks“ saugos funkcijų.

„Windows“ saugos naudojimas

Galite naudoti „Microsoft Windows 7“ arba „Windows 8“, „Windows Vista“ arba „Windows XP“ teikiamą apsaugą, kad apribotumėte prieigą prie failo (programos failo arba duomenų failo) konkretiems vartotojams. Tai reiškia, kad galite naudoti „Windows“ lygio apsaugą, kad nurodytumėte, kas gali ir negali naudoti „QuickBooks“ programos arba pasiekti „QuickBooks“ duomenų failą.

Jei jau naudojate „Windows“ lygio saugą, jūs (arba kažkas jūsų biure) žinote, kaip naudoti šį įrankį, kad išvengtumėte neteisėtos prieigos prie programų ir duomenų failų (arba jų naudojimo). Norėdami naudoti „Windows“ lygio saugą „QuickBooks“, galite tiesiog pritaikyti turimas bendrąsias žinias „QuickBooks“ programos faile arba „QuickBooks“ duomenų faile.

Jei dar nenaudojate „Windows“ lygio saugos, jums nereikia stengtis išmokti sudėtingos „Windows“ saugos sistemos. Galite naudoti paprastesnę „QuickBooks“ apsaugą.

„QuickBooks“ saugos naudojimas

Galite apsaugoti savo „QuickBooks“ duomenų konfidencialumą priskirdami slaptažodį „QuickBooks“ įmonės duomenų rinkmenai. Tai galite padaryti „QuickBooks“ sąrankos proceso metu.

Slaptažodį taip pat galite nustatyti pasirinkę komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Keisti slaptažodį. Kai pasirenkate šią komandą, „QuickBooks“ rodo dialogo langą Keisti „QuickBooks“ slaptažodį.

Norėdami nustatyti slaptažodį, tiesiog įveskite tą patį slaptažodį teksto laukeliuose Naujas slaptažodis ir Patvirtinti naują slaptažodį. Atminkite, kad jūsų slaptažodis susietas su vartotojo vardu Admin (kuris reiškia administratorių).

Jei dar nenustatėte slaptažodžio, neturite seno slaptažodžio, todėl nematysite teksto laukelio Senas slaptažodis. Jei dirbate su administratoriaus slaptažodžiu, taip pat turite pateikti iššūkio klausimą ir atsakymą. (Tai leis jums atkurti prieigą prie „QuickBooks“ failo, jei pamiršite administratoriaus slaptažodį.)

Akivaizdu, kad slaptažodį norite nustatyti taip, kad niekas (netgi kompiuteris) jo negalėtų atspėti. Tai reiškia, kad slaptažodis žodyne neturėtų būti žodis. Jūsų slaptažodis taip pat neturėtų būti skaičius. Jūsų slaptažodis neturėtų būti žodis, frazė ar vardas, kurį kai kurie bendradarbiai gali lengvai išsiaiškinti.

Geriausi slaptažodžiai (saugumo požiūriu) yra beprasmiai raidžių ir skaičių deriniai, pvz., f34t5s arba s3df43x2.

Nustatę slaptažodį, turėtumėte periodiškai jį keisti. Norėdami pakeisti slaptažodį, taip pat pasirinkite komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Keisti slaptažodį. „QuickBooks“ vėl rodo dialogo langą Keisti „QuickBooks“ slaptažodį.

Šį kartą teksto laukelyje Keisti slaptažodį turite įvesti seną slaptažodį. Tada turėsite įvesti naują slaptažodį ir teksto laukeliuose Naujas slaptažodis, ir Patvirtinti naują slaptažodį.

„QuickBooks“ reikalauja vartotojo vardo ir slaptažodžio, kad galėtų atidaryti įmonės duomenų failą. Pavyzdžiui, jei savo įmonės duomenų failui priskiriate slaptažodį, kai tik paleidžiama „QuickBooks“, rodomas „QuickBooks“ prisijungimo dialogo langas, kuriame įvesite savo vartotojo vardą ir slaptažodį, tada spustelėkite Gerai. „QuickBooks“ atidaro duomenų failą. Jei negalite pateikti slaptažodžio, „QuickBooks“ neatidaro duomenų failo.