„QuickBooks 2014“ duomenų failo atsarginių kopijų kūrimo pagrindai

Labai svarbi užduotis, kurią turite atlikti jūs arba koks nors bendradarbis, yra atsarginė „QuickBooks“ duomenų failo kopija. Keletas elementų, saugomų jūsų kompiuterio standžiajame diske, nusipelno tiek pat priežiūros, kiek „QuickBooks“ duomenų failas. Tiesiogine prasme „QuickBooks“ duomenų failas apibūdina jūsų verslo finansinius reikalus. Jūs visiškai nenorite prarasti duomenų failo.

Pavyzdžiui, duomenų failo praradimas gali reikšti, kad nežinote, kiek turite pinigų, nežinote, ar uždirbate, ar prarandate pinigus, ir negalėsite lengvai ar tiksliai parengti savo metinių mokesčių deklaracijas.

Laimei, atsarginės „QuickBooks“ duomenų failo kopijos kūrimas yra gana paprastas. Turite atlikti tik devynis veiksmus:

1 Pasirinkite komandą Failas → Sukurti kopiją.

„QuickBooks“ rodomas dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją, kuriame pateikiamos trys parinktys: galimybė išsaugoti atsarginę „QuickBooks“ failo kopiją, galimybė sukurti nešiojamą įmonės failą ir galimybė sukurti buhalterio kopiją.

2Norite išsaugoti atsarginę kopiją, todėl spustelėkite parinkties mygtuką Atsarginė kopija; tada spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte.

Kopijuodami „QuickBooks“ failą galite sukurti visą atsarginės kopijos failą arba nešiojamą įmonės failą. Nešiojamasis įmonės failas yra mažesnis nei atsarginės kopijos failas, todėl juo patogiau judėti. Pavyzdžiui, nešiojamą įmonės failą galite lengviau išsiųsti el. paštu.

Nešiojami įmonės failai yra tokie: „QuickBooks“ turi sunkiai dirbti, kad nešiojamų įmonės failų dydis būtų mažas. „QuickBooks“ taip pat turi daugiau padirbėti, kad vėliau, kai norėsite su juo dirbti, ištrintų failą.

Spustelėjus Kitas, pasirodo dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją. Galite eiti tiesiai į dialogo langą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją pasirinkę komandą Failas→Sukurti atsarginę kopiją.

3 Nurodykite, ar norite išsaugoti „QuickBooks“ atsarginės kopijos failą savo įmonės kompiuteryje, ar „QuickBooks“ išoriniame duomenų centre.

Spustelėkite Vietinė atsarginė kopija, kad nurodytumėte, jog norite saugoti atsarginę failo kopiją kompiuterio standžiajame diske arba kokiame nors išimamame saugojimo įrenginyje, pavyzdžiui, „flash drive“.

4 Spustelėkite mygtuką Parinktys, kad pasirinktumėte atsarginės kopijos vietą.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Atsarginės kopijos parinktys.

5Nurodykite, kuriame aplanke ar diske turi būti kuriama įmonės failo atsarginė kopija.

Tiesiog įveskite kelio pavadinimą tiesiai į laukelį, nurodantį, kur išsaugoti atsargines kopijas.

Jei nežinote, kaip įvesti kelio pavadinimą, spustelėkite mygtuką Naršyti. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Naršyti aplanką, naudokite jo aplankų sąrašą, kad pasirinktumėte diską arba aplanką, kurį norite naudoti „QuickBooks“ atsarginėms kopijoms kurti.

6 (Pasirenkama) Pasirinkite atsargines parinktis.

Taip pat galite naudoti dialogo langą Atsarginės kopijos kūrimo parinktys, kad nurodytumėte, kada „QuickBooks“ turėtų priminti sukurti atsarginę kopiją ir kaip „QuickBooks“ turėtų kurti atsargines kopijas:

Laiko žymų pridėjimas: norėdami prie atsarginės kopijos failo pavadinimo pridėti atsarginės kopijos kūrimo datą ir laiką, pažymėkite žymės langelį Pridėti atsarginės kopijos datą ir laiką prie failo pavadinimo.

Atsarginių kopijų ribojimas: norėdami nurodyti „QuickBooks“ atsikratyti senų atsarginių kopijų, pažymėkite žymės langelį Apriboti atsarginių kopijų skaičių šiame aplanke iki X ir tada nurodykite, kiek atsarginių kopijų norite pasilikti, naudodami gretimą teksto laukelį.

Atsarginių priminimų nustatymas: pažymėkite žymės langelį Priminti sukurti atsarginę kopiją, kai uždarysiu įmonės failą kas X kartus ir gretimą teksto laukelį, kad nurodytumėte, jog norite gauti priminimą sukurti atsarginę QuickBooks failo kopiją, kai uždarysite „QuickBooks“. Jūsų intervalo parinktys apima kiekvieną kartą, kas antrą kartą, kas trečią kartą ir pan.

Duomenų tikrinimo įgalinimas: naudokite patvirtinimo mygtukus, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad ji, kurdama atsargines duomenų kopijas, patikrintų duomenų vientisumą. Norėdami gauti geriausią ir išsamiausią „QuickBooks“ patvirtinimą, pasirinkite akutę Užbaigti patvirtinimą.

Arba, jei neturite laiko papildomai kelioms sekundėms patikrinti, ar duomenų patvirtinimas užtruks, pasirinkite akutę Greitesnis patvirtinimas. Dar geriau, visiškai išmeskite atsargumą vėjui – atsargumas vis tiek skirtas kūdikiams – ir pasirinkite akutę No Verification.

7Spustelėkite Gerai, kai baigsite nurodyti atsarginės kopijos vietą ir parinktis, tada spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą (nerodomas), kuriame klausiama, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

8Nurodykite, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Paprastai norite sukurti atsarginę kopiją, kai pasirenkate komandą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją. Tokiu atveju, kai „QuickBooks“ rodo dialogo langą „Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją“, kuriame užduodamas klausimas „kada“, spustelėkite mygtuką Išsaugoti dabar.

Tačiau taip pat galite nurodyti „QuickBooks“ reguliariai planuoti atsarginių „QuickBooks“ duomenų failo kopijų kūrimą pagal kokią nors protingą schemą, kai „QuickBooks“ užduoda „kada“ klausimą, spustelėdami mygtukus Išsaugoti dabar ir Suplanuoti būsimas atsargines kopijas arba spustelėdami Tik planuoti ateitį. Atsarginių kopijų kūrimo mygtukas.

Jei pasakysite „QuickBooks“, kad norite planuoti atsargines kopijas, „QuickBooks“ parodys kelis dialogo langus, kuriuos naudojate kurdami naują atsarginių kopijų kūrimo tvarkaraštį, pavadindami tvarkaraštį ir nustatydami dienas bei laiką, kada turėtų būti planuojamos atsarginės kopijos.

9Spustelėkite Baigti, kad uždarytumėte dialogo langą Įrašyti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Nurodę, kaip turėtų veikti atsarginė kopija, spustelėkite Baigti. „QuickBooks“ sukuria atsargines dabartinio „QuickBooks“ įmonės failo kopijas (arba sukuria jo kopiją) ir išsaugo tą naują failo kopiją atsarginės kopijos vietoje.