„QuickBooks 2013 Pro“ ir „Premier“ kelių vartotojų aplinkoje

„QuickBooks Pro“ ir „Premier 2013“ leidžia nustatyti kelis „QuickBooks“ duomenų failo slaptažodžius. Puiku yra tai, kad galite nurodyti „QuickBooks“ leisti tam tikriems vartotojams ir slaptažodžiams atlikti tik tam tikrus veiksmus.

Pavyzdžiui, įmonės savininkas gali turėti slaptažodį, leidžiantį jai daryti bet ką. Bet, pavyzdžiui, naujas buhalteris gali turėti slaptažodį, leidžiantį tik įrašyti sąskaitas į sistemą.

Norėdami nustatyti papildomus vartotojus ir slaptažodžius „QuickBooks Pro“ ir „QuickBooks Premier 2013“ leidimuose, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Įmonė → Nustatyti vartotojus ir slaptažodžius → Nustatyti vartotojus.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Vartotojų sąrašas. Dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys nurodo visus vartotojus, kuriems nustatyta prieiga prie „QuickBooks“, ir vaidmenis, kuriuos „QuickBooks“ gali atlikti naudodama „QuickBooks“. Vartotojų sąrašas, esantis dialogo lango skirtuke Vartotojų sąrašas, taip pat nurodo, kas šiuo metu yra prisijungę prie sistemos.

Pasakykite „QuickBooks“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką „Pridėti vartotoją“.

„QuickBooks“ rodo pirmąjį vartotojo slaptažodžio ir prieigos dialogo langą.

Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Suteikite kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote slaptažodį, vartotojo vardą. Tai galite padaryti įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą – į laukelį Vartotojo vardas. Kai identifikuosite vartotoją, įveskite vartotojo slaptažodį į teksto laukelius Slaptažodis ir Patvirtinti slaptažodį.

Nustatykite vartotojo vaidmenį (-us).

Naudokite sąrašo laukelį Galimi vaidmenys, kad pasirinktumėte vaidmenis (arba pareigas), kuriuos atlieka vartotojas. Tada įtraukite pasirinktą vaidmenį į vartotojo priskirtų vaidmenų sąrašą spustelėdami mygtuką Pridėti. Norėdami perkelti vaidmenį iš vartotojo, pasirinkite vaidmenį sąrašo laukelyje Priskirti vaidmenys ir spustelėkite Pašalinti.

Naujo vartotojo dialogo lango apačioje esančiame langelyje Aprašymas išsamiau aprašomas vaidmuo, įskaitant „QuickBooks“ vartotojo, kuriam paprastai gali būti priskirtas pasirinktas vaidmuo, tipą.

(Pasirenkama) Jei reikia, pakeiskite vaidmenis.

Galite patikslinti vaidmenis, kuriuos priskiriate „QuickBooks“ pagalba. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys pasirinkite skirtuką Vaidmenys, spustelėkite vaidmenį, kurį norite pakeisti, ir spustelėkite mygtuką Redaguoti. Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Redaguoti vaidmenį, sąraše „Sritis ir veikla“ pasirinkite apskaitos veiklą arba sritį, tada naudokite srities prieigos lygio mygtukus, kad nurodytumėte, ką gali daryti pasirinktą vaidmenį turintis vartotojas.

Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, pasirinkdami akutę Nėra. Galite nurodyti, kad vartotojas turėtų turėti visišką prieigą, pasirinkdami akutę Visas. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pasirinkite mygtuką Dalinis ir atitinkamai pažymėkite arba panaikinkite žymėjimą laukeliuose Kurti, Keisti, Naikinti, Spausdinti ir Peržiūrėti balansą. Spustelėkite Gerai, kad išsaugotumėte pakeitimus ir grįžtumėte į dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys.

Galite pamatyti, kokią prieigą iš pradžių turi bet kuris vaidmuo, pasirinkę vieną iš įrašų sąraše Sritis ir veikla. „QuickBooks“ naudoja srities prieigos lygio mygtukus ir langelius, kad parodytų esamus vaidmens nustatymus.

(Pasirenkama) Peržiūrėkite naudotojo leidimus.

Nustatę vartotoją turėtumėte (kad būtumėte atsargūs) peržiūrėti vartotojui suteiktus leidimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vartotojų sąrašas, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Žiūrėti teises.

Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas View Permissions (nerodomas), pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Rodyti, kad pamatytumėte langą View Permissions, kuriame rodomas labai išsamus sąrašas, ką vartotojas gali ir ko negali daryti.

(Pasirenkama) Peržiūrėkite savo vaidmens pakeitimus.

Jei keičiate vaidmens leidimus, tikriausiai taip pat norėsite peržiūrėti tuos pakeitimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vaidmenų sąrašas, pasirinkite vaidmenį ir spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus. „QuickBooks“ rodo kitą dialogo lango „View Permissions“ versiją, kurioje pateikiami jūsų ir „QuickBooks“ nustatyti vaidmenys.

Pasirinkite vaidmenį, kurį norite peržiūrėti, tada spustelėkite mygtuką Peržiūrėti leidimus. „QuickBooks“ rodo kitą lango „View Permissions“ versiją su išsamiu sąrašu, ką asmuo, turintis vaidmenį, gali ir ko negali padaryti.

Baigę peržiūrėti vartotojo ir vaidmens teises, spustelėkite Uždaryti, kad uždarytumėte visus atidarytus langus, tada spustelėkite mygtuką Atšaukti arba Uždaryti, kad uždarytumėte visus atidarytus dialogo langus.

Nuo šio momento naujasis vartotojas gali naudoti „QuickBooks“; tačiau jo teisės apsiriboja jūsų nurodytomis teisėmis.

Buhalteriai dažnai nori matyti konkrečių vartotojų teises. Tai ypač aktualu, jei jūsų CPA audituoja kaip metinio uždarymo dalį. (Galite būti audituotas, jei bankas nori, pavyzdžiui, audituotų finansinių ataskaitų.) „QuickBooks“ peržiūros leidimų langas yra puikus būdas peržiūrėti šiuos duomenis internete, o jei norite atspausdinti leidimų informacijos kopiją, tereikia spustelėkite lango mygtuką Spausdinti.