„QuickBooks 2012“ sutrumpinimo failo funkcija

„QuickBooks 2015 Condense“ funkcija atlieka keletą dalykų. Pirmiausia jis sukuria archyvinę duomenų failo kopiją ir apdoroja tą duomenų failą, kad jis būtų mažesnis. Norėdami gauti daugiau informacijos, peržiūrėkite toliau pateiktą paaiškinimą:

• „QuickBooks Condense“ komanda sukuria nuolatinę „QuickBooks“ duomenų failo kopiją. (Tai vadinama archyvine bylos kopija .) Archyvinė įmonės bylos kopija yra įmonės bylos, kuri egzistuoja tam tikru momentu, momentinė nuotrauka.

  Jei kas nors vėliau turi klausimų – galbūt jūsų buhalteris, federalinis ar valstijos auditorius – galite naudoti archyvinę duomenų failo kopiją, kad parodytumėte, kaip įmonės byla atrodė tam tikru momentu.

• Failų sutrumpinimo procesas sumažina duomenų failą, apibendrindamas daugybę senų uždarų, išsamių operacijų naudojant didelius monstrų žurnalo įrašus.

Kadangi šis sutrumpinimas ir archyvavimas gali būti šiek tiek painus, čia pateikiama trumpa santrauka, kas tiksliai nutinka, kai sutrumpinate „QuickBooks“ įmonės failą. Štai ką „QuickBooks“ paprastai daro proceso metu:

• Išsaugo jūsų įmonės failų archyvinę kopiją : kai sutrumpinate „QuickBooks“ įmonės failą, „QuickBooks“ išsaugo archyvinę to failo kopiją.

• Pašalina senas uždarytas operacijas : kaip kondensavimo proceso dalis, „QuickBooks“ suteikia galimybę pašalinti senas, uždarytas operacijas iš dabartinės, veikiančios „QuickBooks“ įmonės failo versijos.

  Atminkite, kad archyvuojant sukuriama archyvinė QuickBooks įmonės failo kopija. Tačiau jūs vis dar turite darbinę „QuickBooks“ įmonės failo versiją. Būtent ši dabartinė veikianti „QuickBooks“ įmonės failo versija išvaloma arba sutrumpinama pašalinus senas, uždarytas operacijas.

  Uždarytos operacijos yra operacijos, kurių „QuickBooks“ nebereikia išsamiai stebėti. Pavyzdžiui, sena kliento sąskaita faktūra – po to, kai ji buvo apmokėta – yra uždaryta operacija. Senas čekis, išrašytas tam tikram pardavėjui, po to, kai jis patvirtinamas banke, yra uždaryta operacija.

• Apibendrina senas, uždarytas operacijas : kadangi senos, uždarytos operacijos pašalinamos iš „QuickBooks“ duomenų failo, sutankinimas paprastai sukuria senų, uždarytų operacijų mėnesio žurnalo įrašų suvestinę ir įkelia šias suvestines operacijas į dabartinę, veikiančią „QuickBooks“ duomenų failo versiją.

  Šie suvestinės mėnesio žurnalo įrašai leidžia toliau rengti mėnesines finansines ataskaitas. Pavyzdžiui, net jei archyvuojant pašalinamos visos senos, uždarytos operacijos, pvz., 2010 m. sausio mėn., 2013 m. vis tiek galite sudaryti 2010 m. sausio mėn. mėnesines finansines ataskaitas. Norėdami sudaryti 2010 m. sausio mėn. mėnesines finansines ataskaitas, „QuickBooks“ naudoja santrauką. mėnesiniai žurnalo įrašai.

• Išvalo audito seką: vienas beveik paslėptas „QuickBooks“ duomenų failų valymo efektas yra susijęs su audito seka. Jei išvalysite įmonės bylą ir nurodysite, kad įmonės byla turi būti sutrumpinta, „QuickBooks“ išvalo audito seką prieš „pašalintų uždarytų operacijų datą arba anksčiau“.

  Kitaip tariant, per laikotarpį, per kurį „QuickBooks“ pašalina senas, uždarytas operacijas, ji taip pat pašalina tų operacijų audito seką.

Kondensuoti failą procesas paprastai reiškia sukurti iš QuickBooks "duomenų failą, kad Sutaupote kopiją ir užslėpti kažkur ir sukurti mažesnių žemyn versija dirbanti įmonė failą. Tačiau komanda, kurią naudojate sutrumpinti „QuickBooks“ įmonės failą, taip pat leidžia sukurti beveik tuščius įmonės failus.

Daugumai žmonių niekada nereikės naudoti šios parinkties. yra tik viena „QuickBooks“ vartotojų kategorija, kuri gali norėti sukurti beveik tuščius įmonės failus. CPA ir konsultantai (kurie nori pakartotinai naudoti įmonės failą kitam verslo padaliniui ar klientui) gali norėti naudoti šią komandą, kad sukurtų įmonės duomenų failus, kuriuose jau yra daug sąrašų.