„QuickBooks 2012“ įmonės sprendimai kelių vartotojų aplinkoje

„QuickBooks 2012“ leidžia nustatyti kelis „QuickBooks 2012“ duomenų failo slaptažodžius. Tai tikrai puiku, kad galite nurodyti „QuickBooks 2012“ apriboti tam tikrus vartotojus ir slaptažodžius, kad jie galėtų atlikti tik tam tikrus veiksmus.

Pavyzdžiui, įmonės savininkas gali turėti slaptažodį, leidžiantį jai daryti bet ką. Bet, pavyzdžiui, naujas buhalteris gali turėti slaptažodį, leidžiantį tik įrašyti sąskaitas į sistemą.

Jei „QuickBooks 2012“ naudos daugiau nei vienas asmuo, norite nustatyti papildomus slaptažodžius. Norėdami tai padaryti naudodami „QuickBooks 2012 Enterprise Solutions“, atlikite šiuos veiksmus:

Pasirinkite komandą Įmonė → Vartotojai → Nustatyti vartotojus ir vaidmenis.

„QuickBooks 2012“ rodo dialogo langą Vartotojų sąrašas, kaip parodyta toliau pateiktoje iliustracijoje. Dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys nurodo visus vartotojus, kuriems nustatyta prieiga prie „QuickBooks“, ir vaidmenis, kuriuos „QuickBooks“ gali atlikti naudodama „QuickBooks“. Vartotojų sąrašas, kuris rodomas dialogo lango skirtuke Vartotojų sąrašas, taip pat nurodo, kas šiuo metu yra prisijungęs prie sistemos.

Pasakykite „QuickBooks 2012“, kad norite pridėti vartotoją, spustelėdami mygtuką Naujas.

Spustelėjus šį mygtuką, „QuickBooks“ rodomas naujo vartotojo dialogo langas, kaip parodyta.

Identifikuokite vartotoją ir pateikite slaptažodį.

Kiekvienam vartotojui, kuriam nustatote slaptažodį, turite suteikti vartotojo vardą. Tai galite padaryti įvesdami trumpą vardą – galbūt vartotojo vardą – į laukelį Vartotojo vardas. Kai identifikuojate vartotoją, įvesite vartotojo slaptažodį į teksto laukelius Slaptažodis ir Patvirtinti slaptažodį.

Nustatykite vartotojo vaidmenį (-us).

Naudokite sąrašo laukelį Galimi vaidmenys, kad pasirinktumėte vaidmenis (arba pareigas), kuriuos atlieka vartotojas. Tada įtraukite pasirinktą vaidmenį į vartotojo priskirtų vaidmenų sąrašą spustelėdami mygtuką Pridėti. Toliau pateiktame paveikslėlyje pavaizduota vartotoja Susan su buhaltere, nurodyta kaip priskirtas vaidmuo. Norėdami pašalinti vaidmenį iš vartotojo, pasirinkite vaidmenį sąrašo laukelyje Priskirti vaidmenys ir spustelėkite Pašalinti.

(Pasirenkama) Jei reikia, pakeiskite vaidmenis.

Galite patikslinti vaidmenis, kuriuos priskiriate „QuickBooks“ pagalba. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys pasirinkite skirtuką Vaidmenys, tada spustelėkite vaidmenį, kurį norite pakeisti, ir mygtuką Redaguoti.

Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas Redaguoti vaidmenį (žr. iliustraciją toliau), pasirinkite apskaitos veiklą arba sritį iš srities ir veiklos sąrašo, tada naudokite srities prieigos lygio mygtukus, kad nurodytumėte, ką gali daryti pasirinktą vaidmenį turintis vartotojas.

Galite nurodyti, kad vartotojas neturėtų turėti prieigos, atitinkamu radijo mygtuku pasirinkę Nėra, Visiška arba Dalinė prieiga. Jei vartotojas turėtų turėti dalinę prieigą, pasirinkite mygtuką Dalinis ir atitinkamai pažymėkite arba panaikinkite žymėjimą laukeliuose Kurti, Keisti, Naikinti, Spausdinti ir Peržiūrėti balansą. Spustelėkite Gerai, kad išsaugotumėte bet kokius vaidmenų pakeitimus ir grįžtumėte į dialogo langą Vartotojai ir vaidmenys.

Paprastai, kalbant apie apskaitos valdiklius, reikia suteikti minimalią prieigą. Jei kam nors nereikia prieigos prie „QuickBooks“ duomenų failo kasdienėms pareigoms atlikti, turėtumėte pasirinkti mygtuką Nėra.

Kuo daugiau galimybių tvarkytis savo apskaitos sistemoje, tuo didesnė rizika, kad kas nors gali įvesti klaidų į sistemą, ir tuo lengviau kas nors iš jūsų gali pavogti.

(Pasirenkama) Peržiūrėkite naudotojo leidimus.

Nustatę vartotoją turėtumėte (kad būtumėte atsargūs) peržiūrėti vartotojui suteiktus leidimus. Norėdami tai padaryti, dialogo lange Vartotojai ir vaidmenys spustelėkite skirtuką Vartotojų sąrašas, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Žiūrėti teises.

Kai „QuickBooks“ rodomas dialogo langas View Permissions, pasirinkite vartotoją ir spustelėkite mygtuką Rodyti. Šioje iliustracijoje parodytas langas View Permissions, kuriame pateikiamas labai išsamus sąrašas, ką vartotojas gali ir ko negali daryti.