„QuickBooks 2012“ duomenų failo atsarginių kopijų kūrimo pagrindai

Labai svarbi užduotis, kurią turite atlikti jūs arba koks nors bendradarbis, yra sukurti atsarginę „QuickBooks 2012“ duomenų failo kopiją. Tiesiogine prasme „QuickBooks“ duomenų failas apibūdina jūsų verslo finansinius reikalus. Jūs visiškai nenorite prarasti duomenų failo.

Pavyzdžiui, duomenų failo praradimas gali reikšti, kad nežinote, kiek turite pinigų, nežinote, ar uždirbate, ar prarandate pinigus, ir negalėsite lengvai ar tiksliai parengti savo metinių mokesčių deklaracijas.

Laimei, atsarginės „QuickBooks“ duomenų failo kopijos kūrimas yra gana paprastas. Turite atlikti tik tris veiksmus:

Pasirinkite komandą Failas → Sukurti kopiją.

„QuickBooks“ rodomas dialogo langas Išsaugoti kopiją arba atsarginę kopiją, kuriame pateikiamos trys parinktys: galimybė išsaugoti atsarginę „QuickBooks“ failo kopiją, galimybė sukurti nešiojamą įmonės failą ir galimybė sukurti buhalterio kopiją.

Norite išsaugoti atsarginę kopiją, todėl spustelėkite parinkties mygtuką Atsarginė kopija. Tada spustelėkite Pirmyn, kad tęstumėte.

Kopijuodami „QuickBooks“ failą galite sukurti visą atsarginės kopijos failą arba nešiojamą įmonės failą. Nešiojamasis įmonės failas yra mažesnis nei atsarginės kopijos failas, todėl juo patogiau judėti.

Pavyzdžiui, nešiojamą įmonės failą galite lengviau išsiųsti el. paštu. Nešiojami įmonės failai yra tokie: „QuickBooks“ turi sunkiai dirbti, kad nešiojamų įmonės failų dydis būtų mažas. „QuickBooks“ taip pat turi nuveikti daugiau, kad vėliau, kai norėsite su juo dirbti, ištrintų failą.

Spustelėjus Kitas, pasirodo dialogo langas Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją, kaip parodyta toliau pateiktoje iliustracijoje.

Galite tiesiog eiti tiesiai į toliau pateiktą dialogo langą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją pasirinkę komandą Failas → Sukurti atsarginę kopiją.

Nurodykite, ar norite išsaugoti „QuickBooks“ atsarginės kopijos failą vietinėje įmonėje ar „QuickBooks“ išoriniame duomenų centre.

Spustelėkite Vietinė atsarginė kopija, kad nurodytumėte, jog norite saugoti atsarginę failo kopiją kompiuterio standžiajame diske.

Spustelėkite mygtuką Parinktys, kad pasirinktumėte atsarginę vietą.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą Atsarginės kopijos parinktys, kaip parodyta toliau pateiktoje iliustracijoje.

Nurodykite, kuriame aplanke ar diske turi būti kuriama įmonės failo atsarginė kopija.

Tiesiog įveskite kelio pavadinimą tiesiai į laukelį, nurodantį, kur išsaugoti atsargines kopijas.

(Pasirenkama) Pasirinkite atsargines parinktis.

Taip pat galite naudoti aukščiau parodytą dialogo langą Atsarginės kopijos kūrimo parinktys, kad nurodytumėte, kada „QuickBooks“ turėtų priminti sukurti atsarginę kopiją ir kaip „QuickBooks“ turėtų kurti atsargines kopijas:

Laiko žymos: norėdami prie atsarginės kopijos failo pavadinimo pridėti atsarginės kopijos kūrimo datą ir laiką, pažymėkite žymės langelį Pridėti atsarginės kopijos datą ir laiką prie failo pavadinimo.

Atsarginių kopijų ribojimas: norėdami pasakyti „QuickBooks“, kad ji turėtų atsikratyti senų atsarginių kopijų, pažymėkite žymės langelį Apriboti atsarginių kopijų skaičių šiame aplanke ir nurodykite, kiek atsarginių kopijų norite pasilikti, naudodami gretimą teksto laukelį.

Atsarginės kopijos priminimai: pažymėkite žymės langelį Priminti sukurti atsarginę kopiją, kai uždarysiu įmonės failą ir gretimą teksto laukelį, kad nurodytumėte, jog norite gauti priminimą sukurti atsarginę QuickBooks failo kopiją kiekvieną kartą, kas antrą kartą, kas trečią ir pan. pirma, kad uždarote „QuickBooks“.

Duomenų tikrinimas: naudokite patvirtinimo mygtukus, kad nurodytumėte „QuickBooks“, kad kurdama atsargines duomenų kopijas ji turėtų patikrinti duomenų vientisumą. Pažymėkite mygtuką Užbaigti patvirtinimą, kad „QuickBooks“ būtų atliktas geriausias ir išsamiausias patvirtinimas.

Baigę nurodyti atsarginės kopijos vietą ir parinktis spustelėkite Gerai, tada spustelėkite Pirmyn.

„QuickBooks“ rodo dialogo langą, kuriame klausiama, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Nuspręskite, kada norite sukurti atsarginę kopiją.

Paprastai norite sukurti atsarginę kopiją, kai pasirenkate komandą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją. Tačiau taip pat galite nurodyti „QuickBooks“ reguliariai planuoti atsargines „QuickBooks“ duomenų failo kopijas pagal kokią nors protingą schemą.

Jei pasakysite „QuickBooks“, kad norite planuoti atsargines kopijas, „QuickBooks“ parodys keletą dialogo langų, kuriuos naudojate kurdami naują atsarginių kopijų kūrimo tvarkaraštį, pavadindami tvarkaraštį ir nurodydami dienas bei laiką, kada turėtų būti planuojamos atsarginės kopijos.

Spustelėkite Baigti, kad uždarytumėte dialogo langą Išsaugoti kopiją arba Atsarginę kopiją.

Nurodę, kaip turėtų veikti atsarginė kopija, spustelėkite Baigti. „QuickBooks“ sukuria atsargines dabartinio „QuickBooks“ įmonės failo kopijas (arba sukuria jo kopiją) ir išsaugo tą naują failo kopiją atsarginės kopijos vietoje.