„QuickBooks“: 10 finansinių patarimų verslo savininkams

Verslo savininkai turėtų atlikti aktyvų vaidmenį finansinėje verslo dalyje, kad užkirstų kelią bet kokiems bandymams pasisavinti ar padirbinėti. Peržiūrėkite savo „QuickBooks“ finansines ataskaitas, atidžiai stebėkite, kur eina pinigai, ir žinokite, kas tvarko finansus. Laikykitės šių dešimties finansinių patarimų, kad jūsų verslas būtų saugus ir tvarkingas.

Pasirašykite visus savo čekius

Tai nėra smerkimas buhalteriams. Tačiau mažame versle žmonės (ypač buhalteriai) turi galimybę lengvai jus sugadinti. Pats pasirašydami visus čekius laikote pirštus ant grynųjų pinigų nutekėjimo. Taip, ši praktika gali būti varginanti – kiekvieną kartą pasirašydami čekių šūsnį turite tvarkyti dokumentus, tačiau atsiminkite alternatyvą.

Beje, jei esate partnerystėje, bent keli partneriai turėtų pasirašyti čekius arba bent jau didžiuosius čekius.

Nepasirašykite čekio neteisingai

Jei pasirašote daug čekių, gali kilti pagunda naudoti greitą ir įnirtingą (neišvengiamai neįskaitomą) parašą. Nors neįskaitomai užrašyti savo vardą ir pavardę yra labai prasminga, kai duodate beisbolo kamuolių autografus, nedarykite to, kai pasirašote čekius. Aiškus parašas, ypač turintis asmeninio stiliaus jausmą, yra išskirtinis. Banguotą liniją su kryželiu ir pora taškų nesunku padirbti.

Peržiūrėkite atšauktus čekius prieš tai padarydami buhalteriui

Būtinai peržiūrėkite savo atšauktus čekius (čekio paveikslėlį, kuris rodomas banko ataskaitoje), kol kas nors kitas pamatys mėnesio banko ataskaitą.

Ši informacija tikrai nėra apie blaškančius buhalterius. Vis dėlto, įmonės savininkas gali nustatyti, ar kas nors klastoja parašus ant čekių, tik pirmas atidaręs banko išrašą ir peržiūrėjęs kiekvieną anuliuotų čekių parašą.

Jei nenagrinėsite čekių, nesąžiningi darbuotojai, ypač buhalteriai, galintys atnaujinti banko sąskaitos įrašus, gali nebaudžiami suklastoti jūsų parašą. Ir jie nebus sugauti, jei niekada neviršys sąskaitos.

Dar kartą patikrinkite banko suderinimą

Greitas susijęs punktas: jei nesate tas asmuo, kuris atlieka banko derinimą, būtinai peržiūrėkite derinimo darbus, kuriuos atliko tą darbą atliekantis asmuo. (Tikriausiai jūsų buhalteris?) Ši apžvalga ne tik reiškia, kad kitas akis mato darbą ir pagauna klaidas. Ši apžvalga suteikia dar vieną galimybę įsitikinti, kad nebus juokingų reikalų.

Ir, o, dar vienas nepatogus dalykas: nesijaučiate linkę atlikti ankstesnių dviejų ar trijų procedūrų? Tada jūs, o ne bankas, galite valgyti bet kokius nuostolius dėl tokių dalykų kaip klastojimas.

Pasirinkite buhalterį, kuris išmano kompiuterius

Nesijaudinkite, jums nereikia prašyti FTB asmens patikrinimo samdant buhalterį. Tiesą sakant, jei naudojate „QuickBooks“, jums nereikia samdyti žmonių, kurie yra susipažinę su smulkaus verslo apskaitos sistemomis. Tačiau raskite žmonių, kurie moka vesti čekių knygelę ir dirbti kompiuteriu. Jiems neturėtų kilti problemų suprasti „QuickBooks“.

Žinoma, jūs nenorite to, kas ką tik nukrito nuo ropės sunkvežimio. Bet net jei pasamdote žmogų, kuris vienu automobiliu važiavo į miestą, jums nekils daug problemų, kad šis asmuo įsibėgėtų naudodami „QuickBooks“.

Jei galite, susiraskite buhalterį, išmanantį dvigubą buhalteriją ir darbo užmokesčio skaičiavimą

Štai keli patarimai apie idealaus kandidato techninius įgūdžius. Dvigubo įrašo buhalteriją išmanantis buhalteris yra labai naudingas – tiesa, kad tokios žinios tikriausiai nėra būtinos.

Be to, jei galite, susiraskite ką nors, kas žino, kaip atlikti darbo užmokesčio apskaičiavimą – ir ne tik federalinio darbo užmokesčio fondo mokesčių reikalus, bet ir valstybinio darbo užmokesčio mokesčių beždžionių verslą. (Jei nerandate tokio asmens, žinokite, kad galite lengvai perduoti darbo užmokesčio apskaičiavimą didelei darbo užmokesčio tarnybai.)

Reguliariai peržiūrėkite savo finansines ataskaitas

Reguliariai kurkite ir peržiūrėkite pelno ir nuostolių ataskaitą, kurią QuickBooks sukuria be vargo. Įpraskite peržvelgti savo balansą su turto ir įsipareigojimų sąrašais. Naršykite ir suraskite kitą ar dvi ataskaitas, kurios suteiks naudingų įžvalgų apie jūsų verslo ritmus ir ritmus. (Beje, visos jūsų padarytos klaidos tikriausiai bus rodomos kaip kvaili skaičiai jūsų balanse.)

Tikriausiai galite gana tvirtai valdyti operaciją peržiūrėję dvi ar tris lengvai suprantamas ataskaitas. Reguliariai žvilgtelėdami į šias finansines ataskaitas – tarkime, kartą ar du per savaitę – savo apskaitos sistemą paverčiate įrankiu, naudingu tiek aptikti viliojančias galimybes, tiek išvengti pavojingų spąstų.

Štai būdas valdyti savo verslą peržiūrint tris „QuickBooks“ ataskaitas:

• Pelno (nuostolio) ataskaita, kurioje palyginami einamųjų metų ir ankstesnių metų skaičiai iki datos (kad galėtumėte matyti, kaip sekasi einamaisiais metais, palyginti su ankstesniais metais)

• Gautinų sumų suvestinės senėjimas (kad galėtumėte matyti, kurie klientai ir klientai vėluoja)

• Balansas (kad galėtumėte stebėti savo grynuosius pinigus ir apyvartinį kapitalą ir pastebėti bet kokius juokingus dalykus)

Pasirinkite tinkamą apskaitos sistemą

Kai naudojate „QuickBooks“, naudojate grynųjų pinigų apskaitą arba kaupimo principą. Grynųjų pinigų apskaita yra tinkama, kai įmonės pinigų įplaukos atspindi jos pardavimus, o pinigų nutekėjimas – išlaidas. Tačiau daugelyje įmonių taip nėra. Pavyzdžiui, individualių namų statybininkas pagal sutartį gali gauti grynųjų pinigų (skolindamasis iš bankų), bet gali neuždirbti pinigų. Arba lombardo savininkas, skolinantis pinigus už 22 procentų palūkanas, gali užsidirbti pinigų, net jei grynieji pinigai iš verslo išteka kasdien.

Paprastai, kai perkate ir parduodate atsargas, kaupimo principu pagrįsta apskaita veikia geriau nei grynųjų pinigų apskaita. Tačiau grynųjų pinigų apskaita paprastai atideda pajamų mokesčius.

Jei „QuickBooks“ neveikia jūsų verslui

„QuickBooks“ yra puiki smulkaus verslo apskaitos programa. Bet jei atrodo, kad „QuickBooks“ neatitinka jūsų poreikių – jei, pavyzdžiui, jums reikia programos, kuri geriau veiktų gamintojui arba kurioje būtų tam tikra specifinė pramonei būdinga funkcija – galbūt norėsite vienos iš sudėtingesnių (bet ir galingesnių) ) smulkaus verslo apskaitos paketai.

Prieš pereidami nuo „QuickBooks Pro“ ar „QuickBooks Premier“, būtinai peržiūrėkite „QuickBooks“ Enterprise Solutions versiją, kuri kainuoja daugiau, bet tinka ir didesnėms įmonėms. „Enterprise“ „QuickBooks“ versija atrodo ir veikia beveik identiškai „įprastoms“ versijoms. Jei žinote „QuickBooks Pro“ arba „QuickBooks Premier“, jau žinote (arba dažniausiai žinote) „QuickBooks Enterprise“.

Jei „QuickBooks“ įmonės versija neveikia, galbūt norėsite pasikalbėti su savo buhalteriu apie konkrečios pramonės šakos paketus. (Pavyzdžiui, jei esate komercinis spausdintuvas, kai kurie pardavėjai galėjo sukurti specialų apskaitos paketą, skirtą tik komerciniams spausdintuvams.)

Laikykite dalykus paprastais

Tvarkydami smulkaus verslo finansinius reikalus darykite viską kuo paprasčiau. Tiesą sakant, tvarkykite savo verslo reikalus pakankamai paprastus, kad galėtumėte lengvai suprasti, ar uždirbate pinigų ir ar verslas yra sveikas.

Šis patarimas apie paprastumą gali skambėti keistai, tačiau kartais labai šviesūs žmonės gali sukurti nepaprastai sudėtingas savo verslo finansines struktūras, įskaitant sudėtingas lizingo sutartis, labirintinę partnerystę ir įmonių struktūras bei sudėtingus pelno ir išlaidų pasidalijimo susitarimus su kitomis įmonėmis. Atsižvelgiant į visas išlaidas, šie itin sudėtingi finansiniai susitarimai neduoda pelno. Be to, tokie sudėtingi susitarimai beveik visada virsta valdymo ir įrašų tvarkymo galvos skausmais.