Paprastas inventorizacijos skaičiavimo lapo šablonas „Excel“ mažmeninės prekybos parduotuvėms: laukai, formulės ir skaičiavimo eiga

Mažmeninės prekybos inventorizacijos skaičiavimo lapui nebūtina būti sudėtingam, kad jis būtų naudingas. Mažai parduotuvei, laikinai parduotuvei, sandėliui ar skyriaus inventorizacijai gerai sukonstruotas „Excel“ darbalapis gali suteikti darbuotojams nuoseklią vietą užfiksuoti, kiek prekių, anot sistemos, turėtų būti sandėlyje, kiek jų buvo fiziškai suskaičiuota ir kur reikia tirti skirtumus.

Tikslas nėra paversti „Excel“ į pilnavertę inventorizacijos valdymo platformą. Tikslas – sukurti patikimą skaičiavimo dokumentą, kuris būtų lengvai naudojamas realiomis parduotuvės sąlygomis, lengvai peržiūrimas vėliau ir pakankamai paprastas, kad darbuotojai jo apeitų. Geras rezultatas turėtų leisti greitai atsakyti į keturis klausimus: Kokia prekė buvo suskaičiuota? Kur ji buvo suskaičiuota? Kiek prekių buvo tikėtasi ir kiek rasta? Kokių veiksmų reikia imtis esant nuokrypiui?

Ką turėtų apimti paprastas mažmeninės prekybos inventorizacijos skaičiavimo lapas?

Daugumai parduotuvių inventorizacijų pradėkite nuo vienos eilutės kiekvienam SKU-vietos deriniui. Jei tas pats SKU laikomas prekybos salėje ir sandėlyje, naudokite atskiras eilutes, nebent jūsų procesas sąmoningai apjungia šias vietas. Tai palengvina neatitikimų sekimą.

Rekomenduojama darbalapio struktūra

Palikite darbo knygą pakankamai mažą, kad darbuotojai galėtų ją suprasti be mokymų dėl dešimčių skirtukų. Praktiškas išdėstymas yra:

• Skaičiavimo lapas: darbo sąrašas, naudojamas fizinio skaičiavimo metu.
• Instrukcijos: trumpas paaiškinimas apie sustabdymo laiką, skaičiavimo taisykles, kas patvirtina ir kaip tvarkomi perskaičiavimai.
• Sąrašai: pasirinktinės kontroliuojamos reikšmės kategorijos, vietos, vieneto ir skaičiavimo būsenos išskleidžiamiesiems sąrašams.

Jei inventorizacija didelė, padalinkite darbą pagal fizines zonas, o ne kurkite daugybę nesusijusių skaičiuoklių versijų. Vieną kontroliuojamą darbo knygą dažniausiai lengviau suderinti nei kelias kopijas su skirtingomis formulėmis ar stulpelių tvarka.

Kaip sukonfigūruoti „Excel“ lapą

1. Paverskite skaičiavimo diapazoną „Excel“ lentele

Įveskite antraštes ir pavyzdines eilutes, pažymėkite diapazoną ir naudokite Pradžia > Formatuoti kaip lentelę arba Įterpti > Lentelė. „Microsoft“ dokumentuose nurodoma, kad „Excel“ lentelės grupuoja ir analizuoja duomenis, perneša antraštes kartu su duomenimis ir palaiko integruotą filtravimą. Skaičiavimo lapui tai palengvina filtravimą pagal kategoriją, vietą arba prekes su neatitikimais. Žiūrėkite „Microsoft“ vadovą Lentelių kūrimas ir formatavimas.

Pavadinkite lentelę aiškiai, pvz., InventoryCount. Venkite kūrybiškų pavadinimų, kuriuos supranta tik darbo knygos kūrėjas.

2. Naudokite paprastas formules nuokrypiams

Jei jūsų lentelės antraštės yra Tikėtinas kiekis ir Suskaičiuotas kiekis, skirtumo stulpelyje galima naudoti struktūrinės nuorodos formulę, pvz.:

=[@[Suskaičiuotas kiekis]]-[@[Tikėtinas kiekis]]

Taikant šią konvenciją, neigiamas rezultatas reiškia, kad rasta mažiau vienetų nei tikėtasi, nulis reiškia, kad skaičius sutampa, o teigiamas rezultatas reiškia, kad rasta daugiau vienetų.

Jei įtraukiate vieneto kainą, pasirinktinė nuokrypio vertės formulė yra:

=[@Skirtumas]*[@[Vieneto kaina]]

Palikite šias formules matomas asmeniui, prižiūrinčiam darbo knygą. Jei rezultatas atrodo neteisingas, peržiūrėtojas turėtų galėti patikrinti formulę, o ne traktuoti skaičiuoklę kaip „juodąją dėžę“.

3. Apribokite kiekių įvedimo langelius

Fiziniams prekių skaičiavimams, kurie turi būti sveikieji skaičiai, naudokite „Excel“ duomenų validaciją suskaičiuoto kiekio stulpelyje. Dabartinės „Microsoft“ instrukcijos leidžia apriboti langelius sveikaisiais skaičiais, trupmenomis, sąrašais, datomis, laikais, teksto ilgiu arba individualiomis taisyklėmis. Eikite į Duomenys > Duomenų validacija ir pasirinkite taisyklę, tinkamą jūsų skaičiavimui. Žiūrėkite Duomenų validacijos taikymas langeliams.

Nenaudokite sveikojo skaičiaus taisyklės, jei jūsų verslas teisėtai skaičiuoja trupmeninius kiekius, pvz., prekes, parduodamas pagal svorį ar ilgį. Validacijos taisyklė turėtų atitikti vienetą, kurį iš tikrųjų kontroliuojate.

4. Paryškinkite išimtis, o ne visas eilutes

Sąlyginis formatavimas yra naudingiausias, kai jis nukreipia dėmesį į problemą. Pavyzdžiui, taikykite taisyklę skirtumo stulpeliui, kad nenulinės reikšmės vizualiai skirtųsi. „Microsoft“ pažymi, kad sąlyginis formatavimas gali įvertinti langelių reikšmes arba formules ir gali būti taikomas diapazonams bei „Excel“ lentelėms. Žiūrėkite Sąlyginio formatavimo naudojimas informacijai paryškinti „Excel“.

Venkitė vaivorykštinių būsenų spalvų. Jei kiekviena sąlyga yra paryškinta, darbuotojai praranda svarbų vizualų signalą: kurios eilutės reikalauja tyrimo arba perskaičiavimo.

5. Laikykite antraštes matomas ilgo skaičiavimo metu

Jei sąrašas tęsiasi šimtų eilučių, užfiksuokite antraščių sritį. „Excel“ programoje Rodinys > Užfiksuoti sritis išlaiko pasirinktas eilutes arba stulpelius matomus slenkant. „Microsoft“ aiškina, kad „Freeze Panes“ užrakina eilutes virš ir stulpelius kairėje nuo pasirinkto langelio. Žiūrėkite Sričių užfiksavimas eilučių ir stulpelių užrakinimui.

Papras­tam inventorizacijos lapui antraštės eilutės užfiksavimas dažniausiai yra pakankamas. Papildomus stulpelius fiksuokite tik tuo atveju, jei peržiūrint laukus toliau dešinėje turi likti matomas SKU arba vieta.

Greitas skaičiavimo dienos sąrašas

• Pasirinkite skaičiavimo sustabdymo laiką ir įsitikinkite, kad visi žino, ar pardavimai, gavimai, perkėlimai ir grąžinimai gali tęstis skaičiavimo metu.
• Eksportuokite arba nukopijuokite tikėtinus kiekius tuo sustabdymo laiku; neatnaujinkite jų pusiaukelėje, nebent jūsų procedūra tai aiškiai reikalauja.
• Prieš darbuotojams pradedant, patvirtinkite, kad kiekviena eilutė turi SKU, aprašymą ir vietą.
• Paskirkite fizines zonas, kad du žmonės nežinodami neskaičiuotų tų pačių atsargų.
• Fizinius skaičius įveskite į „Suskaičiuotas kiekis“, o ne į „Tikėtinas kiekis“.
• Peržiūrėkite kiekvieną nenulinį skirtumą.
• Perskaičiuokite reikšmingus arba neįprastus nuokrypius prieš koreguojant inventorizacijos sistemą.
• Užfiksuokite trumpą priežastį pastabose, kai ji yra žinoma.
• Išsaugokite nepakeistą užpildyto skaičiavimo lapo kopiją prieš atlikdami korekcijas po skaičiavimo.

Kaip turėtumėte tvarkyti perskaičiavimus?

Nesupaprastai neperrašykite pirmojo skaičiavimo, jei jūsų verslui reikia audito pėdsako. Pridėkite pasirinktinius stulpelius, tokius kaip Skaičiavimas 1, Skaičiavimas 2 ir Galutinis skaičiavimas, arba išsaugokite pirmąjį skaičiavimą atskiroje užrakintoje kopijoje prieš įvesdami patikrintą rezultatą.

Naudinga taisyklė yra perskaičiuoti remiantis rizika, o ne tik tuo, ar nuokrypis vienetais yra didelis. Dešimt trūkstamų pigių aksesuarų ir vienas trūkstamas brangus daiktas gali reikalauti labai skirtingo dėmesio. Jei sekate vienetų kainą, nuokrypio vertė gali padėti nustatyti peržiūros prioritetus, tačiau ji neturėtų pakeisti operacinio sprendimo.

Kaip padaryti lapą praktišką skaičiavimui ant popieriaus

Kai kurios parduotuvės pirmenybę teikia popieriui prėjimuose ir „Excel“ suderinimui. Jei tai yra jūsų procesas, sukurkite lapą spausdinimui prieš skaičiavimo dieną. Naudokite gulsčią orientaciją, kai turite daug stulpelių, pašalinkite laukus, kurių skaičiuotojams nereikia, ir peržiūrėkite išvestį, kad kiekiai ir SKU etiketės liktų įskaitomi.

„Excel“ gali atspausdinti pasirinktą darbalapio sritį, o darbalaukio „Excel“ versija gali kartoti nurodytas eilutes kiekvieno atspausdinto puslapio viršuje. „Microsoft“ dokumentuoja Puslapio išdėstymas > Spausdinimo antraštės antraščių eilučių kartojimui. Žiūrėkite Konkrečių eilučių arba stulpelių kartojimas kiekviename atspausdintame puslapyje ir Darbalapio arba darbo knygos spausdinimas.

Jei skaičiuotojai kiekius rašys ranka, palikite pakankamą eilutės aukštį ir aiškiai apribotą „Suskaičiuotas kiekis“ stulpelį. Atspaudas, kuris ekrane atrodo elegantiškai, bet darbuotojams nepalieka vietos rašyti, nėra geras skaičiavimo lapas.

Dažnos klaidos, dėl kurių inventorizacijos lapai tampa nepatikimi

Kelių vietų sujungimas į vieną eilutę

Jei produktas yra lentynoje, galinėje lentynoje, grąžinimų vežimėlyje ir sandėlio stelaže, viena sujungta eilutė gali paslėpti, kur įvyko nuokrypis. Naudokite atskiras vietos eilutes, kai svarbi vietos lygio kontrolė.

Tikėtinų kiekių keitimas skaičiavimo metu

Jei „Tikėtinas kiekis“ nuolat keičiasi žmonėms skaičiuojant, „Skirtumo“ stulpelis nustoja atstovauti vienam aiškiam laiko momentui. Apibrėžkite sustabdymo arba judėjimo procedūrą prieš pradedant skaičiavimą.

Leidimas darbuotojams rašyti virš formulių

„Skirtumas“ ir „Nuokrypio vertė“ paprastai turėtų būti apskaičiuojami, o ne įvedami rankiniu būdu. Pasvarstykite galimybę apsaugoti formulių stulpelius po darbo knygos išbandymo, paliekant skaičių įvedimo ir pastabų langelius redaguojamus.

Aprašymų naudojimas vietoj SKU kaip pagrindinio rakto

Aprašymai gali būti dubliuojami arba keičiami. Laikykite SKU arba kitą stabilų prekės identifikatorių kaip pagrindinį lauką, o aprašymą naudokite, kad žmonės galėtų atpažinti produktą.

Nulinio arba tuščio skaičiaus ignoravimas

Tuščias langelis gali reikšti „neskaičiuota“, o nulis gali reikšti „suskaičiuota ir nerasta“. Tai yra skirtingos operacinės būsenos. Nuspręskite, kurią konvenciją naudos jūsų komanda, ir užfiksuokite tai instrukcijų lape.

Kada „Excel“ yra pakankamas, o kada reikėtų naudoti kitą sistemą?

„Excel“ čia geriausiai tinka kaip kontroliuojamas skaičiavimo ir suderinimo įrankis. Jis tampa prastu pakaitalu, kai reikia realaus laiko operacijų kontrolės, automatinio papildymo, serijinės inventorizacijos, sudėtingų leidimų arba kelių vietų vienu metu fiksuojamo atsargų judėjimo.

Paprastas kokybės patikrinimas prieš pakartotinai naudojant šabloną

Prieš išsaugodami darbo knygą kaip standartinį mažmeninės prekybos inventorizacijos skaičiavimo lapą, išbandykite ją su mažu realiu pavyzdžiu. Naudokite dešimt–dvidešimt SKU iš skirtingų kategorijų ir vietų. Įveskite sutampantį skaičių, trūkumą, perteklių, nulinį skaičių ir perskaičiavimą. Tada patikrinkite, ar:

• filtrai veikia kaip tikėtasi;
• kiekių validacija priima teisėtus įrašus ir atmeta neteisingus;
• „Skirtumas“ teisingai apskaičiuojamas kiekvienu testiniu atveju;
• sąlyginis formatavimas atkreipia dėmesį į išimtis;
• atspausdintos antraštės teisingai kartojasi, jei naudojate popierinius skaičiavimus;
• niekam nereikia redaguoti formulių langelių norint užbaigti skaičiavimą;
• lapą gali suprasti skaičiuotojas, kuris jo nekūrė.

Jei šie patikrinimai praeina, šablonas atlieka savo pagrindinį darbą: daro fizinį skaičiavimą nuoseklų ir palengvina išimčių tyrimą. Pridėkite funkcijas tik tada, kai jos išsprendžia konkrečią pasikartojančią problemą. Paprastas, kontroliuojamas ir teisingai naudojamas mažmeninės prekybos skaičiavimo lapas dažniausiai yra vertingesnis nei sudėtinga darbo knyga, kurios darbuotojai negali patikimai sekti.

Oficialios „Excel“ nuorodos

• „Microsoft“ pagalba: Lentelių kūrimas ir formatavimas
• „Microsoft“ pagalba: Duomenų validacijos taikymas langeliams
• „Microsoft“ pagalba: Sąlyginio formatavimo naudojimas informacijai paryškinti
• „Microsoft“ pagalba: Sričių užfiksavimas eilučių ir stulpelių užrakinimui
• „Microsoft“ pagalba: Eilučių arba stulpelių kartojimas kiekviename atspausdintame puslapyje