Patobulinkite savo pranešimus naudodami „Lotus Notes“ 6

Prieš išsiųsdami el. laišką naudodami Lotus Notes 6, galite apibrėžti pristatymo parinktis, saugos parinktis ir nuotaikos antspaudus. Naudokite šias pastabas, kad praneštumėte gavėjui, kokia karšta jūsų žinutė arba kokia jūsų nuotaika; arba prašyti pristatymo patvirtinimo, nustatyti pristatymo laiką ir kt.

Baigę rašyti pranešimo tekstą, spustelėkite mygtuką Pristatymo parinktys, esančią Veiksmų juostoje, kuri neišvengiamai nuves į pristatymo parinkčių dialogo langą, kaip parodyta 1 paveiksle. Šiame dialogo lange turite keletą pristatymo pasirinkimų. ir saugumas, ir linksmybės.

(Kelionėse ir dialogo lange galite pastebėti, kad yra skirtukas „Išplėstinė“ – gera žinia ta, kad tikriausiai nereikės su juo sukti galvą.)

1 pav. Čia nustatykite pristatymo parinktis.

Pranešimo svarbos lygio nustatymas

Skiltyje „Pristatymo parinktys“ galite pažymėti pranešimo svarbą: žemą, normalią arba aukštą. Galite nustatyti, kad užrašai pažymėtų pranešimus, kuriuos pažymite kaip labai svarbius; šie pranešimai rodomi su raudona voko piktograma gavėjo gautuosiuose. Naudokite šią funkciją, norėdami įspėti gavėją apie ypač svarbų, skubų ar kitaip svarbią žinutę.

Nuotaikos antspaudo pridėjimas prie pranešimo

Naudodami Mood Stamp sąrašą galite susisiekti su savo (elektroniniu) vidiniu vaiku. Nuotaika antspaudas yra tiesiog nuotrauka, kad rodo ne į savo pranešimą kūno viršuje, kad jūsų skaitytojas žino, kaip jums buvo jausmas, kai išsiuntė žinutę. Nuotaikos antspaudu pažymėti pranešimai taip pat pažymimi gavėjo gautuosiuose.

Galite pasirinkti iš kelių nuotaikos ženklų, įskaitant „Private“, „Flame“ ir „Jok“. Kad būtų smagu, išbandykite kiekvieną, kad pamatytumėte, kaip jie atrodo. Anekdotų pasirinkimas yra naudingas, jei norite išsiųsti šiek tiek sarkastišką žinutę ir turite įsitikinti, kad skaitytojas supras, kad taip, jūs tik juokavote!

Norėdami pasirinkti antspaudą, spustelėkite rodyklę žemyn šalia išskleidžiamojo sąrašo Nuotaikos antspaudas. Slinkite per sąrašą, kad pasirinktumėte. Norėdami peržiūrėti nuotaikos antspaudą, išskleidžiamajame sąraše spustelėkite jo pavadinimą, o jo piktograma atsiras po tuo sąrašu. Spustelėkite mygtuką Gerai ir naujame pranešime pasirodys nuotaikos antspaudas. Jei nenorite, kad jūsų siunčiamame pranešime būtų jokios nuotaikos antspaudo, tiesiog palikite numatytąjį Normal rinkinį.

Pranešimo pristatymo ataskaitos užklausimas

Pristatymo ataskaitos parinkčių sąraše pasirinkite, kada ir ar jums bus pranešta apie jūsų pranešimų pristatymo būseną. Jūsų keturi pristatymo ataskaitos pasirinkimai yra tik dėl nesėkmės, patvirtinti pristatymą, sekti visą kelią ir nieko.

• Tik nesėkmės atveju: jokios naujienos yra gera žinia. Kitaip tariant, Notes jus informuoja tik tuo atveju, jei jūsų žinutė negali būti pristatyta dėl kokios nors priežasties.

• Patvirtinkite pristatymą: tai yra jūsų pasirinkimas, jei esate šiek tiek mažiau optimistas. Tokiu atveju Notes tiksliai nurodo, kada ir kur buvo pristatytas jūsų pranešimas.

• Sekti visą kelią: šis pasirinkimas nurodo, kur (ir kokiu laiku) jūsų pranešimas sustojo pakeliui į gavėją. (Gali nuskambėti įdomiai, bet jums tikriausiai tai nerūpi.)

• Jokio: pasirinkite tai ir būsite atsargūs, nes nesirūpinate žinoti, ar jūsų pranešimas bus pristatytas, ar ne. (Beje, tai numatytasis nustatymas.)

Jei pasirinksite kitą pristatymo ataskaitos parinktį nei Nėra, gausite pristatymo patvirtinimo ataskaitą (tik el. laišką iš jūsų tinklo jums) iš karto, kai tik gausite jūsų išsiųstą pranešimą. Kada tai bus, visiškai priklauso nuo tinklo. Jei jūsų gavėjas yra toli, pavyzdžiui, kitoje įmonėje, gali prireikti kelių valandų ar net visos dienos, kol pranešimas bus pristatytas.

Pranešimo pristatymo prioriteto nustatymas

Kitas pasirinkimas iš dialogo lango Pristatymo parinktys – Pristatymo prioritetas – susijęs su tuo, kaip greitai norite, kad užrašai pristatytų jūsų pranešimą:

• Žemas: pasirinkite, jei norite išsiųsti pranešimą vėlai vakare, kai tinklas nėra toks užimtas.

• Įprasta: pasirinkite tai, jei norite išsiųsti pranešimą kuo greičiau pagal administratoriaus sudarytus laiškų pristatymo grafikus. (Tai yra numatytasis.)

• Aukštas: Pasirinkus tai, jūsų žinutė siunčiama dabar – atsitraukite, ateikite!

Jei į pranešimą įtraukiate didelį priedą, pažymėkite jį kaip žemo prioriteto. Laiškas nebus pristatytas tol, kol negrįšite namo kietai užmigę, bet jūsų įmonei gali kainuoti mažiau pinigų, jei jį išsiųsite vėlai vakare. Galbūt tai yra būdas pelnyti Mėnesio darbuotojo apdovanojimą!

Pranešimo pasirašymas

Jūs pasirašote pranešimus dėl tos pačios priežasties, kaip ir čekius ar oficialius dokumentus: norėdami parodyti, kad jie tikrai jūsų. Nereikia pasirašyti atmintinės „susitikime išgerti kavos“, tačiau kai siunčiate pranešimą su svarbia ar neskelbtina informacija, galite norėti, kad 6 pastabos įrodytų, jog pranešimas tikrai atėjo nuo jūsų.

Akivaizdu, kad jūs negalite subraižyti savo parašo ekrane, esančiame atmintinės apačioje. (Tiesą sakant, galite, bet jūsų viršininkas greičiausiai to neįvertins.) Jūs pasirašote pranešimą, dialogo lango Pristatymo parinktys skiltyje Saugos parinktys pažymėdami žymės langelį Pasirašyti.

Parašą, kurį naudojate 6 pastabose, suklastoti dar sunkiau nei jūsų paties Johną Hancocką, nes tai yra specialus skaitmeninis kompiuterio kodas, pridedamas prie pranešimo, kai jį siunčiate, ir tikrinamas gavėjo kompiuteryje, kai pranešimas atidaromas. Atmintinėje nėra tikro parašo, tačiau ekrano apačioje rodomas tokio tipo pranešimas:

Pasirašė Alanas Dunkelis/Primusas 07-1-02 8:30:46, pagal Primusą.

Pranešimo šifravimas

Žinoma, pasaulis pilnas užimtų žmonių, blogiukų ir šnipų. Jei naudojate modemą, siunčiate savo žinutes telefono linijomis, kur niekam tikęs asmuo galėtų kažkaip juos perimti ir perskaityti. (Tikrai labai mažai tikėtina, kad taip nutiks, bet jūs niekada nežinote.) Tai nėra didelė problema jūsų atsitiktiniams pranešimams, bet jei siunčiate pranešimą, kuriame yra tokia informacija kaip konfidenciali įmonės informacija, darbuotojų veiklos vertinimai, arba tiesiog tikrai labai geras paskalas, kurių nenorite, kad kas nors skaitytų, galite jas užšifruoti.

Kai naudojate Notes šifravimo saugos parinktį, esate 100 procentų tikri, kad jį galės perskaityti tik jo skirtas gavėjas.

Norėdami užšifruoti pranešimą, dialogo lango Pristatymo parinktys skiltyje Saugos parinktys pažymėkite žymės langelį Šifruoti. Spustelėkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą, kai baigsite.

Kai siunčiate šifruotą pranešimą, „Notes“ už jus atlieka kodavimą – užkulisiuose. Kai gavėjai atidaro pranešimą, jie mato turinį taip, kaip jūs jį parašėte. Kitaip tariant, šifruoto pranešimo skaitytojas neturi daryti nieko ypatingo, kad iššifruotų užšifruotą pranešimą. Užšifruotą pranešimo dalį gali perskaityti tik numatyti gavėjai, turintys tinkamus vartotojo ID. Vienintelis, kuris pamatys tikrąją sumaišytą versiją, yra vargšas šnipas, kuris perima siunčiamą žinutę.

Jei siunčiate el. laišką asmeniui, kuris naudojasi kita el. pašto programa, arba jei siunčiate savo pranešimą internetu, pirmiausia pasitarkite su savo įmonės Notes administratoriumi ir sužinokite, ar galėsite jį užšifruoti. .

Pranešimo grąžinimo kvito užklausa

Jei naudojate dialogo langą Pristatymo parinktys, norėdami paprašyti pranešimo grąžinimo kvito, jūsų tinklas automatiškai praneš jums, kai gavėjas perskaitys jūsų pranešimą. Tai skiriasi nuo pristatymo patvirtinimo ataskaitos užklausos, kuri tik praneša, kada pranešimas atkeliavo į gavėjo pašto duomenų bazę. Paprastai prašytumėte gavimo ataskaitos (tiesiog įjunkite žymės langelį Grąžinimo kvitas), kad išvengtumėte pasiteisinimo „niekada nemačiau jūsų pranešimo“, ir paprašykite pristatymo patvirtinimo ataskaitos, kad pašalintumėte pranešimą „Niekada negavau jūsų pranešimo; tinklas tikriausiai jį prarado“ pasiteisinimas.

Jei siunčiate pranešimą asmeniui, kuris nenaudoja Užrašų, arba jei jūsų pranešimas siunčiamas per internetą, jums gali nepavykti iš jo gauti gavimo ataskaitų.

Neleisti kopijuoti pranešimo

Kita „Notes“ saugos parinktis yra užkirsti kelią kopijavimui. Pasirinkę žymės langelį Neleisti kopijuoti, galite būti tikri, kad asmuo, gavęs jūsų pranešimą, negalės jo persiųsti niekam kitam. Tiesą sakant, jie net negalės nukopijuoti (Redaguoti -> Kopijuoti) jūsų atmintinės į mainų sritį, jei jie ketina šiek tiek neteisėtai įklijuoti (Redaguoti -> Įklijuoti). Pasirinkus parinktį Neleisti kopijuoti, užtikrinama, kad tai, ką siunčiate vienam asmeniui, nebus išsiųsta šiukšlių visoje įmonėje.

Kai baigsite pasirinkti pristatymo parinktis, spustelėkite Gerai, kad grįžtumėte į dokumentą. Daugeliu atvejų, kai apsisprendžiate dėl šių parinkčių, spustelėkite mygtuką Siųsti ir Failas.

Jei jums sukasi galva dėl visų šių pristatymo variantų, neleiskite, kad tai jūsų nuviltų. Juos reikia naudoti tik ypatingomis aplinkybėmis. Tiesą sakant, daugumos žinučių pristatymo parinktis pamatysite neatidarę dialogo lango Pristatymo parinktys ir negalvoję. Koks palengvėjimas!

Jei pastebite, kad visada lankotės dialogo lange Pristatymo parinktys norėdami pasirašyti ir užšifruoti savo pranešimus, galite pažymėti žymės langelį Išsaugoti šias saugos parinktis kaip numatytąją. Tokiu būdu visi nauji jūsų sukurti pranešimai turės tuos pačius saugos parametrus. Žinoma, visada galite apsigalvoti grįžę į dialogo langą Pristatymo parinktys ir pakeisti numatytuosius nustatymus arba numatytuosius saugos nustatymus.