Vinna með QuickBooks 2018 skýrslugluggahnappana

Skýrsluglugginn býður venjulega upp á tíu hnappa: Sérsníða skýrslu, athugasemd við skýrslu, deila sniðmáti, leggja á minnið, prenta, tölvupóst, Excel, fela haus, draga saman og endurnýja. Þú getur fundið út hvað þessir skipanahnappar gera með tilraunum. Ef þú hefur ekki tíma til þess skaltu lesa eftirfarandi kafla.

Sérsníða skýrsluhnappur

Hnappurinn Sérsníða skýrslu sýnir Breyta skýrslu valmynd.

Athugasemd við Tilkynna hnappinn

Með því að smella á hnappinn Athugasemd við skýrslu birtist gluggann Athugasemd við skýrslu (sýndur). Til að nota athugasemd við skýrslu valmynd, smellirðu á skýrslugildi sem þú vilt setja athugasemd við. QuickBooks opnar svo athugasemdareit neðst í glugganum, þú skrifar athugasemdina þína og smellir svo á Vista hnappinn.

Glugginn athugasemd við skýrslu.

Þegar þú ert búinn að skrifa athugasemdir við skýrsluna þarftu að vista skýrsluna með athugasemdum. Gerðu það með því að smella á OK hnappinn þegar QuickBooks spyr hvort þú viljir vista athugasemdaskýrsluna. Seinna, þegar þú prentar skýrsluna, geturðu látið athugasemdir þínar fylgja með. (Þetta er frábært tól fyrir endurskoðendur og bókhaldara sem vilja útskýra hvaða tölur þýða fyrir aðra lesendur reikningsskilanna.) Þú prentar út vistaða athugasemdaskýrslu með því að velja skýrsluna í valmyndinni Skýrslur→Skýrslur um athugasemdir.

Hnappur til að deila sniðmáti

Hnappurinn Share Template, sem QuickBooks gerir kleift eftir að þú hefur sérsniðið skýrslu á einhvern hátt, gerir þér kleift að deila sérsniðnum skýrslustillingum þínum (ekki gögnunum) með öðrum QuickBooks notendum. Þegar þú smellir á þennan hnapp birtir QuickBooks samskiptasniðmátgluggann (ekki sýndur). Notaðu svargluggann til að gefa skýrslusniðmátinu þínu nafn (helst sniðugt nafn, vinsamlegast), lýstu sérsniðnu skýrslunni þinni með nokkrum valsorðum, gefðu upp nafn þitt og netfang og notaðu valmöguleikahnappana til að gefa til kynna hvort þú vilt vera áfram nafnlaus. Þegar þú smellir á Deila, hleður QuickBooks upp skýrslusniðmátinu þínu á Intuit vefsíðu þar sem annað fólk getur gripið sniðmátið og notað það.

Minna hnappur

Leggja á minnið hnappinn sýnir valmyndina Leggja á minnið skýrslu, sýndur hér. Leggja skýrslu á minnið svarglugginn gerir þér kleift að leggja á minnið, eða vista varanlega, tiltekið sett af skýrslugerðarstillingum. Eftir að þú hefur lagt þessar stillingar á minnið geturðu búið til nákvæmlega sömu skýrsluna með því að velja skýrsluna á minnið úr undirvalmyndinni Skýrslur→ Lagðar skýrslur.

Valmyndin Leggja skýrslu á minnið.

Þú getur vistað á minnið skýrslu í minni skýrsluhópnum. Til að gera þetta skaltu velja Vista í minni skýrsluhópi gátreitinn. Notaðu síðan Vista í minni skýrsluhóps fellilistanum til að velja skýrsluhópinn sem vista á minnið skýrslu í.

Prenta hnappur

Prentstjórnarhnappurinn á efstu valmyndarstikunni sýnir fellilista með tveimur valkostum: Tilkynna og Vista sem PDF. Ef þú smellir á Report, birtir QuickBooks (stundum eftir smá pirring) gluggann Prentskýrslur, sýndur hér, sem gerir þér kleift að velja hvernig skýrslan á að prenta og hvar hún á að prenta. Stillingar flipinn, til dæmis, gerir þér kleift að velja prentara, velja síðustefnu (annaðhvort andlitsmynd eða lárétt), tilgreina hvort þú viljir prenta aðeins úrval af síðum skýrslunnar, stjórna síðuskiptingu og stilla stærðina (breidd og hæð) ) skýrslunnar. Ef þú smellir á Vista sem PDF birtir QuickBooks Vista skjal sem PDF valmynd, sem gerir þér kleift að búa til PDF af skýrsluskjali.

Stillingar flipinn í glugganum Prenta skýrslur.

Spássíur flipinn í Prentskýrslum valmyndinni, sýndur hér, gerir þér kleift að tilgreina spássíuna sem QuickBooks ætti að nota á prentuðu skýrslusíðunum. Þú tilgreinir efstu, hægri, neðri og vinstri spássíuna í tommum.

Jaðar flipinn í glugganum Prenta skýrslur.

Smelltu á Forskoðunarhnappinn, sem er í glugganum Prentskýrslur, til að birta Forskoðunargluggann. Forskoðunarglugginn sýnir hvernig prentuðu skýrslusíðurnar þínar líta út. Glugginn inniheldur einnig hnappa sem gera þér kleift að fletta á fyrri og næstu síðu skýrslunnar, þysja inn og út á skýrsluna og prenta skýrsluna.

Eftir að þú hefur notað Stillingar flipann og Jaðar flipann til að tilgreina hvernig QuickBooks ætti að prenta skýrslu, smelltu á Prenta. QuickBooks sendir skýrsluna á prentarann ​​þinn.

Tölvupósthnappur

Tölvupóstsskipunarhnappurinn gerir þér kleift að senda annað hvort Excel vinnubókarútgáfu af skýrslu eða PDF útgáfu af skýrslu til einhvers annars sem tölvupóstviðhengi.

Excel hnappur

Ef þú smellir á Excel hnappinn birtir QuickBooks undirvalmynd þar sem þú getur valið Búa til nýtt vinnublað eða Uppfæra núverandi vinnublað. Veldu Búa til nýtt vinnublað til að birta Senda skýrslu í Excel svargluggann, sýndur hér. Senda skýrslu til Excel svarglugginn gerir þér kleift að taka upplýsingarnar í skýrslu og afrita þær í skrá sem töflureikniforrit, eins og Microsoft Excel, getur auðveldlega opnað. Þú getur sent afritið í nýjan Excel töflureikni, í núverandi Excel töflureikni eða í .csv (kommuaðskilin gildi) skrá, sem hægt er að opna með nánast hvaða töflureikni eða gagnagrunnsforriti sem er.

Senda skýrslu í Excel svarglugginn.

Til að afrita skýrsluna í nýja vinnubók skaltu velja Búa til nýtt vinnublað valhnappinn. Þaðan hefurðu möguleika á að búa til alveg nýjan Excel töflureikni (smelltu á In New Workbook valmöguleikann) eða búa til nýtt blað í núverandi skrá með því að nota Í núverandi vinnubók valhnappinn; sláðu síðan inn slóð og nafn vinnubókarinnar í textareitnum sem QuickBooks opnar eftir að þú hefur valið valhnappinn. (Ef þú veist ekki slóðina og nafnið á vinnubókinni, smelltu á Browse hnappinn og notaðu síðan gluggann sem QuickBooks sýnir til að finna vinnubókarskrána.)

Ef þú vilt afrita skýrsluna í núverandi Excel töflureikni skaltu velja Uppfæra núverandi vinnublað valhnappinn. QuickBooks veldur því að Excel endurnýjar áður flutta vinnubók.

Ef þú vilt skipta út núverandi Excel töflureikni fyrir nýju skýrsluna sem þú sendir til Excel skaltu velja Skipta út núverandi vinnublaði valhnappinn. Síðan, þegar QuickBooks opnar textareit og bætir við Browse hnappinn, sláðu annaðhvort inn slóð og nafn vinnubókarinnar í textareitinn eða smelltu á Browse hnappinn, farðu að vinnubókinni og veldu hana.

Að lokum, ef þú vilt afrita skýrsluupplýsingarnar í .csv skrá (skráarsnið sem hægt er að opna með hvaða töflureikni eða gagnagrunnsforriti sem er), veldu valhnappinn Búa til kommuaðskilin gildi (.csv) skrá.

Ef þú smellir á Advanced skipanahnappinn á Senda skýrslu í Excel valmynd, sýnir QuickBooks Advanced Excel Options valmyndina, sýndan hér. Þessi svargluggi gerir þér kleift að stjórna hvaða sniði QuickBooks afritar í Excel (gerðu þetta með QuickBooks Options gátreitunum), kveikja eða slökkva á ákveðnum Excel sniðareiginleikum (gerðu þetta með Excel Options gátreitunum) og setja upp bráðabirgðaprentun vinnubókar upplýsingar í Excel (gerið þetta með útvalshnappunum Prentvalkostir). Allt þetta efni tengist því hvernig Excel virkar. Ef þú ert ánægð með að vinna með Excel, farðu á undan og gerðu þær breytingar sem þú vilt. Ef þú ert ekki sátt við að vinna með Excel, farðu á undan og samþykktu sjálfgefna tillögur QuickBooks. Þú getur breytt öllu þessu síðar, og frekar auðveldlega, í Excel.

Ítarlegir Excel valkostir valmyndin.

Ef þú ert að vinna með QuickBooks, veistu að Excel er dásamlegt tól til að kafa dýpra í gögnin þín. Athugaðu líka að næst þegar þú kaupir tölvu gætirðu átt möguleika á að fá Microsoft Office sem hluta af kaupverðinu. Microsoft Excel kemur með Microsoft Office.

Fela haus hnappinn

Fela haus hnappurinn og Collapse hnappurinn breyta því hvernig skýrslan birtist í skýrsluglugganum og, ef hún er prentuð, á síðunni.

Þú smellir á Fela haus hnappinn til að fjarlægja hausupplýsingarnar, svo sem nafn fyrirtækis. Ef þú felur hausinn geturðu smellt aftur á Fela hausinn til að skipta um hausinn.

Hnappur saman

Collapse hnappurinn dregur saman smáatriði í skýrslu. QuickBooks sýnir ekki undirreikninga í hruninni skýrslu - aðeins reikninga.

Til að taka saman skýrslu sem þú hefur áður dregið saman skaltu smella á Stækka hnappinn. QuickBooks kemur í stað Collapse hnappsins fyrir Expand hnappinn þegar skýrsluglugginn sýnir hrunna skýrslu.

Ekki eyða tíma í að reyna að komast að því hvað fela haus og Collapse/Expand hnapparnir gera. Ef þú ert með spurningu skaltu einfaldlega birta skýrslu í skýrsluglugganum og smella á skipanahnappinn sem þú hefur spurningu um. Breytingarnar í skýrsluglugganum sýna þér hvað stjórnhnappurinn gerir.

Uppfærsluhnappur

Uppfæra hnappurinn segir QuickBooks að uppfæra upplýsingar skýrslu fyrir breytingar á QuickBooks gagnaskránni. Þetta hljómar brjálað í fyrstu, en þú getur í raun skilið skýrslugluggana eftir opna. Þetta þýðir að skýrslugluggi getur td sýnt rekstrarreikning frá því fyrir viku. Ef þú hefur slegið inn nokkrar færslur undanfarna viku gætu skýrslugögnin ekki lengur verið rétt. Þegar þú smellir á Refresh hnappinn veit QuickBooks að það ætti að uppfæra skýrsluna með nýjustu breytingunum.

QuickBooks biður þig venjulega um að uppfæra skýrslu fyrir breytingar á QuickBooks gagnaskránni. Ef þú fylgir ekki tillögu QuickBooks um að uppfæra, geturðu síðar smellt á Uppfæra til að uppfæra.