Viðhalda góðu bókhaldseftirliti í QuickBooks 2012

Þegar þú kynnir marga bókhaldskerfisnotendur inn í QuickBooks 2012 eykur þú þörfina fyrir bókhaldsstýringar. Með því að hafa aðgang að bókhaldskerfinu geta notendur annað hvort óvart komið villum inn í bókhaldskerfið eða, því miður, sumir notendur geta svikið fyrirtæki viljandi.

Af þessum ástæðum, sumir af QuickBooks bókhaldsstjórnunaraðferðum til að lágmarka óviljandi villur og lágmarka möguleika á þjófnaði:

• Berðu reglulega saman efnislega birgðafjölda við birgðabókhaldsskrár. Birgðir minnka því miður. Fólk - stundum starfsmenn, en oft gerviviðskiptavinir eins og búðarþjófar - mun stela birgðum.

  Þess vegna er eitt af því sem þú þarft að gera bæði til að lágmarka birgðatap þitt og til að viðhalda nákvæmum bókhaldsgögnum að bera reglulega saman efnislega fjölda birgða þinna við það sem bókhaldsgögn þín sýna.

  Lítil matvöruverslun gæti til dæmis viljað bera saman tóbaksbirgðir daglega, bjór- og vínbirgðir vikulega og allar aðrar vörur í matvörubirgðum á mánaðar- eða ársgrundvelli. Þessi aðferð til að telja oft verðmætustu og auðveldast að stela hlutunum skilar tvennu:

  • Birgðasamdráttur greinist fljótt.

  • Fyrirtækjaeigandinn getur lágmarkað rýrnun birgða með því að bera kennsl á tegund birgða sem er oftast stolið eða jafnvel þegar birgðum er oftast stolið.

• Samræma bankareikninga. Eitt sem eigendur fyrirtækja ættu að gera er að samræma eigin bankareikninga. Oft á sér stað þjófnaður starfsmanna af bókhaldsfólki þegar starfsmenn finna út hvernig á að skrifa ávísanir á bankareikning fyrirtækisins sem eigandinn sér ekki. Ein örugg leið til að finna ímyndaða og sviksamlega viðskipti er að láta eigandann samræma bankayfirlitið.

  Ef eigandinn samræmir bankayfirlitið getur hún borið bókhald bankans fyrir reikninginn saman við QuickBooks bókhaldsgögn fyrirtækisins. Hægt er að laga hvers kyns augljóst misræmi - sem þýðir að QuickBooks bókhaldsgögnin eru nákvæmari. Að auki hafa hvers kyns flöktandi, grunsamleg viðskipti tilhneigingu til að verða augljós þegar eigandi fyrirtækisins lítur vel á ávísanir.

• Aðgreina bókhald frá líkamlegri vörslu þar sem hægt er. Í litlu fyrirtæki er erfitt að aðgreina bókhald fyrir einhverja starfsemi frá líkamlegri forsjá eða líkamlegri ábyrgð á þeirri starfsemi. Til dæmis er erfitt að aðgreina birgðabókhald frá líkamlegri vörslu eða aðgangi að þeirri birgðum.

  Afgreiðslumaður í verslun, til dæmis, getur auðveldlega stolið sígarettum og einnig aðlagað birgðaskrár í gegnum kassasölu fyrir sígarettur. Engu að síður, hvar sem þú getur aðgreint líkamlega vörslu frá bókhaldi, á sér stað innbyggð villuskoðun.

  Þú getur beðið CPA þinn um aðstoð við að finna leiðir til að aðgreina líkamlega vörslu eigna frá bókhalds- og bókhaldsskyldum. Og þú ættir virkilega, virkilega að gera þetta. Því miður er þjófnaður starfsmanna mjög algengur.

• Þjálfa starfsmenn í notkun QuickBooks. Þú ættir að þjálfa starfsmenn í að nota QuickBooks ef þú ert með fyrirtæki af hvaða stærð sem er af tveimur grundvallarástæðum:

  • Einhver sem veit hvernig á að nota QuickBooks er ólíklegri til að gera óvart villur. Svo, ef þú getur, er skynsamlegt að veita sumum starfsmönnum hjálp eða þjálfun eða hvort tveggja. Þessi úrræði gera fólki kleift að nota QuickBooks eiginleika á auðveldari og nákvæmari hátt til að búa til fjárhagsupplýsingar sem gera þér kleift að stjórna fyrirtækinu þínu betur.

  • Sóðalegar bókhaldsgögn feluþjófnað starfsmanna. Oft er eitt af því sem þú sérð þegar starfsmannaþjófnaður á sér stað raunverulega rugluð bókhaldsgögn. Þannig að þjálfun þýðir ekki aðeins nákvæmari bókhaldsgögn heldur einnig að þú ert ólíklegri til að hafa umhverfi sem stuðlar að þjófnaði eða fjársvikum.

• Lokaðu QuickBooks skránni þinni. Ef þú tekur meginreglur bókhaldsnámskeiðs muntu læra að lokun þýðir safn bókhaldsferla sem einhver fer í gegnum til að núlla út tekju- og kostnaðarreikninga.

  Í QuickBooks þýðir lokun eitthvað annað. En þú vilt samt loka QuickBooks skránni til að viðhalda heilleika gagna þinna. Svona er það: Veldu Breyta→ Stillingar skipunina, veldu Bókhald og síðan Company Preferences flipann og smelltu síðan á Lokadagsetning Stilltu Dagsetning/Lykilorð hnappinn. Þegar QuickBooks biður þig um, tilgreindu „lokunardag“ og lykilorð.

  Eftir að þú hefur veitt þessar upplýsingar, banna QuickBooks notendum eða takmarkar notendur að breyta eða slá inn viðskipti dagsett fyrir lokadagsetningu. (Aðeins fólk með lykilorðið getur gert breytingar á eða slegið inn viðskipti með dagsetningar sem eru fyrr en lokadagsetningin.)