Skipuleggðu nýja QuickBooks 2012 kerfið þitt

Ef þú skilur nokkra stóra hluti - hvað bókhald gerir og hvað bókhaldskerfi gera - strax í upphafi muntu komast að því að QuickBooks 2012 uppsetningarferlið er miklu skynsamlegra.

Hvað gerir bókhald

Hugsaðu um hvað bókhald gerir. Fólk gæti deilt um litlu smáatriðin, en flestir eru sammála um að bókhald gerir eftirfarandi fjóra mikilvæga hluti:

• Mælir hagnað og tap

• Skýrslur um fjárhagsstöðu fyrirtækis (eignir þess, skuldir og hrein eign)

• Veitir nákvæmar skrár yfir eignir, skuldir og eiginfjárreikninga

• Veitir hagsmunaaðilum fjárhagsupplýsingar, sérstaklega stjórnendum

Hvað gera bókhaldskerfi

Skoðaðu nú stuttlega hvað bókhaldskerfi - eða að minnsta kosti hvað bókhaldskerfi lítilla fyrirtækja - gera venjulega:

• Búðu til reikningsskil, þar á meðal rekstrarreikninga, efnahagsreikninga og aðrar reikningsskilaskýrslur.

• Búðu til viðskiptaeyðublöð, þar á meðal ávísanir, launaávísanir, reikninga, viðskiptavinayfirlit og svo framvegis.

• Halda ítarlegar skrár yfir lykilreikninga, þar með talið reiðufé, viðskiptakröfur (upphæðir sem viðskiptavinir skulda fyrirtæki), viðskiptaskuldir (upphæðir sem fyrirtæki skuldar söluaðilum sínum), birgðahlutir, fastafjármunir og svo framvegis.

• Framkvæma sérhæfðar upplýsingastjórnunaraðgerðir. Til dæmis, í útgáfubransanum, greiða bókaútgefendur höfundum oft þóknanir. Þannig að kóngafólksbókhald er verkefni sem bókhaldskerfi bókaútgefenda verða venjulega að gera.

Hvað QuickBooks 2012 gerir

Allt í lagi, eftir að þú hefur skilið hvað bókhald gerir og hvað bókhaldskerfi gera venjulega, geturðu séð með einhverju sjónarhorni hvað QuickBooks gerir:

• Gerir reikningsskil

• Myndar mörg algeng viðskiptaform, þar á meðal ávísanir, launaávísanir, reikninga viðskiptavina, yfirlit viðskiptavina, kreditnótur og innkaupapantanir

• Heldur nákvæmar skrár yfir handfylli lykilreikninga: reiðufé, viðskiptakröfur, viðskiptaskuldir og birgðahald í einföldum stillingum

QuickBooks gerir þrjú af fjórum hlutum sem þú myndir búast við að bókhaldskerfi geri. QuickBooks útvegar ekki sérhæft bókhaldsefni. Til dæmis, QuickBooks gerir ekki kóngafólk bókhald.

Það sem QuickBooks 2012 gerir ekki

Svo, QuickBooks gerir þrjá af fjórum hlutum sem bókhaldskerfi gera, en það gerir ekki allt. QuickBooks er oft ófullkomin bókhaldslausn. Vertu því varkár með að setja væntingar þínar. Þú þarft líka, venjulega, að finna út lausnir fyrir sumar sérstakar bókhaldskröfur þínar.

QuickBooks gefur notendum og fyrirtækjum mikinn sveigjanleika. Svo, aftur í fyrra dæmið, bókaútgefandi getur gert mikið af því sem hann þarf að gera fyrir kóngafólksbókhald í QuickBooks. Þessi höfundabókhaldsvinna krefst einfaldlega ákveðins magns af fikti þar sem fyrirtækið er að setja upp QuickBooks.

Hins vegar þjást QuickBooks (eða að minnsta kosti vinsælustu útgáfurnar af QuickBooks) af nokkrum verulegum veikleikum:

• QuickBooks Pro veitir ekki góða leið til að takast á við framleiðslu birgða. Hins vegar styðja QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions einfalt framleiðslubókhald. (Þessar útgáfur af QuickBooks hjálpa þér að gera grein fyrir ferlinu við að breyta hráefni í fullunnar vörur.)

• Aðeins QuickBooks Enterprise Solutions sér um að geyma birgðir á mörgum stöðum. Með öðrum orðum, QuickBooks Pro og QuickBooks Premier sýna einfaldlega til dæmis að þú sért með 3.000 búnað. Það leyfir þér ekki að fylgjast með því að þú ert með 1.000 búnað í vöruhúsinu, 500 búnað í verslun A og 1.500 búnaður í verslun B.

Þrátt fyrir þá staðreynd að QuickBooks gæti verið ófullkomin lausn og gæti ekki sinnt birgðum eins og þú vilt eða þarfnast, þá er QuickBooks samt mjög góð lausn. Það sem QuickBooks gerir, það gerir mjög vel. Íhugaðu þá staðreynd að QuickBooks verða til í langan, langan tíma.

Það er mun líklegra að t.d. bókhaldshugbúnaðarvara með 600 notendum verði hætt frekar en vara eins og QuickBooks, sem hefur 4.000.000 viðskiptavini.