Setja reglur í QuickBooks Online til að samþykkja viðskipti

QuickBooks Online reynir að læra venjur þínar þegar þú skoðar niðurhalaðar færslur; þú getur hjálpað ferlinu áfram með því að setja reglur sem QBO á að fylgja. Þegar þú setur upp reglur flýtirðu endurskoðunarferlinu vegna þess að þú segir QBO fyrirfram hvernig eigi að meðhöndla ákveðnar tegundir viðskipta.

Hvernig reglur virka

Segjum sem svo að þú kaupir bensín fyrir bíla í atvinnuskyni frá Shell bensínstöðvum og þú borgar alltaf með kreditkorti sem þú hefur tengt við fjármálastofnun í QBO. Í raun, þú vilt flokka öll viðskipti á Shell stöðvum á eldsneytiskostnaðarreikninginn þinn.

Þú getur úthlutað flokki handvirkt við eina af þessum viðskiptum og beðið eftir að QBO „læri“ val þitt, eða þú getur sett upp reglu sem QBO fylgir. Þegar þú setur reglu tilgreinir þú upplýsingar eins og reikninga og tegundir viðskipta (peningar inn eða peningar út) sem reglan á að gilda um.

Þú getur búið til reglu sem hefur áhrif á alla reikninga eða reglu sem hefur áhrif á tiltekna reikninga.

Þú skilgreinir síðan viðmið sem einstakar færslur ættu að uppfylla áður en QBO bregst við færslunum. Síðast, þú kveður á um upplýsingarnar sem QBO ætti að úthluta fyrir viðskipti sem uppfylla skilyrðin. Til dæmis er hægt að tilgreina færslutegund og flokk.

Reglurnar sem þú setur geta virkað á einn af tveimur vegu:

• QBO getur notað regluna þína til að stinga upp á breytingum á niðurhaluðum færslum sem þú skoðar síðan og samþykkir. Eða
• Þú getur valið að láta QBO beita reglunni sjálfkrafa á allar færslur sem það ákveður að passa við skilyrði reglunnar og bæta þeim færslum við QBO.

Þegar þú notar fyrstu aðferðina auðkennir QBO, á flipanum Til skoðunar á síðunni Banka og kreditkorta, færslur sem það finnur og býst við að beita reglu fyrir. Þú getur auðkennt þessar færslur vegna þess að í dálkinum Flokkur eða Samsvörun birta þær reglutákn.

QBO notar mismunandi tákn til að bera kennsl á færslur sem passa við reglur en ekki enn bætt við fyrirtækið þitt og færslur bætt sjálfkrafa við með reglum.

Önnur aðferðin gæti virst áhættusöm, en er það í raun ekki. Jafnvel þó að QBO noti regluna sjálfkrafa geturðu samt gert breytingar á færslum sem QBO samþykkir sjálfkrafa.

Að búa til reglu

Þú setur upp aðra hvora tegund reglu - þá sem stingur upp á breytingum og þú verður að skoða þær, og þá sem bætir sjálfkrafa við færslum á grundvelli reglu - með sömu skrefum. Það er aðeins eitt skref þar sem þú gerir hlutina öðruvísi.

Veldu Færslur → Bankastarfsemi.

Síðan Banka og kreditkorta birtist.

Hægra megin á síðunni, smelltu á örina niður við hliðina á Uppfæra hnappinn og veldu Stjórna reglum.

QBO birtir Reglusíðuna.

Smelltu á hnappinn Ný regla í efra hægra horninu á Reglusíðunni.

QBO sýnir Regla gluggann.

Gefðu reglunni nafn - sem mun hafa þýðingu fyrir þig.

Tilgreindu hvort reglan á við um peninga sem koma inn í QBO eða peninga sem streyma út úr QuickBooks og veldu þá reikninga sem þú vilt að reglan eigi við.

Notaðu hlutann „Þegar viðskipti uppfyllir“ til að setja skilyrði sem QBO ætti að nota þegar niðurhalaðar færslur eru skoðaðar til að ákvarða hvort eigi að beita reglunni á þær.

Þú getur stillt mörg skilyrði með því að nota hnappinn Bæta við línu og þú getur tilgreint að færsla ætti að uppfylla öll eða eitthvað af skilyrðunum. Að tilgreina „allt“ er strangara og QBO er sértækara við að beita reglunni.

Fyrsti listareiturinn í hlutanum gerir þér kleift að tilgreina hvort QBO eigi að bera saman færslulýsinguna, bankatextann eða færsluupphæðina við skilyrði sem þú setur. Fyrir þá sem eru að spyrjast fyrir þarna úti, vísar Lýsing (færslulýsingin) til textans sem birtist í Lýsingardálknum á banka- og kreditkortasíðunni. Valmöguleikinn Bank Texti vísar til Bank Detail lýsingu sem bankinn halar niður; þú getur skoðað bankaupplýsingarnar ef þú smellir á einhverja niðurhalaða færslu. Lýsing bankaupplýsinga birtist neðst til vinstri á færslunum sem verið er að breyta.

Neðst í Regluvalglugganum skaltu stilla upplýsingarnar sem þú vilt að QBO beiti fyrir færslur sem uppfylla skilyrði reglunnar. Þú getur valið eitt eða fleiri af eftirfarandi:

• Veldu færslutegundina sem QBO ætti að úthluta færslunni.
• Veljið greiðsluviðtakanda og einn eða fleiri flokka til að eiga við um færslur sem uppfylla skilyrði reglunnar.
• Valfrjálst, bæta minnisblaði við hverja færslu sem uppfyllir skilyrði reglunnar.
• Veldu gátreitinn Bæta sjálfkrafa við bækurnar mínar ef þú vilt að QBO bæti sjálfkrafa færslum sem uppfylla skilyrði reglunnar við fyrirtækið þitt.

  Þetta er „öðruvísi“ skrefið en þú finnur í innganginum að þessum skrefum. Ef þú velur þennan reit þarftu ekki að samþykkja færslur sem QBO beitir þessari reglu á. En þú getur alltaf gert breytingar á sjálfkrafa bættum viðskiptum.

Smelltu á Vista.

Þegar þú hefur búið til reglu geturðu notað Aðgerðir dálkinn á Reglusíðunni til að afrita hana (svo að þú þurfir ekki að búa til svipaðar reglur frá grunni) og eyða reglum sem þú vilt ekki lengur. Og ef þú þarft að breyta reglu, smelltu á Breyta hnappinn í Aðgerðir dálknum til að opna Reglugluggann aftur og gera breytingar.

Endurskoðendur, þú getur hjálpað viðskiptavinum þínum og sparað tíma ef þú flytur út og flytur inn reglur á milli QBO fyrirtækja.