QuickBooks 2015: 10 fjárhagsráð fyrir eigendur fyrirtækja

Eigendur fyrirtækja ættu að taka virkan þátt í fjárhagslegri hlið fyrirtækisins til að koma í veg fyrir allar tilraunir til fjárdráttar eða skjalafals. Farðu yfir QuickBooks reikningsskilin þín, fylgstu vel með hvert peningarnir fara og veistu hver sér um fjármálin. Haltu fyrirtækinu þínu öruggu og í góðu lagi með því að fylgja þessum tíu fjárhagsráðum.

Skrifaðu undir allar þínar eigin ávísanir

Þetta er ekki ámæli gegn bókhaldsmönnum. Í litlu fyrirtæki hefur fólk (sérstaklega bókhaldarar með fulla hleðslu) hins vegar tækifæri til að rugla þig auðveldlega. Með því að skrifa undir allar ávísanir sjálfur heldurðu fingrum þínum á púlsinum á útstreymi peninga. Já, þessi æfing getur verið vandræðaleg - þú verður að vaða í gegnum pappírsvinnu í hvert skipti sem þú skrifar undir stafla af ávísunum - en mundu eftir valinu.

Við the vegur, ef þú ert í samstarfi, ættir þú að láta að minnsta kosti nokkra samstarfsaðila undirrita ávísanirnar - eða að minnsta kosti stóru tékkana.

Ekki skrifa undir ávísun á rangan hátt

Ef þú skrifar undir margar ávísanir gætirðu freistast til að nota hraðvirka og tryllta (óhjákvæmilega ólæsilega) undirskrift. Þó að það sé mjög skynsamlegt að krota nafnið þitt á ólæsanlegan hátt þegar þú skrifar hafnabolta, skaltu ekki gera það þegar þú skrifar undir ávísanir. Skýr undirskrift, sérstaklega ein með tilfinningu fyrir persónulegum stíl, er áberandi. Auðvelt er að móta bylgjulínu með krossi og nokkrum punktum.

Skoðaðu niðurfelldar ávísanir áður en bókari þinn gerir það

Gakktu úr skugga um að þú skoðir niðurfelldar ávísanir þínar (ávísanamyndin sem birtist á bankayfirlitinu þínu) áður en einhver annar sér mánaðarlega bankayfirlitið.

Þessar upplýsingar snúast svo sannarlega ekki um bókaverði. Samt sem áður getur fyrirtækiseigandi ákvarðað hvort einhver sé að falsa undirskriftir á ávísunum aðeins með því að vera fyrstur til að opna bankayfirlitið og með því að skoða hverja undirskriftina á niðurfelldu ávísunum.

Ef þú skoðar ekki ávísanirnar geta óprúttnir starfsmenn - sérstaklega bókhaldarar sem geta uppfært bankareikningana - falsað undirskrift þína refsilaust. Og þeir verða ekki gripnir ef þeir yfirdrátta aldrei reikninginn.

Athugaðu bankaafstemminguna

Stutt tengdur punktur: Ef þú ert ekki sá sem gerir bankaafstemminguna, vertu viss um að fara yfir afstemmingarvinnuna sem framkvæmt er af þeim sem vinnur verkið. (Líklega bókhaldarinn þinn?) Þessi endurskoðun þýðir ekki aðeins að önnur augu sjái verkið og grípur villur. Þessi endurskoðun veitir enn eitt tækifæri til að ganga úr skugga um að engin fyndin viðskipti eigi sér stað.

Og, ó, einn annar óþægilegur punktur: Finnst þér ekki tilhneigingu til að fylgja fyrri tveimur eða þremur aðferðum? Þá gætir þú - ekki bankinn - étið tap af hlutum eins og fölsun.

Veldu bókara sem kann á tölvur

Ekki hafa áhyggjur, þú þarft ekki að biðja um bakgrunnsathugun frá FBI þegar þú ræður bókavörð. Reyndar, ef þú notar QuickBooks, þarftu ekki að ráða fólk sem þekkir bókhaldskerfi lítilla fyrirtækja. En finndu fólk sem kann að halda ávísanabók og vinna með tölvu. Þeir ættu ekki að eiga í vandræðum með að skilja QuickBooks.

Auðvitað vill maður ekki hafa einhvern sem datt bara af rófubílnum. En jafnvel þó þú ræður einhvern sem hjólaði inn í bæinn á einum, þá muntu ekki eiga í miklum vandræðum með að koma viðkomandi á hraða með QuickBooks.

Ef þú getur, finndu bókara sem kann tvíhliða bókhald og launaskrá

Þó að viðfangsefni þess að finna einhvern til að hjálpa við QuickBooks verkið, eru hér nokkrar athugasemdir um tæknilega færni hins tilvalna umsækjanda. … Bókhaldari sem kann tvöfalda bókhald er mjög hjálpsamur - þó til að vera sanngjarn, slík þekking er líklega ekki nauðsynleg.

Einnig, ef þú getur, finndu einhvern sem veit hvernig á að gera launaskrá - og ekki bara alríkisgjaldaskattsefnin, heldur einnig ríkislaunaskattafyrirtækið. (Ef þú finnur ekki svona manneskju skaltu vita að þú getur auðveldlega útvistað launaskrá til stórrar launaþjónustu.)

Skoðaðu reikningsskil þín reglulega

Gerðu reglulega og skoðaðu rekstrarreikninginn sem QuickBooks býr til áreynslulaust. Fáðu þér að venju að skoða efnahagsreikninginn þinn með lista yfir eignir og skuldir. Skoðaðu og finndu aðra skýrslu eða tvær sem gefa þér gagnlega innsýn í takta og rím fyrirtækisins. (Allar villur sem þú gerir munu líklega birtast sem asnalegar tölur á efnahagsreikningnum þínum, við the vegur.)

Sennilega geturðu haldið nokkuð fastri stjórn á aðgerðinni með því að skoða tvær eða þrjár skýrslur sem auðvelt er að skilja. Og með því að kíkja reglulega á þessar reikningsskil - til dæmis einu sinni eða tvisvar í viku - breytir þú bókhaldskerfinu þínu í tæki sem er gagnlegt bæði til að koma auga á freistandi tækifæri og til að forðast hættulegar gildrur.

Hér er leið til að reka fyrirtæki þitt með því að skoða þrjár QuickBooks skýrslur:

• Rekstrarreikningur sem ber saman tölur yfirstandandi árs og fyrra árs frá árinu til dagsins í dag (svo þú getur séð hvernig þér gengur á yfirstandandi ári samanborið við fyrra ár)

• The reikninga nái yfirlit öldrun (svo þú getur séð hvaða viðskiptavinir og viðskiptavinir eru í vanskilum)

• Efnahagsreikningurinn (svo þú getur fylgst með reiðufé og veltufé og komið auga á eitthvað fyndið efni)

Veldu viðeigandi bókhaldskerfi

Þegar þú notar QuickBooks notarðu annað hvort reiðufjárgrunnbókhald eða rekstrargrunnsbókhald. Reikningsskil eru í lagi þegar sjóðstreymi fyrirtækis endurspeglar sölu þess og sjóðstreymi endurspeglar útgjöld þess. Þetta ástand er hins vegar ekki raunin í mörgum fyrirtækjum. Samningabyggjandi einbýlishúsa, til dæmis, gæti átt reiðufé að koma inn (með því að taka lán frá bönkum) en ekki græða peninga. Að öðrum kosti gæti veðbankaeigandi sem lánar peninga á 22 prósenta vöxtum grætt á peningum, jafnvel þótt reiðufé streymi út úr fyrirtækinu daglega.

Að jafnaði, þegar þú ert að kaupa og selja birgðahald, virkar uppsöfnunargrunnur bókhald betur en reiðufé. Hins vegar frestar reikningshaldi á reiðufé venjulega tekjusköttum.

Ef QuickBooks virkar ekki fyrir fyrirtæki þitt

QuickBooks er frábært bókhaldsforrit fyrir lítil fyrirtæki. En ef QuickBooks virðist ekki passa við þarfir þínar - ef þú þarft til dæmis forrit sem virkar betur fyrir framleiðanda eða inniheldur einhvern sérstakan iðnaðarsértækan eiginleika - gætirðu viljað einn af þeim flóknari (en líka öflugri ) bókhaldspakkar fyrir lítil fyrirtæki.

Áður en þú hoppar frá QuickBooks Pro eða QuickBooks Premier, vertu viss um að skoða Enterprise Solutions útgáfuna af QuickBooks, sem kostar meira en virkar líka fyrir stærri fyrirtæki. Enterprise útgáfan af QuickBooks lítur út og virkar næstum eins og „venjulegu“ útgáfurnar. Ef þú þekkir QuickBooks Pro eða QuickBooks Premier, í samræmi við það, þekkir þú nú þegar (eða þekkir aðallega) QuickBooks Enterprise.

Ef Enterprise útgáfan af QuickBooks virkar ekki gætirðu viljað tala við endurskoðanda þinn um sértæka pakka fyrir iðnaðinn. (Til dæmis, ef þú ert viðskiptaprentari, gæti einhver söluaðili hafa þróað sérstakan bókhaldspakka bara fyrir viðskiptaprentara.)

Hafðu hlutina einfalda

Þegar þú stjórnar fjármálum lítilla fyrirtækja skaltu hafa hlutina eins einfalda og mögulegt er. Reyndar skaltu halda viðskiptamálum þínum nógu einföldum til að þú getir auðveldlega sagt hvort þú sért að græða peninga og hvort fyrirtækið sé heilbrigt.

Þetta ráð um einfaldleika kann að hljóma undarlega, en stundum getur mjög gáfað fólk byggt upp skelfilega flókið fjármálakerfi fyrir fyrirtæki sín, þar á meðal flókið leigufyrirkomulag, völundarhús samstarf og fyrirtækjaskipulag, og háþróuð hagnaðar- og kostnaðarskiptingu fyrirkomulags við önnur fyrirtæki. Þessi ofurþróaða fjármálafyrirkomulag skilar ekki hagnaði þegar horft er til alls kostnaðar. Það sem meira er, svona flókið fyrirkomulag breytist næstum alltaf í stjórnunar- og skjalahöfuðverk.