QuickBooks 2013 Pro og Premier í fjölnotendaumhverfi

QuickBooks Pro og Premier 2013 leyfa þér að setja upp nokkur lykilorð fyrir QuickBooks gagnaskrána. Það sem er mjög sniðugt við þetta er að þú getur sagt QuickBooks að leyfa ákveðnum notendum og lykilorðum að gera aðeins ákveðna hluti.

Eigandi fyrirtækisins gæti til dæmis haft lykilorð sem gerir henni kleift að gera hvað sem er. En nýr bókhaldsmaður getur til dæmis verið með lykilorð sem gerir honum aðeins kleift að skrá reikninga inn í kerfið.

Til að setja upp fleiri notendur og lykilorð í QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2013 útgáfum skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Setja upp notendur skipunina.

QuickBooks sýnir notendalista gluggann. Notendur og hlutverk svarglugginn auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og hlutverkin sem QuickBooks geta gegnt þegar QuickBooks eru notaðar. Notendalistinn, á flipanum Notendalisti í svarglugganum, auðkennir einnig hverjir eru skráðir inn á kerfið.

Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á hnappinn Bæta við notanda.

QuickBooks sýnir fyrsta Set Up User Password and Access gluggann.

Þekkja notandann og gefa upp lykilorð.

Gefðu hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn. Þú gerir þetta með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur auðkennt notandann skaltu slá inn lykilorð notandans í textareitinn Lykilorð og Staðfesta lykilorð.

Tilgreina hlutverk notandans.

Notaðu listaboxið Tiltæk hlutverk til að velja hlutverk (eða skyldur) sem notandinn gegnir. Bættu síðan völdum hlutverki við lista notandans yfir úthlutað hlutverk með því að smella á Bæta við hnappinn. Til að færa hlutverk frá notanda, veldu hlutverkið úr listanum Úthlutað hlutverki og smelltu síðan á Fjarlægja.

Lýsingarreiturinn neðst í valmyndinni Nýr notandi lýsir hlutverkinu nánar, þar á meðal tegund QuickBooks notanda sem gæti venjulega fengið valið hlutverk.

(Valfrjálst) Breyttu hlutverkum eftir þörfum.

Þú getur fínstillt hlutverkin sem þú, með hjálp QuickBooks, úthlutar. Til að gera það, veldu Hlutverk flipann á Notendur og hlutverk valmynd, smelltu á hlutverkið sem þú vilt breyta og smelltu á Breyta hnappinn. Þegar QuickBooks sýnir Breyta hlutverki valmynd, veldu bókhaldsvirkni eða svæði af svæði og starfsemi listanum og notaðu síðan Svæðisaðgangsstigshnappana til að tilgreina hvað notandi með valið hlutverk getur gert.

Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja Enginn valhnappinn. Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti að hafa fullan aðgang með því að velja Fullur valhnappinn. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta, velurðu Hlutahnappinn og hakar síðan við eða afmerkið eftir því sem við á í Búa til, Breyta, Eyða, Prenta og Skoða stöðu. Smelltu á Í lagi til að vista allar breytingar og fara aftur í notendur og hlutverk valmynd.

Þú getur séð hvaða aðgang hvaða hlutverk sem er hefur upphaflega með því að velja eina af færslunum á svæði og starfsemi listanum. QuickBooks notar svæðisaðgangsstigshnappana og kassana til að sýna núverandi stillingar fyrir hlutverkið.

(Valfrjálst) Skoðaðu notendaheimildir þínar.

Eftir að þú hefur sett upp notanda ættirðu (bara til að vera varkár) að skoða heimildirnar sem þú hefur gefið notandanum. Til að gera þetta, smelltu á Notendalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, veldu notandann og smelltu síðan á hnappinn Skoða heimildir.

Þegar QuickBooks sýnir gluggann Skoða heimildir (ekki sýndur), veldu notandann og smelltu síðan á hnappinn Sýna til að sjá gluggann Skoða heimildir, sem sýnir mjög nákvæman lista yfir hvað notandinn getur og getur ekki gert.

(Valfrjálst) Farðu yfir hlutverkabreytingar þínar.

Ef þú gerir breytingar á heimildum hlutverks, viltu líklega líka endurskoða þessar breytingar. Til að gera það, smelltu á Hlutverkalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, veldu hlutverkið og smelltu á hnappinn Skoða heimildir. QuickBooks sýnir aðra útgáfu af glugganum Skoða heimildir sem sýnir hlutverkin sem þú og QuickBooks hafa sett upp.

Veldu hlutverkið sem þú vilt skoða og smelltu síðan á hnappinn Skoða heimildir. QuickBooks sýnir aðra útgáfu af View Permissions glugganum með ítarlegum lista yfir hvað einhver með hlutverkið getur og getur ekki gert.

Eftir að þú hefur lokið yfirferð á notanda- og hlutverkaheimildum, smelltu á Loka til að loka öllum opnum gluggum og smelltu síðan á Hætta við eða Loka hnappinn til að loka öllum opnum valgluggum.

Héðan í frá getur nýi notandinn notað QuickBooks; þó takmarkast réttindi hans eða hennar við það sem þú tilgreindir.

Endurskoðendur vilja oft sjá réttindin sem tilteknir notendur hafa. Þetta á sérstaklega við ef þú ert endurskoðaður af CPA þínum sem hluti af árlegum lokunum. (Þú gætir verið endurskoðaður ef bankinn vill endurskoðað reikningsskil, til dæmis.) QuickBooks' View Permissions gluggi er slétt leið til að sjá þessi gögn á netinu og ef þú vilt prenta afrit af heimildaupplýsingunum þarftu bara að gera smelltu á Prenta hnappinn í glugganum.