QuickBooks 2012 Pro og Premier í fjölnotendaumhverfi

QuickBooks Pro og Premier 2012 leyfa þér að setja upp nokkur lykilorð fyrir QuickBooks gagnaskrána. Það sem er mjög sniðugt við þetta er að þú getur sagt QuickBooks að takmarka ákveðna notendur og lykilorð til að gera aðeins ákveðna hluti.

Eigandi fyrirtækisins gæti til dæmis haft lykilorð sem gerir henni kleift að gera hvað sem er. En nýr bókhaldsmaður getur til dæmis verið með lykilorð sem gerir honum aðeins kleift að skrá reikninga inn í kerfið.

Til að setja upp fleiri notendur og lykilorð í QuickBooks Pro og QuickBooks Premier 2012 útgáfum skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Setja upp notendur skipunina.

QuickBooks sýnir notendalista gluggann, sem auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og sem eru skráðir inn á kerfið.

Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á hnappinn Bæta við notanda.

QuickBooks sýnir fyrsta Set Up User Password and Access gluggann.

Þekkja notandann og gefa upp lykilorð.

Gefðu hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur auðkennt notandann, slærðu inn lykilorð notandans bæði í Lykilorð textareitinn og Staðfesta lykilorð textareitinn.

Smelltu á Next til að halda áfram og tilgreindu síðan hvort þú viljir takmarka aðgang fyrir nýja notandann.

Þegar QuickBooks sýnir seinni Set Up User Password and Access valmyndina skaltu tilgreina hvort þú viljir takmarka aðgang og réttindi fyrir notandann. Ef þú vilt takmarka aðgang og réttindi ( réttindi eru einfaldlega það sem notandinn getur gert), veldu valinn hnappinn Valin svæði á QuickBooks.

Ef þú vilt að notandinn geti gert hvað sem er skaltu velja All Areas of QuickBooks valhnappinn. Ef þú gefur til kynna að nýi notandinn ætti að hafa aðgang að öllum sviðum QuickBooks ertu búinn að setja upp lykilorð notanda. Þú getur sleppt þeim skrefum sem eftir eru.

Smelltu á Next til að halda áfram og lýstu síðan aðgangi að sölu- og viðskiptakröfuupplýsingum og verkefnum.

Eftir að þú hefur lokið skrefi 4 birtir QuickBooks þriðja Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann. Þetta er fyrsti svarglugginn af tíu sem leiða þig í gegnum viðtal og spyrja ítarlegra spurninga um hvers konar aðgang hver notandi ætti að hafa að tilteknu svæði.

Smelltu á Next og lýsið síðan innkaupum og viðskiptaskuldaréttindum.

Eftir að þú hefur lokið skrefi 5 með því að smella á Next, sýnir QuickBooks fjórða Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann, sem gerir þér kleift að tilgreina hvaða aðgang þessi nýi notandi hefur á innkaupa- og reikningsskilasvæðum. Þú getur valið valmyndahnappinn Enginn aðgangur, Fullur aðgangur eða Valinn aðgangur og einn af dótturfyrirtækjahnöppunum Sértækur aðgangur.

Smelltu á Next og lýsið síðan eftirstandandi notendaréttindum og aðgangi.

Þegar þú smellir á Næsta hnappinn sem sýndur er neðst á hverri útgáfu af Set Up User Password and Access valmyndinni, sýnir QuickBooks nokkrar aðrar útgáfur af glugganum sem QuickBooks notar til að spyrja þig um notendaréttindi og aðgang.

Þú takmarkar réttindi á hverju þessara annarra svæða á sama hátt og þú gerir fyrir sölu- og viðskiptakröfur og innkaup og viðskiptaskuldasvæði. Vertu bara hugsi þegar þú ferð í gegnum og takmarkaðu getu notandans. Þú vilt að notendur hafi nauðsynleg réttindi til að sinna starfi sínu, en þú vilt ekki veita þeim meiri réttindi en þeir þurfa.

Tilgreindu hvort notandi geti breytt eða eytt færslum.

Eftir að þú hefur farið í gegnum um það bil hálfa tylft útgáfur af Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga sem spyrja um ákveðin svið bókhalds, sýnir QuickBooks Breyting eða Eyðing færslu útgáfu af Setja upp notanda lykilorð og aðgang valmynd. Almennt viltu takmarka getu notanda til að breyta eða eyða viðskiptum.

Smelltu á Next og skoðaðu síðan réttindaákvarðanir þínar.

Eftir að þú hefur smellt á Næsta sýnir QuickBooks lokaútgáfuna af Set Up User Password and Access valmyndinni. Það auðkennir notendaréttindin sem þú úthlutaðir eða leyfðir. Þú getur notað þennan valmynd til að skoða réttindin sem einhver hefur. Ef þú áttar þig á því að þú hefur ranglega úthlutað réttindum, smelltu á Til baka hnappinn til að fara aftur í gegnum gluggana þar sem þú gerðir mistök.

Eftir að þú hefur lokið skoðun á notendaréttindum og aðgangi skaltu smella á Ljúka.

Héðan í frá mun nýi notandinn geta notað QuickBooks; þó takmarkast réttindi hans eða hennar við það sem þú tilgreindir.