QuickBooks 2012 fyrirtækjalausnir í fjölnotendaumhverfi

QuickBooks 2012 gerir þér kleift að setja upp nokkur lykilorð fyrir QuickBooks 2012 gagnaskrána. Það sem er mjög sniðugt við þetta er að þú getur sagt QuickBooks 2012 að takmarka ákveðna notendur og lykilorð til að gera aðeins ákveðna hluti.

Eigandi fyrirtækisins gæti til dæmis haft lykilorð sem gerir henni kleift að gera hvað sem er. En nýr bókhaldsmaður getur til dæmis verið með lykilorð sem gerir honum aðeins kleift að skrá reikninga inn í kerfið.

Ef fleiri en einn mun nota QuickBooks 2012, viltu setja upp viðbótarlykilorð. Til að gera þetta í QuickBooks 2012 Enterprise Solutions skaltu fylgja þessum skrefum:

Veldu skipunina Fyrirtæki→ Notendur→ Setja upp notendur og hlutverk.

QuickBooks 2012 sýnir notendalista gluggann, eins og sýnt er á myndinni hér að neðan. Notendur og hlutverk svarglugginn auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og hlutverkin sem QuickBooks geta gegnt þegar QuickBooks eru notaðar. Notendalistinn, sem birtist á flipanum Notendalisti í svarglugganum, auðkennir einnig hverjir eru skráðir inn í kerfið.

Segðu QuickBooks 2012 að þú viljir bæta við notanda með því að smella á Nýtt hnappinn.

Þegar þú smellir á þennan hnapp birtir QuickBooks gluggann Nýr notandi, eins og sýnt er.

Þekkja notandann og gefa upp lykilorð.

Þú þarft að gefa hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn. Þú gerir þetta með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur auðkennt notandann, slærðu inn lykilorð notandans bæði í Lykilorð textareitinn og Staðfesta lykilorð textareitinn.

Tilgreina hlutverk notandans.

Notaðu listaboxið Tiltæk hlutverk til að velja hlutverk (eða skyldur) sem notandinn gegnir. Bættu síðan völdum hlutverki við lista notandans yfir úthlutað hlutverk með því að smella á Bæta við hnappinn. Eftirfarandi mynd sýnir notanda Susan með endurskoðanda skráð sem úthlutað hlutverk. Til að fjarlægja hlutverk úr notanda, veldu hlutverkið úr listanum Úthlutað hlutverki og smelltu síðan á Fjarlægja.

(Valfrjálst) Breyttu hlutverkum eftir þörfum.

Þú getur fínstillt hlutverkin sem þú, með hjálp QuickBooks, úthlutar. Til að gera það, veldu Hlutverk flipann á Notendur og hlutverk valmynd og smelltu síðan á hlutverkið sem þú vilt breyta og Breyta hnappinn.

Þegar QuickBooks sýnir Breyta hlutverki valmynd (sjá mynd hér að neðan), veldu bókhaldsvirkni eða svæði af svæði og starfsemi listanum og notaðu síðan Svæðisaðgangsstigshnappana til að tilgreina hvað notandi með valið hlutverk getur gert.

Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja Enginn, Fullan aðgang eða Að hluta til með viðeigandi valhnappi. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta, velurðu Hlutahnappinn og hakar síðan við eða afmerkið eftir því sem við á í Búa til, Breyta, Eyða, Prenta og Skoða stöðu. Smelltu á Í lagi til að vista allar breytingar á hlutverkunum og fara aftur í Notendur og hlutverk valmyndina.

Að jafnaði, þegar kemur að bókhaldseftirliti, viltu veita lágmarks aðgang. Ef einhver þarf ekki aðgang að QuickBooks gagnaskránni fyrir daglegar skyldur, ættirðu að velja hnappinn Enginn.

Því meiri getu sem þú gefur til að núðla í bókhaldskerfinu þínu, því meiri hætta er á að einhver geti sett villur inn í kerfið og því auðveldara gerir þú það fyrir einhvern að stela frá þér.

(Valfrjálst) Skoðaðu notendaheimildir þínar.

Eftir að þú hefur sett upp notanda ættirðu (bara til að vera varkár) að skoða heimildirnar sem þú hefur gefið notandanum. Til að gera þetta, smelltu á Notendalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, veldu notandann og smelltu síðan á hnappinn Skoða heimildir.

Þegar QuickBooks sýnir gluggann Skoða heimildir skaltu velja notandann og smella síðan á hnappinn Sýna. Eftirfarandi mynd sýnir gluggann Skoða heimildir, sem sýnir mjög ítarlegan lista yfir hvað notandinn getur og getur ekki gert.