QuickBooks 2012 Condense File Function

QuickBooks 2015 Condense aðgerðin gerir nokkra hluti. Fyrst býr það til skjalasafn af gagnaskránni og það vinnur úr þeirri gagnaskrá til að leyfa henni að vera minni. Fyrir frekari upplýsingar skoðaðu skýringuna hér að neðan:

• QuickBooks Condense skipunin býr til varanlegt afrit af QuickBooks gagnaskránni. (Þetta er kallað skjalaafrit af skránni.) Safnafrit af fyrirtækjaskránni jafngildir skyndimynd af fyrirtækjaskránni eins og hún er til á ákveðnum tímapunkti.

  Ef einhver hefur spurningu seinna - kannski endurskoðandinn þinn, eða sambands- eða ríkisendurskoðandi - geturðu notað skjalasafnið af gagnaskránni til að sýna hvernig fyrirtækjaskráin leit út á tilteknum tímapunkti.

• Skjalþéttingarferlið gerir gagnaskrána minni með því að draga saman margar gamlar lokaðar, nákvæmar færslur með því að nota stórar skrímsladagbókarfærslur.

Vegna þess að þessi þétting og geymslu getur verið svolítið ruglingsleg, hér er fljótleg samantekt á nákvæmlega hvað gerist þegar þú þéttir QuickBooks fyrirtækjaskrána. Hér er það sem QuickBooks gerir venjulega meðan á ferlinu stendur:

• Vistar skjalasafn af fyrirtækjaskrám þínum : Þegar þú þéttir QuickBooks fyrirtækjaskrána vistar QuickBooks geymsluafrit af þeirri skrá.

• Fjarlægir gamlar lokaðar færslur : Sem hluti af þéttingarferlinu gefur QuickBooks þér tækifæri til að fjarlægja gamlar lokaðar færslur úr núverandi, virka útgáfu af QuickBooks fyrirtækjaskránni.

  Mundu að skjalavistun skapar geymsluafrit af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Þú ert samt enn með vinnuútgáfuna af QuickBooks fyrirtækjaskránni. Það er þessi núverandi, virka útgáfa af QuickBooks fyrirtækjaskránni sem verður hreinsuð upp, eða þétt, með því að fjarlægja gamla, lokaða viðskipti.

  Lokuð viðskipti eru viðskipti sem QuickBooks þarf ekki lengur að fylgjast með í smáatriðum. Til dæmis er gamall reikningur viðskiptavinar - eftir að hann hefur verið greiddur - lokuð viðskipti. Gömul ávísun skrifuð til einhvers söluaðila - eftir að hún hefur verið hreinsuð úr bankanum - er lokuð viðskipti.

• Tekur saman gamlar, lokaðar færslur : Vegna þess að gömlu, lokuðu færslurnar eru fjarlægðar úr QuickBooks gagnaskránni, skapar þétting venjulega samantektar mánaðarlegar færslur fyrir gömlu, lokuðu færslurnar og setur þessar yfirlitsfærslur í núverandi, virka útgáfu af QuickBooks gagnaskránni.

  Þessar samantektar mánaðarlegu dagbókarfærslur gera þér kleift að halda áfram að útbúa mánaðarlegar reikningsskil. Til dæmis, jafnvel þó að geymslu fjarlægi allar gömlu, lokuðu færslurnar frá, til dæmis, janúar 2010, geturðu samt búið til mánaðarlegt uppgjör fyrir janúar 2010 árið 2013. Til að búa til mánaðarlegt uppgjör fyrir janúar árið 2010 notar QuickBooks samantektina mánaðarlegar dagbókarfærslur.

• Hreinsar endurskoðunarslóðina: Ein næstum falin áhrif hreinsunar á QuickBooks gagnaskrám varðar endurskoðunarslóðina. Ef þú hreinsar upp fyrirtækjaskrá og gefur til kynna að fyrirtækisskráin ætti að vera þétt, hreinsar QuickBooks endurskoðunarslóðina fyrir „fjarlægðar lokaðar færslur á eða fyrir“ dagsetningu.

  Með öðrum orðum, fyrir þann tíma sem QuickBooks fjarlægir gömul, lokuð viðskipti, fjarlægir það einnig endurskoðunarferil þessara viðskipta.

The þétta skrá ferli þýðir venjulega að búa til afrit af QuickBooks gögn skrá sem þú vista og setja í burtu einhvers staðar og skapa minnkaðar niður útgáfa af the vinna fyrirtæki skrá. Skipunin sem þú notar til að þétta QuickBooks fyrirtækjaskrána gerir þér hins vegar einnig kleift að búa til næstum tómar fyrirtækjaskrár.

Flestir þyrftu aldrei að nota þennan möguleika. það er aðeins einn flokkur QuickBooks notenda sem gætu viljað búa til næstum tómar fyrirtækjaskrár. CPAs og ráðgjafar (sem vilja endurnýta fyrirtækjaskrá fyrir aðra rekstrareiningu eða viðskiptavin) gætu viljað nota þessa skipun til að búa til fyrirtækjagagnaskrár sem hafa margar af listunum uppsettar nú þegar.