Meðhöndla launaskrá með QuickBooks 2003

Ef þú vilt nota QuickBooks fyrir launaskrá vegna þess að þú vilt spara peninga, ert ekki hræddur við smá pappírsvinnu, eða vilt kannski auka sveigjanleikann sem fylgir því að gera það sjálfur, þarftu að skrá þig í eina af QuickBooks launaþjónustunni: Grunnlaunaþjónusta eða Deluxe launaþjónusta.

Til að skrá þig í aðra hvora þjónustuna skaltu búa þig undir að hoppa á internetið. Fylgdu þessum skrefum:

1. Veldu skipunina Starfsmenn –> Setja upp launaskrá.

Eða Veldu Starfsmenn í Navigators listanum og smelltu síðan á Set Up Payroll táknið.

QuickBooks tengist internetinu og birtir fyrstu síðu á margra síðu vefeyðublaði sem gerir þér kleift að setja upp annað hvort grunnlaunaþjónustuna eða Deluxe launaþjónustuna.

2. Fylgdu leiðbeiningunum á skjánum.

Hvernig er það fullkomlega, sársaukalaust einfalt?

Að takast á við skatta

Þú þarft nokkra hluti ef þú vilt vinna launaskrá á réttan hátt: kennitölu vinnuveitanda, kennitölu vinnuveitanda ef þú heldur eftir tekjusköttum ríkisins, kennitölu atvinnuleysisskatts og nokkur W-4 skatteyðublöð.

Að fá kennitölu vinnuveitanda

Til að fá kennitölu vinnuveitanda þarftu að leggja fram SS-4, eða beiðni um kennitölu vinnuveitanda, hjá ríkisskattstjóra (IRS) svo þú getir fengið kennitölu vinnuveitanda. Þú getur fengið þetta eyðublað hjá IRS eða með því að hringja í IRS og biðja um það.

Einnig er hægt að sækja um og fá kennitölu vinnuveitanda í gegnum síma. Þú þarft samt að fylla út SS-4 eyðublaðið, svo að þú getir svarað spurningum sem IRS spyr í stuttu símaumsóknarferlinu. (Þú þarft líka að senda eða faxa eyðublaðið til IRS eftir að þú hefur átt litla símtalið þitt.)

Að láta starfsmenn gera sitt

Þú þarft líka að gera eitthvað annað áður en þú getur vitað hvernig á að meðhöndla alla þessa skatta - þú þarft að láta hvern starfsmann þinn fylla út W-4 eyðublað til að segja þér hvaða umsóknarstöðu þeir munu nota og hversu margar persónulegar undanþágur þeir. mun krefjast. Giska á hvar þú færð tómar W-4 vélar? Frá vingjarnlegum IRS umboðsmanni þínum eða vefsíðu IRS .

Að borga starfsmönnum þínum

Eftir að þú gerist áskrifandi að QuickBooks launaþjónustunni, hefur sett upp launareikninga þína og fengið kennitölu vinnuveitanda, ertu tilbúinn að borga einhverjum. Þessi hluti mun koma þér í opna skjöldu, sérstaklega ef þú hefur verið að vinna launaskrá handvirkt. Ferlið gerir alla ákvörðun þína um að nota QuickBooks til að vinna launaskrána þess virði. Svona:

1. Byrjaðu launaferlið með því að velja Starfsmenn –> Launa starfsmenn.

Eða veldu Starfsmenn í Navigators listanum og smelltu á Launa starfsmenn táknið. Glugginn Veldu starfsmenn til að borga birtist. Ef þú sérð ekki nafn sem þú ert að leita að á þessum lista, þá bættir þú starfsmanninum aldrei við starfsmannalistann þinn.

2. Breyttu hvaða stillingum sem þú vilt.

Þú ættir ekki að þurfa að nota neina kassa og hnappa í glugganum Select Employees to Pay til að breyta því hvernig QuickBooks gerir launaskrá. En þú getur gert nokkrar breytingar:

• • Ef þú ætlar ekki að prenta ávísanir — kannski handskrifarðu þær eða notar bara QuickBooks til að geyma bækurnar — láttu gátreitinn Til prentunar vera valinn.

• Staðfestu bankareikninginn sem starfsmenn fá greitt af í fellilistanum Bankareikningur.

• Venjulega, þú vilt skilja Sláðu inn klukkustundir og forskoðun athuga áður en þú býrð til valmöguleikann, svona til öryggis. Þegar þessi valkostur er valinn sýnir QuickBooks yfirlitssýnishorn fyrir hvern launaseðil sem þú býrð til. Ef þú velur hinn valmöguleikann, Búa til ávísun án forskoðunar með því að nota fyrir neðan og síðasta magn, leyfir QuickBooks þér ekki að athuga vinnuna fyrst - QuickBooks býr bara til ávísanirnar.

• Stilltu ávísunardagsetningu og lokadagsetningar greiðslutímabils á viðeigandi hátt.

3. Veldu starfsmennina sem þú ert að borga og smelltu á Búa til hnappinn.

Ef þú ert að borga öllum starfsmönnum sem skráðir eru, smelltu bara á Merkja allt hnappinn hægra megin á skjánum Veldu starfsmenn til að borga. Ef þú þarft að merkja starfsmennina fyrir sig smellirðu bara við hliðina á hverjum og einum í vinstri dálknum — dálkinn með hakinu í fyrirsögninni. Smelltu síðan á Búa til hnappinn til að láta QuickBooks búa til „drög“ útgáfur af hverri launaávísun sem þú þarft fyrir starfsmenn. QuickBooks sýnir næst forskoðunarlaunagluggann ef þú gafst til kynna í skrefi 2 að þú viljir forskoða launatékka. Glugginn sýnir einnig launaskatt og staðgreiðsluupphæðir sem QuickBooks hefur reiknað út fyrir þig.

4. Fylltu út launaupplýsingar eftir þörfum.

Í reitnum Tekjur skal fylla út fjölda klukkustunda sem viðkomandi vann og nota þessar klukkustundir á viðskiptavin eða starf, ef þörf krefur. Sláðu inn þóknun, viðbætur (svo sem þjórfé, bónus og kostnaðarendurgreiðslur), frádrátt (svo sem stéttarfélagsgjöld og 401(k) framlög) og fyrirtækisframlög (eins og tryggingabætur eða 401(k) í reitnum Aðrir launaliðir. samsvarandi upphæðir). Þú getur líka breytt launalið eða taxta eða bætt við öðrum launalið, ef þú þarft.

Sjáðu þetta. QuickBooks reiknar út skatta fyrirtækja og starfsmanna og upphæð nettóávísunarinnar. Ef einhverjar upplýsingar eru ónákvæmar skaltu einfaldlega smella á upphæðina og breyta henni, annað hvort með því að eyða henni eða skipta þeim út fyrir réttar upplýsingar.

Þú gætir líka tekið eftir því að QuickBooks heldur heildartölum bæði fyrir núverandi ávísun og fyrir árið til þessa.

5. Smelltu á Búa til hnappinn til að skrá launagreiðsluna.

Eftir að þú hefur athugað allar launaávísanir starfsmanna fer QuickBooks aftur í valmyndina Veldu starfsmenn til að borga.

6. Prentaðu ávísana.

Þú getur prentað ávísanir úr glugganum Velja starfsmenn til að greiða með því að smella á Prenta launaávísanir hnappinn. QuickBooks prentar launaseðla alveg eins og það prentar venjulegar ávísanir.