Lagfæring á reikningsvillum með QuickBooks 2005

Þú notar QuickBooks reikningsformið til að rukka viðskiptavini fyrir vörurnar sem þú selur. Enginn er fullkominn, þannig að þú þarft ekki að hafa áhyggjur af mistökum sem þú gerir þegar þú slærð inn upplýsingar í reikninga. Ef þú gerir það hins vegar eru hér nokkrar leiðir til að laga algengar villur.

Ef reikningurinn er enn sýndur á skjánum

Ef reikningurinn birtist enn á skjánum geturðu bara fært bendilinn í reitinn eða hnappinn sem er rangur og lagað síðan mistökin. Vegna þess að flestar upplýsingarnar sem þú slærð inn í glugganum Búa til reikninga eru stuttar og laglegar, geturðu auðveldlega skipt út innihaldi sumra reita með því að slá inn það sem þegar er til staðar. Til að byrja upp á nýtt skaltu bara smella á Hreinsa hnappinn. Til að vista reikninginn eftir að þú hefur gert breytingar skaltu smella á Vista og nýtt.

Ef þú þarft að setja línu í miðju reikningsins skaltu hægrismella til að birta flýtivísa valmynd og velja Setja inn línu eða Eyða línu í flýtivalmyndinni sem birtist.

Ef reikningurinn birtist ekki á skjánum

Ef reikningurinn er ekki sýndur á skjánum en þú hefur ekki enn prentað hann, geturðu notað Næsta og Fyrri hnappana til að fletta í gegnum reikningana. Þegar þú kemur að þeim með villuna skaltu einfaldlega laga villuna eins og lýst er í fyrri hlutanum. Ef þú gerir villu við að laga reikninginn geturðu smellt á Til baka hnappinn til að fara aftur í vistaðan reikning. Til baka hnappurinn kemur í stað Hreinsa hnappinn þegar þú ert að skoða núverandi reikning - það er reikningur sem þú hefur þegar vistað.

Ef þú hefur prentað út reikninginn geturðu líka gert breytingar af því tagi sem lýst er í fyrri málsgreinum. Til dæmis er hægt að fletta í gegnum reikningana þar til þú finnur þann (nú prentaður) sem hefur villuna. Og þú getur breytt villunni og prentað reikninginn aftur. Þú gætir þó ekki viljað fara þessa leið ef þú hefur þegar sent út reikninginn. Þú gætir viljað íhuga að laga reikninginn með því að gefa út annað hvort kreditnótu (ef upphaflegi reikningurinn var of mikið gjaldfærður) eða annan reikning (ef upphaflegi reikningurinn var undirgjaldfærður). Ástæðan fyrir því að þú gætir viljað gefa út kreditreikning eða annan reikning er sú að lífið verður hrikalega sóðalegt ef þú eða viðskiptavinurinn þinn ert með mörg eintök af sama reikningnum fljótandi og veldur ruglingi.

Að eyða reikningi

Þú getur líka eytt reikningum. Aðferðalega er auðvelt að eyða reikningi. Þú birtir bara reikninginn í glugganum Búa til reikninga og velur Breyta –> Eyða reikningi. Þegar QuickBooks biður þig um að staðfesta eyðingu þína, smelltu á Já. En lestu eftirfarandi málsgrein fyrst. Þú vilt kannski ekki eyða reikningnum. . . .

Jafnvel þó að það sé auðvelt að eyða reikningum, þá er það ekki eitthvað sem þú ættir að gera af tilviljun eða þér til skemmtunar. Það er í lagi að eyða reikningi ef þú ert nýbúinn að búa hann til; aðeins þú hefur séð það, og þú hefur ekki enn prentað það. Í þessu tilfelli þarf enginn að vita að þú hafir gert mistök. Það er leyndarmál þitt. En restina af tímanum - jafnvel þótt þú hafir búið til reikning sem þú vilt ekki síðar - ættirðu að geyma afrit af reikningnum í QuickBooks kerfinu. Með því að gera það hefur þú skrá um að reikningurinn hafi verið til, sem venjulega gerir það auðveldara að svara spurningum síðar.

"En hvernig leiðrétti ég bækurnar mínar ef ég skil eftir falsa reikninginn?" þú spyrð. Góð spurning. Til að leiðrétta fjárhagsskýrslur þínar fyrir reikninginn sem þú vilt ekki telja lengur skaltu einfaldlega ógilda reikninginn. Reikningurinn er áfram í QuickBooks kerfinu, en QuickBooks telur hann ekki þar sem hann tapar upplýsingum um magn og magn. Góðar fréttir - að ógilda reikning er alveg eins einfalt og að eyða honum. Sýndu bara reikninginn í glugganum Búa til reikninga og veldu síðan Breyta –> Ógildur reikningur.