Kreditkortaviðskipti í QuickBooks 2021

Þú getur notað QuickBooks til að fylgjast með viðskiptakreditkortunum þínum á svipaðan hátt og þú notar það til að halda ávísanabók. Ferlið er nánast það sama, með nokkrum hrukkum.

Við the vegur, þó að þessi grein snýst í raun um að þú rukkir ​​peninga á kreditkortin þín, þá tölum við líka um hvernig á að takast á við erfiðan vanda viðskiptavina þinna að borga með kreditkortum.

Hvernig á að rekja viðskiptakreditkort í QuickBooks 2021

Ef þú vilt fylgjast með eyðslu og stöðu kreditkorta með QuickBooks þarftu að setja upp kreditkortareikning - ef þú hefur ekki þegar gert það í QuickBooks uppsetningu. (Til samanburðar notar þú bankareikninga til að rekja hluti eins og peningana sem streyma inn og út af ávísana-, sparnaðar- eða smápeningareikningi.)

Að setja upp kreditkortareikning

Til að setja upp kreditkortareikning fylgir þú nokkurn veginn sömu skrefum og þú notar til að setja upp bankareikning:

1. Veldu Listar→ Reikningsyfirlit.

Eða smelltu á reikningsyfirlitstáknið á heimaskjánum. QuickBooks sýnir reikningsyfirlitsgluggann, eins og sýnt er.

Reikningsyfirlitsglugginn

2. Smelltu á Reikningshnappinn neðst í vinstra horninu á Reikningsyfirlitsglugganum og veldu síðan Nýtt úr fellivalmyndinni.

QuickBooks sýnir fyrsta Bæta við nýjum reikningi glugganum, sem sýnir einfaldlega lista yfir valmöguleikahnappa sem samsvara mismunandi gerðum reikninga sem QuickBooks leyfir.

3. Veldu valkostinn Kreditkort.

Að velja kreditkort segir QuickBooks að þú viljir setja upp kreditkortareikning. Ég er viss um að þú ert hissa. Smelltu á Halda áfram. QuickBooks sýnir annan Bæta við nýjum reikningi glugganum, eins og sýnt er.

Annar gluggi Bæta við nýjum reikningi

4. Sláðu inn nafn fyrir reikninginn í Nafn reiknings textareitnum.

Af hverju ekki að gera það rétt? Færðu bendilinn í Textareitinn Nafn reiknings og sláðu síðan inn nafn kreditkortsins þíns.

5. Sláðu inn kortanúmerið í kreditkortareikninginn. Nr. textareitur.

Ef þú ert að búa til almennan kreditkortareikning fyrir fleiri en eitt kort skaltu skilja eftir kreditkortareikninginn. Nr. textareitur tómur. Á meðan þú ert að því geturðu líka lýst kortinu. Þú gætir viljað slá inn Usury! í textareitnum Lýsing, allt eftir vöxtum kortsins þíns.

6. Smelltu á Vista og loka hnappinn.

QuickBooks sýnir reikningsyfirlitsgluggann aftur. Nú sýnir glugginn viðbótarreikning: kreditkortareikninginn sem þú varst að búa til.

Að velja kreditkortareikning svo þú getir notað hann

Til að segja QuickBooks að þú viljir vinna með kreditkortareikningi notarðu Reikningaskrá gluggann. Veldu Listar→ Reikningsyfirlit. Eftir að þú hefur birt gluggann skaltu tvísmella á kreditkortareikninginn sem þú vilt nota. QuickBooks sýnir kreditkortaskrána svo þú getir byrjað að skrá viðskipti.

Í staðinn fyrir Reikningsyfirlitsgluggann geturðu smellt á Slá inn kreditkortagjöld táknið á bankasvæðinu á heimaskjánum. Eða þú getur valið Bankastarfsemi→ Sláðu inn kreditkortagjöld.

Að slá inn kreditkortafærslur

Ef þú velur Banking→Note Register skipunina og velur kreditkortareikning, sýnir QuickBooks kreditkortaskrána. Þessi mynd sýnir skrána fyrir kreditkortareikning sem heitir Frequent Flyer Card. Það lítur mjög út eins og Checking skrá, er það ekki?

Kreditkortaskráin

Kreditkortaskráin virkar eins og venjulegur skráningargluggi sem þú notar fyrir tékkareikning. Þú slærð inn færslur í raðir skrárinnar. Þegar þú skráir gjald uppfærir QuickBooks greiðslukortastöðuna og eftirstöðvar lánahámarksins.

Skráning kreditkortagjalds

Skráning kreditkortagjalds er svipað og að skrá ávísun eða úttekt á bankareikningi. Til skýringar, segjum sem svo að þú hafir rukkað 75 dollara af burrito og smjörlíki á uppáhalds mexíkóska veitingastaðinn þinn, La Cantina. Svona skráir þú þessa hleðslu:

1. Veldu Bankastarfsemi→ Færa inn kreditkortagjöld.

Glugginn Slá inn kreditkortagjöld birtist eins og sýnt er.

Glugginn Slá inn kreditkortagjöld

2. Í fellivalmyndinni Kreditkort skaltu velja kreditkortið sem þú rukkaðir kostnaðinn af.

Smelltu á örina niður við hliðina á Kreditkortareitnum og veldu síðan kort úr fellivalmyndinni.

3. Skráðu nafn fyrirtækisins sem þú greiddir með kreditkorti í reitnum keypt af.

Færðu bendilinn í línuna keypt af og smelltu á örina niður. Þú sérð valmynd með nöfnum. Veldu einn af valmyndinni.

Ef þú hefur aldrei borðað á þessari fínu stofnun áður skaltu velja Bæta við nýju; bættu síðan við nafni fyrirtækisins.

4. Veldu viðeigandi valkostahnapp til að gefa til kynna hvort viðskiptin eru kaup eða inneign.

Veldu hnappinn Purchase/Charge valmöguleikar ef þú vilt skrá kaup (sem er það sem þú gerir oftast og það sem þetta dæmi sýnir þér). Veldu endurgreiðslu/inneign valmöguleikahnappinn ef þú vilt skrá inneign á reikninginn þinn (ef þú hefur til dæmis skilað einhverju).

5. Sláðu inn gjalddaga í reitinn Dagsetning.

Færðu bendilinn í dagsetningarlínuna (ef bendillinn er ekki þegar þar) og sláðu inn dagsetninguna með því að nota MM/DD/ÁÁÁÁ sniði. Sláðu inn annað hvort 07012021 eða 7/1/21 fyrir 1. júlí 2021, til dæmis. Ef þú ert að slá inn þessa greiðslu tveimur eða þremur dögum eftir staðreyndina skaltu ekki slá inn dagsetninguna í dag; sláðu inn dagsetninguna þegar gjaldfærsla var gerð. Með því að nota þessa dagsetningu er auðveldara að samræma skrár þínar við skrár kreditkortafyrirtækis þíns þegar þú færð mánaðarlegt yfirlit þitt.

6. Sláðu inn upphæð gjaldsins í reitinn Upphæð.

Færðu bendilinn í línuna Magn og sláðu inn heildarupphæð gjaldsins. Athugið: Ekki slá inn dollaramerki, en sláðu inn punktinn til að gefa til kynna aukastafinn.

7. (Valfrjálst) Sláðu inn minnislýsingu í textareitinn Minnisblað.

Færðu bendilinn í minnisblaðið og sláðu inn sérstaka ástæðu fyrir því að þú ert að rukka hlutinn. Í þessu tilviki gætirðu slegið inn „Aðtorney/CPA Lunch“ eða eitthvað svoleiðis.

Bíddu. Veistu hvað? Leyfðu mér að vera alvarlegri. Ekkert grín í eina mínútu, allt í lagi? Þessi minnisbox er góður staður til að skjalfesta viðskiptatilganginn fyrir gjald, sem er skattaleg krafa ef þú ert að skrá greiðslukortagjald fyrir ferða-, máltíð eða afþreyingu.

8. Fylltu út flipann Kostnaður.

Þú notar Útgjöld flipann til að skrá viðskiptakostnað.

Farðu í Reikningsdálkinn á Útgjöld flipanum, smelltu á örina niður og veldu Kostnaðarreikning úr valmyndinni (líklega Travel & Ent:Meals fyrir viðskiptahádegisverð). Ef þú slærð inn nafn hér sem QuickBooks veit ekki þegar, biður það þig um að setja upp kostnaðarreikning.

QuickBooks fyllir sjálfkrafa út Upphæð dálkinn þegar þú slærð inn summu í Upphæð reitinn. Sláðu eitthvað inn í Minnisblað dálksins og úthlutaðu þessum kostnaði á Viðskiptavinur:Starf og flokk ef þú vilt. Þú þarft að kveikja á bekkjarrakningu ef þú vilt úthluta kostnaði á bekk.

9. Fylltu út í Hlutir flipann.

Vegna þess að þetta gjald er fyrir máltíð á veitingastað, greinirðu ekki gjaldið. Ef þú værir að rukka birgðahluti eins og timbur, pappírsbirgðir og svo framvegis, myndirðu hins vegar fylla út Hlutir flipann.

Ef þú ert með innkaupapöntun (PO) á skrá hjá seljandanum sem þú færðir inn í línuna keypt frá, segir QuickBooks þér það. Smelltu á hnappinn Veldu innkaupapöntun til að sjá lista yfir útistandandi innkaupapöntun hjá seljanda.

10. Skráðu gjaldið með því að smella á Save & New hnappinn eða Save & Close hnappinn.

Gjaldið er skráð í kreditkortaskrá. Þessi mynd sýnir hvernig kreditkortaskráin lítur út eftir að þú hefur slegið inn handfylli af gjöldum.

Kreditkortaskráin með sumum viðskiptum

Að breyta gjöldum sem þú hefur þegar slegið inn

Kannski skráirðu kreditkortagreiðslu og áttar þig síðan á því að þú skráðir það rangt. Eða kannski hefðirðu alls ekki átt að taka það upp vegna þess að þú borgaðir ekki fyrir viðskiptahádegið. (Einhver annar borgaði fyrir það eftir eitt af þessum vinsamlegu rifrildum um hver ætti að borga reikninginn. Þú veist hvers konar rifrildi ég meina: "Nei, ég krefst þess." "Þvert á móti, ég heimta." Þú skilur myndina.)

Þú verður að fara inn í kreditkortaskrána og breyta eða eyða gjaldinu með því að fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Listar→ Reikningsyfirlit.

Þú sérð Reikningsyfirlitsgluggann.

2. Tvísmelltu á kreditkortareikninginn þar sem gallað gjald er.

Eins og galdur birtist kreditkortaskráin á skjánum.

3. Veldu kreditkortafærsluna sem þú vilt eyða eða breyta.

Það er auðvelt. Færðu bara bendilinn að færslunni.

4. Ógilda, eyða eða breyta færslunni, eins og hér segir:

• • Til að ógilda kreditkortafærsluna skaltu velja Breyta→ Ógilda kreditkortagjald og smelltu síðan á Í lagi.
  • Til að eyða færslunni, veldu Breyta→ Eyða kreditkortagjaldi. QuickBooks sýnir skilaboðareit sem spyr hvort þú viljir virkilega eyða viðskiptunum. Smelltu á OK.
  • Til að breyta færslunni, smelltu á Breyta færslu hnappinn á borði efst í glugganum. Þú ferð aftur í gluggann Enter Credit Card Charges. Gerðu breytingarnar þínar þar og smelltu síðan á Vista og nýtt eða Vista og loka. Þú getur líka gert breytingar inni í kreditkortaskránni og smellt á Record þegar þú ert búinn.

Hvernig á að samræma kreditkortayfirlitið þitt og greiða reikninginn

Þú samræmir, eða jafnvægir, kreditkortareikning á sama hátt og þú jafnvægir bankareikning. Eftir að þú færð jafnvægi á reikninginn og smellir á Samræma núna birtir QuickBooks svargluggann Greiða greiðslu og spyr hvernig þú vilt borga reikninginn. Þú getur greitt með ávísun eða slegið inn reikning sem á að greiða síðar. (Seinni valkosturinn er viðskiptaskuldaaðferðin.)

Ef þú velur að greiða reikninginn með því að skrifa ávísun ferðu beint í gluggann Skrifa ávísanir og útgjöld flipinn er allur útfylltur fyrir þig. Fylltu inn nafn kortaútgefanda, dagsetningu og svo framvegis. Smelltu á Vista og nýtt eða Vista og loka þegar þú ert búinn. Greiðslan er skráð bæði í tékkaskrá og greiðslukortaskrá vegna þess að þú skuldfærir greiðslukortaskuldarreikninginn með heildarávísuninni.

Ef þú velur að slá inn greiðsluna sem reikning sem á að greiða síðar, ferðu í gluggann Enter Bills. Fylltu allt út eins og þú myndir ef þú værir í glugganum Skrifa ávísanir. Þegar smellt er á Vista og nýtt er færslan skráð í reikningaskrá og kreditkortaskrá.

Svo, hvað með debet- og hraðbankakort?

Debet- og hraðbankakort, þegar þú nærð því, eru alls ekki kreditkort. Að nota debetkort eða hraðbankakort er meira í ætt við að skrifa ávísun en nokkuð annað. Í stað þess að taka út peninga með því að skrifa ávísun, þá tekurðu út peninga með því að nota debetkort (sem er það sem ég kalla þessa tegund korta héðan í frá).

Þó að debetkortaviðskipti líti stundum út (að minnsta kosti fyrir vini þína og kaupmenn sem þú verslar við) eins og kreditkortaviðskipti, ættir þú að meðhöndla debetkortafærslu eins og þú meðhöndlar ávísun. Í hnotskurn, hér er það sem þú þarft að gera:

• Þegar þú rukkar eitthvað á debetkort skaltu skrá færsluna eins og þú skráir venjulega ávísun. Þú gætir viljað slá inn færslunúmerið sem ávísunarnúmer eða í Minnislínuna svo þú getir fylgst með færslunni.
• Þegar þú tekur út reiðufé með því að nota debetkort skaltu skrá færsluna sem venjulega úttekt (eða millifæra á smápeningareikning), eins og þú hafir farið í bankann með úttektarseðil.
• Þegar þú leggur inn í gegnum sjóðvél með því að nota debetkort skaltu skrá færsluna eins og þú skráir venjulega innborgun.

Svo, hvað með kreditkort viðskiptavina?

Mig langar að tala um óþægilegt efni áður en þú og ég lýk umræðu okkar um hvernig á að vinna með kreditkort. Hér tala ég um—gúlp—hvernig á að meðhöndla kreditkortagreiðslur viðskiptavina.

Allt í lagi, ef þú veist þetta ekki nú þegar, þó að viðskiptavinir þínir elski líklega að borga þér með kreditkortum, skapa kreditkort viðskiptavina höfuðverk fyrir þig. Ástæðan er sú að viðskiptabankinn þinn eða greiðslukortavinnslan safnar saman greiðslukortagjöldum viðskiptavina og leggur síðan - kannski daglega eða kannski á nokkurra daga fresti - mikið af peningum inn á bankareikninginn þinn. Reiðuféð táknar summan af nýlegum kreditkortagjöldum að frádregnu gjaldi (sem ég vona að sé hóflegt).

This all sounds innocuous enough, but here’s an example of how it works. Customers A, B, and C come in on Monday and spend $5, $10, and $15, respectively. Then, on Tuesday, customers D, E, and F come in and spend $10, $50, and $30, respectively. On Wednesday, you don’t sell anything to someone who uses a credit card, but you do see a $105 deposit in your bank account by the credit card company.

The problem is that you’re looking at the last two days’ worth of credit card transactions, and you know that they total $120 because that’s the total you sold to customers A, B, C, D, E, and F. So what’s with the $105? Is the missing $15 a service fee? Oh, no, wait. Maybe Customer A called his credit card company and blocked that first $5 charge. Or maybe it was Customer B?

If you accept a credit card, you know how this works, right? It’s a royal headache.

I think you probably have two reasonable approaches for dealing with this madness:

• The Good Accountant’s Way: You can record customer credit card payments in the usual way — the way that QuickBooks expects. The Good Accountant’s Way produces nice, accurate records, but at the cost of enormous bookkeeping hassles. Interested in more information? Great! Use the QuickBooks Help command to search QuickBooks online help for the topic recording a credit card payment.
• The Bad Accountant’s Way: You can just record sales receipt transactions when the credit card company deposits net charges amounts in your bank account. In other words, using the example numbers given in an earlier paragraph, rather than recording individual transactions for customers A, B, C, D, E, and F when the sales occur, you can record a $105 transaction when the credit card company deposits $105 into your bank account. If you know the credit card company’s service charge, you can record that, too, using a journal entry. (You’ll probably want to ask your accountant for help on this.)

Ég ætti að segja þér annað. The Bad Accountant's Way er líklega ekki réttlætanlegt nema þú sért í miklu magni - eins og smásöluverslun - og þegar þú ert að nota reglubundið birgðakerfi eða þegar þú selur ekki birgðir. Ef þú ert með aðeins handfylli af kreditkortafærslum - segjum eina á nokkurra daga fresti - eða ef þú ert að reyna að nota eilíft birgðakerfi, ættir þú að nota Good Accountant's Way.