Hvernig á að viðhalda góðu bókhaldseftirliti með QuickBooks

QuickBooks leyfir mörgum notendum. Mörg fyrirtæki þurfa að styðja marga notendur með aðgang að bókhaldsupplýsingum og getu, í sumum tilfellum, til að búa til bókhaldsviðskipti, eftir að þau eru orðin ákveðin. Því miður skapa margir bókhaldskerfisnotendur áhættu fyrir eiganda fyrirtækisins.

Með því að hafa aðgang að bókhaldskerfinu geta notendur annað hvort óvart komið villum inn í bókhaldskerfið eða því miður svikið fyrirtæki viljandi. Af þessum ástæðum er hér listi yfir nokkrar QuickBooks stjórnunaraðferðir sem eigandi fyrirtækis eða viðskiptastjóri getur notað til að lágmarka óviljandi villur og lágmarka möguleika á þjófnaði.

• Berðu reglulega saman birgðatölur við birgðabókhaldsskrár. Birgðir minnka, því miður. Fólk - stundum starfsmenn, en oft gerviviðskiptavinir eins og búðarþjófar - stela birgðum. Þess vegna er eitt sem þú þarft að gera, bæði til að lágmarka birgðatap þitt og til að viðhalda nákvæmum bókhaldsgögnum, að bera reglulega saman líkamlega talningu á birgðum þínum við það sem bókhaldsgögn þín sýna.

  Þessi aðferð til að telja oft verðmætustu og auðveldast að stela hlutunum skilar tvennu:

  • Birgðasamdráttur greinist fljótt.

  • Fyrirtækjaeigandinn getur lágmarkað rýrnun birgða með því að bera kennsl á tegund birgða sem er oftast stolið eða jafnvel þegar birgðum er oftast stolið.

• Samræma bankareikninga. Eitt sem eigendur fyrirtækja ættu að gera er að samræma eigin bankareikninga. Oft á sér stað þjófnaður starfsmanna af bókhaldsfólki þegar starfsmenn finna út hvernig á að skrifa ávísanir á bankareikning fyrirtækisins sem eigandinn sér ekki. Ein örugg leið til að finna ímyndaða og sviksamlega viðskipti er að láta eigandann samræma bankayfirlitið.

  Ef eigandinn samræmir bankayfirlitið getur hún borið bókhald bankans fyrir reikninginn saman við QuickBooks bókhaldsgögn fyrirtækisins. Hægt er að laga hvers kyns augljóst misræmi, sem þýðir að QuickBooks bókhaldsgögnin eru nákvæmari. Að auki hafa hvers kyns flöktandi, grunsamleg viðskipti tilhneigingu til að verða augljós þegar eigandi fyrirtækisins lítur vel á ávísanir.

• Aðgreina bókhald frá líkamlegri vörslu þar sem hægt er. Í litlu fyrirtæki er erfitt að aðgreina bókhald fyrir einhverja starfsemi frá líkamlegri forsjá eða líkamlegri ábyrgð á þeirri starfsemi. Til dæmis er erfitt að aðgreina birgðabókhald frá líkamlegri vörslu eða aðgangi að þeirri birgðum.

• Þjálfa starfsmenn í notkun QuickBooks. Þú ættir að þjálfa starfsmenn í að nota QuickBooks ef þú ert með fyrirtæki af hvaða stærð sem er af tveimur grundvallarástæðum:

  • Einhver sem veit hvernig á að nota QuickBooks er ólíklegri til að gera óvart villur.

  • Sóðalegar bókhaldsgögn feluþjófnað starfsmanna.

• Lokaðu QuickBooks skránni þinni. Ef þú tekur meginreglur bókhaldsnámskeiðs muntu uppgötva að lokun þýðir safn af bókhaldsaðferðum sem einhver framkvæmir til að núllstilla tekjur og kostnaðarreikninga þannig að frá og með nýju ári er auðvelt að reikna út tekjur og gjöld. Í QuickBooks þýðir lokun eitthvað annað.

  En þú vilt samt loka QuickBooks skránni til að viðhalda heilleika gagna þinna. Svona er það: Veldu Breyta→ Stillingar skipunina, veldu Bókhald, veldu Company Preferences flipann og smelltu síðan á Lokadagsetning Setja Dagsetning/Lykilorð hnappinn. Þegar QuickBooks biður þig um, tilgreindu lokadagsetningu og lykilorð.

  Eftir að þú hefur veitt þessar upplýsingar, bannar QuickBooks eða takmarkar notendum að breyta eða slá inn færslur dagsettar fyrir lokadagsetningu. (Aðeins fólk með lykilorðið getur gert breytingar á eða slegið inn viðskipti með dagsetningar sem eru fyrr en lokadagsetningin.)

• Stjórnaðu QuickBooks bókhaldskerfinu þínu. Margir eigendur fyrirtækja líta ekki á bókhaldskerfið sem annað en tæki til að framleiða reikninga, launaávísanir og upplýsingar sem krafist er fyrir árlegt skattframtal. Því miður þýðir þetta fjarlæga samband við bókhaldskerfið að eigendur fyrirtækja telja oft ekki mikla þörf fyrir að stjórna því sem gerist með bókhaldskerfinu virkan.

  Bókhaldskerfi ætti að vera tæki sem þú notar til að stjórna fyrirtækinu þínu betur. Og það getur verið það. En ef það á að vera tæki til að stjórna fyrirtækinu þínu betur þarftu að stjórna kerfinu.

  Þú getur frekar auðveldlega gengið úr skugga um að fólk sé að gera hluti sem það á að gera með því að búa til einfalda gátlista.

Dæmi um verkefnalista fyrir mánaðarlega bókhald

Dæmi um verkefnalista fyrir ársreikninga