Hvernig á að viðhalda góðu bókhaldseftirliti með QuickBooks 2011

Mörg fyrirtæki, eftir að þau stækka í ákveðna stærð, þurfa að styðja marga QuickBooks notendur með aðgang að bókhaldsupplýsingum og getu, í sumum tilfellum, til að búa til bókhaldsviðskipti. Því miður skapar það áhættu fyrir eiganda fyrirtækisins að hafa marga notendur bókhaldskerfisins.

Með því að hafa aðgang að QuickBooks geta notendur annað hvort óvart komið villum inn í bókhaldskerfið eða, því miður, viljandi svikið fyrirtæki. Hér er listi yfir nokkrar QuickBooks stjórnunaraðferðir sem eigandi fyrirtækis eða viðskiptastjóri getur notað til að lágmarka óviljandi villur og möguleika á þjófnaði:

• Berðu reglulega saman efnislega birgðafjölda við birgðabókhaldsskrár. Þessi nálgun skilar tvennu:

  • Birgðasamdráttur greinist fljótt.

  • Fyrirtækjaeigandinn getur lágmarkað rýrnun birgða með því að bera kennsl á tegund birgða sem er oftast stolið eða jafnvel þegar birgðum er oftast stolið.

• Samræma bankareikninga. Eitt sem eigendur fyrirtækja ættu að gera er að samræma eigin bankareikninga. Oft á sér stað þjófnaður starfsmanna af bókhaldsfólki þegar starfsmenn finna út hvernig á að skrifa ávísanir á bankareikning fyrirtækisins sem eigandinn sér ekki. Ef eigandinn samræmir bankayfirlitið getur hún borið bókhald bankans fyrir reikninginn saman við QuickBooks bókhaldsgögn fyrirtækisins.

• Aðgreina bókhald frá líkamlegri vörslu þar sem hægt er. Í litlu fyrirtæki er erfitt að aðgreina bókhald fyrir einhverja starfsemi frá líkamlegri forsjá eða líkamlegri ábyrgð á þeirri starfsemi. Hvar sem þú getur aðgreint líkamlega vörslu frá bókhaldi á sér stað innbyggð villuskoðun. Sá sem annast bókhald athugar óbeint um umhirðu vörsluaðila á eigninni. Þú getur beðið CPA þinn um aðstoð við að finna leiðir til að aðgreina líkamlega vörslu eigna frá bókhalds- og bókhaldsskyldum.

• Þjálfa starfsmenn hvernig á að nota QuickBooks. Þú ættir að þjálfa starfsmenn í að nota QuickBooks ef þú ert með fyrirtæki af hvaða stærð sem er af tveimur grundvallarástæðum:

  • Einhver sem veit hvernig á að nota QuickBooks er ólíklegri til að gera óvart villur.

  • Sóðalegar bókhaldsgögn feluþjófnað starfsmanna. Þjálfun þýðir ekki aðeins nákvæmari bókhaldsgögn, heldur einnig að þú ert ólíklegri til að hafa umhverfi sem stuðlar að þjófnaði eða fjársvikum.

• Stjórnaðu QuickBooks bókhaldskerfinu þínu. Bókhaldskerfi ætti að vera tæki sem þú notar til að stjórna fyrirtækinu þínu betur. Til að kerfið virki þarftu að stjórna því kerfi. Þú getur frekar auðveldlega gengið úr skugga um að fólk sé að gera það sem það á að gera með því að búa til einfalda gátlista. Þú getur notað þetta sem upphafspunkt til að búa til þinn eigin lista yfir hluti sem bókhaldsmaður eða skrifstofustjóri verður að gera í hverjum mánuði eða í lok hvers árs.

Dæmi um verkefnalista fyrir mánaðarlega bókhald

• Gögn afrituð og flutt af staðnum

• Bankareikningar samræmdir

• Allir reikningar, kreditnótur, yfirlit út

• Allir biðreikningar hreinsaðir

• Ársreikningur afhentur

• Tilkynntar undantekningar (td gjaldfallnar reikningar, reikningar, innkaupapantanir, vanbirgðarvörur)

Dæmi um verkefnalista fyrir ársreikninga

• Stilla prufujöfnuð

• Brenndu geisladisk með árslokanúmerum til varanlegrar upptöku

• Íhugaðu að hreinsa upp gagnaskrár ef þær eru risastórar

• Lokaár þegar virkilega búið