Hvernig á að útbúa reikninga í QuickBooks 2021

Eftir að þú hefur lokið allri forvinnu er fljótlegt að útbúa reikning með QuickBooks . Ef að smella á hnappa og fylla út textareitir eru að verða gamlir fyrir þig, slepptu eftirfarandi athugasemdum og birtu einfaldlega Búa til reikninga gluggann - annað hvort með því að velja Viðskiptavinir→ Búa til reikninga eða smella á Reikningar táknið á heimasíðunni. Fylltu síðan út þennan glugga og smelltu á Prenta hnappinn. Ef þú vilt meiri hjálp en ein setning gefur, haltu áfram að lesa fyrir skref-fyrir-skref leiðbeiningar.

Í eftirfarandi skrefum lýsi ég því hvernig á að búa til flóknasta og flóknasta reikninginn sem til er: vörureikning. Sumir reitir á vörureikningnum birtast ekki í þjónustu- eða fagreikningnum, en ekki hafa áhyggjur af því hvort fyrirtækið þitt er þjónustufyrirtæki eða faglegt. Að búa til þjónustu- eða fagreikning virkar í grundvallaratriðum á sama hátt og að búa til vörureikning; þú fyllir bara út færri reiti. Og hafðu í huga að þú byrjar á skrefum 1 og 2, sama hvaða tegund reiknings þú býrð til. Án frekari ummæla, hér er hvernig á að búa til reikning:

1. Birtu gluggann Búa til reikninga með því að velja Viðskiptavinir→ Búa til reikninga.

Glugginn Búa til reikninga birtist eins og sýnt er.

2. Veldu sniðmátið eða reikningsformið sem þú vilt nota í fellivalmyndinni Sniðmát.

QuickBooks koma með fyrirfram skilgreindum gerðum reikningsforma, þar á meðal vöru, fagmann, þjónustu og (fer eftir því hvernig þú setur upp QuickBooks og hvaða útgáfu af QuickBooks þú ert að nota) handfylli af öðrum sérhæfðum reikningssniðmátum. Hver birtist sjálfgefið fer eftir því hvað þú sagðir QuickBooks um fyrirtækið þitt við uppsetningu QuickBooks. Þú getur líka búið til þitt eigið sérsniðna reikningssniðmát (eða breytt því sem fyrir er).

3. Tilgreindu viðskiptavininn og, ef nauðsyn krefur, starfið með því að nota Viðskiptavinur: Starf fellivalmyndina.

Skrunaðu í gegnum Viðskiptavinur: Starf fellivalmyndina þar til þú sérð nafn viðskiptavinarins eða starfsins sem þú þarft; smelltu svo á það.

4. (Valfrjálst) Úthlutaðu flokki á reikninginn.

Ef þú notar flokka til að fylgjast með útgjöldum og tekjum skaltu virkja fellivalmyndina Class og velja viðeigandi flokk fyrir reikninginn. Til að kveikja eða slökkva á þessari handhægu leið til að flokka færslur (sem er ofviða fyrir sum fyrirtæki), veldu Breyta→ Kjörstillingar, smelltu á Bókhald vinstra megin, smelltu á flipann Company Preferences og veldu síðan eða hreinsaðu gátreitinn Nota flokksrakningu. (Myndin sýnir ekki bekkjarvalmyndina.)

Glugginn Búa til reikninga

5. Gefðu upp reikningsdagsetningu.

Ýttu nokkrum sinnum á Tab til að færa bendilinn í dagsetningu textareitinn. Sláðu síðan inn rétta dagsetningu á MM/DD/YYYY sniði. Þú getur líka notað eftirfarandi leynikóða til að breyta dagsetningunni:

• • Ýttu á + (plústáknið) til að færa dagsetninguna fram yfir einn dag.
  • Ýttu á – (mínustáknið) til að færa dagsetninguna einn dag aftur í tímann.
  • Ýttu á T til að breyta dagsetningunni í dagsetninguna í dag (eins og tilgreint er af kerfistímanum sem innri klukka tölvunnar þinnar gefur upp).
  • Ýttu á M til að breyta dagsetningunni í fyrsta dag mánaðarins (vegna þess að M er fyrsti stafurinn í orðinu mánuður ).
  • Ýttu á H til að breyta dagsetningunni í síðasta dag mánaðarins (vegna þess að H er síðasti stafurinn í orðinu mánuður ).
  • Ýttu á Y til að breyta dagsetningunni í fyrsta dag ársins (því eins og þú getur eflaust giskað á er Y fyrsti stafurinn í orðinu ár ).
  • Ýttu á R til að breyta dagsetningunni í síðasta dag ársins (vegna þess að R er síðasti stafurinn í orðinu ár ).

Þú getur líka smellt á hnappinn hægra megin á reitnum Dagsetning til að birta lítið dagatal. Til að velja dagsetningu úr dagatalinu, smelltu bara á dagsetninguna sem þú vilt. Smelltu á örvarnar efst til vinstri og efst í hægra horni dagatalsins til að sýna fyrri eða næsta mánuð.

6. (Valfrjálst) Sláðu inn reikningsnúmer í Invoice # textareitinn.

QuickBooks stingur upp á reikningsnúmeri með því að bæta 1 við síðasta reikningsnúmerið sem þú notaðir. Þú getur samþykkt þessa viðbót eða, ef þú þarft að hafa það eins og þú vilt, flipað í Invoice # textareitinn og breytt númerinu í það sem þú vilt.

7. Lagaðu reikninginn til að taka á, ef þörf krefur.

QuickBooks grípur innheimtu heimilisfangið af viðskiptavinalistanum. Þú getur breytt heimilisfangi reikningsins með því að skipta um hluta af venjulegu heimilisfangi innheimtu. Þú getur til dæmis sett inn aðra línu sem segir Attention: William Bobbins , ef það er nafn þess sem reikningurinn á að fara til.

8. Lagaðu sendingarfangið, ef þörf krefur.

Mér líður eins og slegið met, en hér er samningurinn: QuickBooks grípur líka sendingarheimilisfangið af viðskiptavinalistanum. Svo, ef sendingarheimilisfangið hefur eitthvað óvenjulegt við það fyrir aðeins þennan eina reikning, geturðu breytt heimilisfanginu með því að skipta um eða bæta við upplýsingum í Senda til heimilisfang reitsins. Athugaðu að QuickBooks mun halda utan um hvert af sendingarföngunum sem þú notar fyrir viðskiptavin, þannig að ef þú notaðir sendingarheimili áður gætirðu valið það í fellivalmyndinni Senda til.

9. (Valfrjálst . . . tegund af) Gefðu upp innkaupapöntunarnúmerið í PO Number textareitnum.

Ef viðskiptavinurinn gefur út innkaupapantanir (POs), sláðu inn númer innkaupapöntunarinnar sem heimilar þessi kaup. (Bara til að skrá þig, PO er borið fram pissa-ó, ekki pú eða pú. )

10. Tilgreindu greiðsluskilmála með því að velja valmöguleika í fellivalmyndinni Skilmálar.

11. (Valfrjálst) Nefndu sölufulltrúa.

Rep stendur ekki fyrir orðspor, svo ekki setja þriggja stafa ritstjórnar athugasemdir hér (þó ég myndi elska að sjá hvað þú getur gert með þremur stöfum). Ef þú vilt fylgjast með sölu eftir sölufulltrúa skaltu nota fellivalmyndina Rep. Einfaldlega virkjaðu valmyndina með því að smella á örina og veldu síðan nafn. Sölufulltrúar geta falið í sér starfsmenn, en þeir geta einnig haft annað fólk sem þú hefur skráð á aðra lista. Til að bæta við sölufulltrúa fljótt skaltu velja Bæta við nýju og nota svo handhægu gluggana sem QuickBooks sýnir. Til að vinna með sölufulltrúalistanum skaltu velja Listar→ Viðskiptavina- og söluaðilaprófíllistar→ Sölufulltrúalisti.

12. Tilgreindu sendingardagsetningu, ef það er eitthvað annað en reikningsdagsetning.

Til að tilgreina dagsetninguna skaltu einfaldlega færa bendilinn í Senda textareitinn og slá síðan inn dagsetninguna á MM/DD/ÁÁÁÁ sniði. Þú getur fært bendilinn með því að ýta á Tab eða með því að smella á textareitinn.

Annar fljótur punktur: Manstu eftir öllum þessum leynikóðum sem ég tala um í skrefi 5 til að breyta reikningsdagsetningu? Þeir vinna líka að því að breyta sendingardegi.

13. Tilgreindu sendingaraðferðina.

Þú getur líklega giskað á hvernig þú tilgreinir sendingaraðferðina, en samhliða uppbygging og áráttukenndur persónuleiki neyða mig til að halda áfram. Svo, til að tilgreina sendingaraðferðina, færðu bendilinn í Via fellivalmyndina og veldu síðan sendingaraðferð úr honum.

Við the vegur, þú getur bætt nýjum sendingaraðferðum við valmyndina með því að velja Bæta við nýju og fylla síðan út litla sæta gluggann sem QuickBooks sýnir. Það er mjög auðvelt að setja upp nýjar sendingaraðferðir.

14. Tilgreindu FOB punktinn með því að nota FOB textareitinn.

FOB stendur frítt um borð. FOB punkturinn er mikilvægari en hann virðist í fyrstu - að minnsta kosti í viðskiptalegum skilningi - vegna þess að FOB punkturinn ákvarðar hvenær eignarhald á sér stað, hver greiðir vöruflutninga og hver ber áhættuna af skemmdum á vörunum við flutning.

Ef sending er laus um borð á sendingarstað færist eignarréttur þess sem seldur er til kaupanda um leið og varan fer frá flutningsbryggju seljanda. (Mundu að þú ert seljandinn.) Í þessu tilviki greiðir kaupandinn vöruflutninga og ber áhættuna á tjóni á flutningi. Þú getur tilgreint FOB sendingarstað sem FOB sendingarstað eða sem nafn borgarinnar. Ef sendingarstaðurinn er Seattle, til dæmis, er FOB Seattle það sama og FOB Shipping Point. Flestar vörur eru sendar sem FOB sendingarstaður, við the vegur.

Ef sending er ókeypis um borð á ákvörðunarstað færist eignarhald vörunnar sem verið er að selja til kaupanda um leið og varan kemur á flutningsbryggju kaupanda. Seljandi greiðir vöruflutninga og ber áhættuna af flutningstjóni. Þú getur tilgreint FOB áfangastað sem FOB áfangastað eða sem nafn borgarinnar. Ef áfangastaðurinn er Omaha, til dæmis, er FOB Omaha það sama og FOB Destination Point.

15. Sláðu inn hvern hlut sem þú ert að selja.

Færðu bendilinn í fyrstu línuna í Magn/vörukóði/Lýsing/Verð hver/Upphæð/Skatt listareitinn. (Allt í lagi, ég veit að það er ekki mjög gott nafn á það, en þú veist hvað ég meina, ekki satt?) Þú þarft að byrja að fylla út línurnar sem fara á reikninginn. Eftir að þú hefur fært bendilinn í röð í listanum, breytir QuickBooks vörukóða reitnum í fellivalmynd. Virkjaðu fellivalmyndina Vörukóði í fyrstu tómu röðinni í listanum og veldu síðan hlutinn.

Þegar þú velur hlutinn fyllir QuickBooks út textareitina Lýsing og Verð með hvaða sölulýsingu og söluverði sem þú hefur slegið inn í vörulistann. (Þú getur breytt upplýsingum fyrir þennan tiltekna reikning ef þú þarft.) Sláðu inn fjölda seldra vara í textareitnum Magn. (Eftir að þú slærð inn þessa tölu reiknar QuickBooks út upphæðina með því að margfalda Magn með verði hverju.) Ef þú þarft aðra hluti á reikningnum, notaðu þá tómu línurnar sem eftir eru af listanum til að slá inn hverja og eina. Ef þú valdir gátreitinn Skattskylda þegar þú bættir vörunni við vörulistann birtist orðið Skattur í Skattdálknum til að gefa til kynna að hluturinn verði skattlagður. Ef varan er óskattskyld (eða þér finnst þú vera skattsvikari án góðrar ástæðu), smelltu á Skattdálkinn og veldu Non.

Þú getur sett eins marga hluti á reikning og þú vilt. Ef þú hefur ekki nóg pláss á einni síðu, bætir QuickBooks eins mörgum síðum og nauðsynlegt er við reikninginn. Upplýsingar um heildarfjölda reikninga fara að sjálfsögðu aðeins á síðustu síðu.

Smelltu á hnappinn Bæta við tíma/kostnaði á borðinu efst á eyðublaðinu til að birta valmyndina Veldu innheimtananlegan tíma og kostnað. Notaðu þennan valglugga til að velja kostnað sem þú hefur úthlutað á viðskiptavininn eða starfið. Notaðu Hlutir flipann til að velja hluti sem keyptir eru fyrir verkið. Notaðu Útgjöld flipann til að velja endurgreiðsluhæfan kostnað og slá inn álagningarupplýsingar. Notaðu Tími flipann til að velja reikningshæfan tíma sem skráður er af tímamælakerfinu, vikulega tímablaðinu eða glugganum Tími/Sláðu inn staka virkni.

16. Sláðu inn sérstakt atriði sem reikningurinn ætti að innihalda.

Ef þú hefur ekki unnið mikið með QuickBooks atriðisskrána hefurðu ekki hugmynd um hvað ég er að tala um.

Til að lýsa einhverjum af sérstökum hlutum, virkjaðu fellivalmyndina Vörukóði í næstu tómu línu og veldu síðan sérstaka hlutinn. Eftir að QuickBooks hefur fyllt út textareitina lýsingu og verð fyrir sig, breyttu þessum upplýsingum (ef nauðsyn krefur). Lýstu hverjum og einum af öðrum sérstökum hlutum - undirsamtölum, afslætti, vöruflutningum og svo framvegis - sem þú ert að sundurliða á reikningnum með því að fylla út tómu línurnar í listanum.

Ef þú vilt láta afsláttarvöru fylgja með og láta hana gilda fyrir margar vörur þarftu að festa undirsamtalsvöru í reikninginn á eftir birgðum eða öðrum hlutum sem þú vilt gefa afslátt. Settu síðan afsláttarvöru beint á eftir hlutnum undirsamtölu. QuickBooks reiknar afsláttinn sem hlutfall af milliheildinni.

17. (Valfrjálst) Bættu við skilaboðum viðskiptavinar.

Smelltu á reitinn Skilaboð viðskiptavina, virkjaðu fellivalmyndina og veldu snjöll viðskiptavinaskilaboð. Til að bæta skilaboðum viðskiptavina við valmynd viðskiptavinarskilaboða skaltu velja Bæta við nýjum valkosti og fylla síðan út gluggann sem QuickBooks sýnir. Smelltu á OK þegar þú ert búinn.

18. Tilgreindu söluskattinn.

Ef þú tilgreindir skatthlutfall í Viðskiptavinalistanum notar QuickBooks það sem sjálfgefið. Ef það er ekki rétt skaltu færa bendilinn í Skattlistann, virkja fellivalmyndina og velja réttan söluskatt.

19. (Alveg valfrjálst) Bættu við minnisblaði.

Þú getur bætt minnislýsingu við reikninginn ef þú vilt. Þetta minnisblað er ekki prentað á reikningum - aðeins í yfirlýsingu viðskiptavinarins. Minnislýsingar gefa þér leið til að geyma upplýsingar sem tengjast reikningi með þeim reikningi. Myndin sýnir lokið Búa til reikninga glugga.

Lokaður Búa til reikninga gluggi

20. Ef þú vilt seinka prentun þessa reiknings skaltu velja Prenta síðar gátreitinn sem birtist á borði hnappa og reita fyrir ofan aðalhluta gluggans Búa til reikninga.

21. Vistaðu reikninginn með því að smella á Save & New hnappinn eða Save & Close hnappinn neðst í glugganum.

QuickBooks vistar reikninginn sem er á skjánum. Ef þú smellir á Vista og nýtt, sýnir QuickBooks tóman Búa til reikninga glugga svo að þú getir búið til annan reikning.

Þú getur flakkað fram og til baka í gegnum reikninga sem þú bjóst til áður með því að smella á Næsta og Fyrri hnappana (sem líta út eins og vinstri og hægri örvar).

Saga spjaldið sem birtist meðfram hægri brún gluggans Búa til reikninga býður upp á tvo flipa sem eru gagnlegir þegar þú ert að búa til reikninga. Viðskiptavinur flipinn (sýndur á myndinni á undan) veitir yfirlitsupplýsingar á háu stigi um viðskiptavininn. Færsla flipinn (ekki sýndur) veitir ítarlegri upplýsingar um virkni viðskiptavinarins og hnappa sem þú getur smellt á til að kafa niður í upplýsingarnar.

Þegar þú ert búinn að búa til reikninga geturðu smellt á Vista og loka hnappinn á reikningsforminu eða ýtt á Esc takkann.