Hvernig á að útbúa kreditreikning í QuickBooks 2021

Kreditmiðar geta verið handhægar leiðir til að laga mistök við innslátt gagna sem þú fannst ekki eða leiðrétti áður. Kreditmiðar eru líka handhægar leiðir til að meðhöndla hluti eins og skil viðskiptavina og endurgreiðslur. Ef þú hefur útbúið reikning eða tvo á þínum tíma muntu komast að því að það er miklu auðveldara að útbúa QuickBooks kreditreikning en að nota gamaldags aðferðir.

Eftirfarandi skref lýsa því hvernig á að búa til flóknustu og mikilvægustu tegund kreditnóta: vörukreditreikning. Að búa til þjónustu eða faglega kreditreikning virkar í grundvallaratriðum á sama hátt. Þú fyllir bara út færri reiti.

Til að búa til vörukreditreikning skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Viðskiptavinir→ Búa til kreditreikninga/endurgreiðslur eða smelltu á Endurgreiðslur og inneignir táknið í Viðskiptavinahlutanum á heimasíðunni til að birta gluggann Búa til kreditreikninga/endurgreiðslur (eins og sýnt er).

Glugginn Búa til kreditnótur/endurgreiðslur

2. Tilgreindu viðskiptavininn og, ef nauðsyn krefur, starfið í Viðskiptavinur: Starf fellivalmyndinni.

Þú getur valið viðskiptamann eða starf af listanum með því að smella á það.

3. (Valfrjálst) Tilgreindu flokk fyrir kreditreikninginn.

Ef þú ert að nota flokka til að flokka viðskipti, virkjaðu fellivalmyndina Class og veldu viðeigandi flokk fyrir kreditreikninginn.

4. Dagsettu kreditreikninginn (þó að það sé valfrjálst að fara stöðugt).

Ýttu á Tab til að færa bendilinn í dagsetningu textareitinn. Sláðu síðan inn rétta dagsetningu á MM/DD/YYYY sniði.

5. (Valfrjálst) Sláðu inn kreditreikningsnúmer.

QuickBooks stingur upp á kreditreikningsnúmeri með því að bæta 1 við síðasta kreditreikningsnúmer sem þú notaðir. Þú getur samþykkt númerið eða flipann í textareitinn Kreditnr. til að breyta númerinu í það sem þú vilt.

6. Lagaðu heimilisfang viðskiptavinarins, ef þörf krefur.

QuickBooks grípur innheimtu heimilisfangið af viðskiptavinalistanum. Þú getur breytt heimilisfangi kreditreikningsins með því að skipta um hluta af venjulegu heimilisfangi innheimtu. Venjulega ættir þú að nota sama heimilisfang fyrir kreditreikninginn og þú notar fyrir upprunalega reikninginn eða reikningana.

7. (Valfrjálst . . . tegund af) Gefðu upp pöntunarnúmerið.

Ef kreditnótan leiðréttir heildarstöðu eftirstöðvar á innkaupapöntun viðskiptavinar, ættir þú líklega að slá inn númer innkaupapöntunar í textareitinn Innkaupanúmer.

Hér er rökfræði mín varðandi þessa tillögu, fyrir þá lesendur sem er sama um: Ef þú rukkaðir viðskiptavin þinn um $1.000 á innkaupanúmeri 1984, sem heimilar $1.000 kaup, þá notaðirðu alla innkaupapöntunina - að minnsta kosti samkvæmt reikningsskilafulltrúa viðskiptavinarins, sem afgreiðir reikningana þína. Ef þú tryggir að inneignarreikningur fyrir $1.000 sé auðkenndur sem tengdur PO nr. 1984, losar þú hins vegar í raun $1.000 innkaupastöðuna, sem gæti þýtt að þú getir notað eða rukkað inn innkaupapöntunina aftur.

8. Ef viðskiptavinur skilar vörum skal lýsa hverri vöru.

Færðu bendilinn í fyrstu línu í textareitnum Vöru/Lýsing/Magn/Taxta/Upphæð/Skatt. Í fyrstu tómu röð kassans, virkjaðu fellivalmyndina Item og veldu síðan hlutinn. QuickBooks fyllir út textareitina lýsingu og einkunn með hvaða sölulýsingu og söluverði sem þú slóst inn í vörulistanum. (Þú getur breytt þessum upplýsingum ef þú vilt, en það er ekki nauðsynlegt.) Sláðu inn fjölda vara sem viðskiptavinurinn er að skila (eða borga ekki fyrir) í textareitnum Magn. (Eftir að þú slærð inn þessa tölu reiknar QuickBooks upphæðina með því að margfalda Magn með Rate.) Sláðu inn hvern hlut sem viðskiptavinurinn er að skila með því að fylla út í tómar línur listaboxsins.

Þegar um birgðahluti er að ræða, gerir QuickBooks ráð fyrir að hlutirnir sem þú sýnir á kreditnótu sé skilað til birgða. Þú vilt breyta birgðatölum þínum ef óseldum vörum er skilað.

Eins og með reikninga er hægt að setja eins marga hluti í kreditreikning og þú vilt. Ef þú hefur ekki nóg pláss á einni síðu heldur QuickBooks áfram að bæta síðum við kreditreikninginn þar til þú ert búinn. Heildarupplýsingarnar fara auðvitað á síðustu síðu.

9. Lýstu hvers kyns sérstökum atriðum sem kreditreikningurinn ætti að innihalda.

Ef þú vilt gefa út kreditnótu fyrir aðrar vörur sem birtast á upprunalega reikningnum - frakt, afslætti, önnur gjöld og svo framvegis - bættu lýsingum á hverri vöru við vörulistann.

Til að bæta við lýsingum á þessum hlutum, virkjaðu fellivalmyndina Item í næstu tómu línu og veldu síðan sérstakan hlut. (Þú virkjar listann með því að smella á reitinn til að breyta honum í fellivalmynd og smella svo á niður örina á reitnum til að fá aðgang að valmyndinni.) Eftir að QuickBooks hefur fyllt út textareitina Lýsing og Gefa skal breyta þessum upplýsingum (ef nauðsyn krefur). Sláðu inn hvern sérstakan hlut - undirsamtölu, afslátt, vöruflutninga og svo framvegis - sem þú ert að sundurliða í kreditreikningnum.

Ef þú vilt láta afsláttarvöru fylgja með, þarftu að festa undirsamtalsvöru í kreditreikninginn á eftir birgðum eða öðrum hlutum sem þú hefur gefið afslátt. Settu síðan afsláttarvöru beint á eftir hlutnum undirsamtölu. Þegar þú gerir þetta reiknar QuickBooks afsláttinn sem hlutfall af milliheildinni.

10. (Valfrjálst) Bættu við skilaboðum viðskiptavinar.

Virkjaðu fellivalmynd viðskiptavinarskilaboða og veldu snjöll viðskiptavinaskilaboð.

11. Tilgreindu söluskattinn.

Færðu bendilinn í Skattlistann, virkjaðu fellivalmyndina og veldu síðan réttan söluskatt.

12. (Valfrjálst, en mjög góð hugmynd) Bættu við minnisblaði.

Þú getur notað Minningartextareitinn til að bæta minnislýsingu við kreditreikninginn. Þú gætir notað þessa lýsingu til að útskýra ástæður þínar fyrir því að gefa út kreditreikninginn og til að vísa til upprunalega reikningsins eða reikninganna, til dæmis. Athugaðu að Minnisreiturinn er prentaður í yfirlýsingu viðskiptavinar.

13. Ef þú vilt seinka prentun þessa kreditreiknings skaltu velja Prenta síðar gátreitinn.

Ég vil fresta því að tala um hvað það að velja Prenta síðar gátreitinn gerir þar til ég lýk umræðunni um gerð kreditreikninga. Umfjöllun um prentun reikninga og kreditnóta kemur upp í síðari hluta.

14. Vistaðu kreditreikninginn.

Til að vista útfyllta kreditreikning, smelltu annaðhvort á Vista og nýtt eða Vista og loka hnappinn. QuickBooks birtir svarglugga sem spyr hvað þú vilt gera við kreditreikninginn: Halda inneigninni, gefa endurgreiðslu eða setja inneignina á reikning. Veldu þitt með því að smella á hnappinn sem samsvarar því sem þú vilt gera. Ef þú velur Apply to Invoice biður QuickBooks um frekari upplýsingar. QuickBooks vistar kreditreikninginn sem er á skjánum og, ef þú smelltir á Vista og nýtt, birtir tóman Búa til kreditreikninga/endurgreiðsluglugga svo að þú getir búið til annan kreditreikning. (Athugaðu að þú getur blaðað fram og til baka í gegnum kreditreikninga sem þú bjóst til áður með því að smella á Næsta og Fyrri hnappana.) Þegar þú ert búinn að búa til kreditreikninga geturðu smellt á Loka hnappinn á kreditreikningsforminu.

Ef þú gefur til kynna að þú viljir prenta endurgreiðsluávísun, sýnir QuickBooks gluggann Skrifa ávísanir og fyllir sjálfkrafa út ávísunina og tengir hana við minnisblaðið.