Hvernig á að taka öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni

Afar mikilvægt verkefni sem annað hvort þú eða einhver samstarfsmaður þarf að klára er öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni. Fáir hlutir sem eru geymdir á harða diskinum á tölvunni þinni eiga skilið eins mikla umönnun og QuickBooks gagnaskráin gerir. Hreint bókstaflega lýsir QuickBooks gagnaskráin fjárhagsmálum fyrirtækisins þíns.

Þú vilt alls ekki missa gagnaskrána. Að týna gagnaskránni gæti þýtt að þú veist ekki hversu mikla peninga þú átt, þú veist ekki hvort þú græðir eða tapar peningum og þú munt ekki geta útbúið árlegt skattframtal á auðveldan eða nákvæman hátt.

Grunnatriði öryggisafritunar

Sem betur fer er afrit af QuickBooks gagnaskránni frekar einfalt. Þú þarft aðeins að ljúka níu skrefum:

1. Veldu File→Create Copy skipunina.

QuickBooks sýnir fyrsta Save Copy eða Backup valmyndina (sjá eftirfarandi mynd), sem býður upp á þrjá valkosti: möguleikann á að vista afrit af QuickBooks skránni þinni, möguleikann á að búa til flytjanlega fyrirtækjaskrá og möguleikann á að búa til endurskoðanda. afrit.

Fyrsti vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn

2. Þú vilt vista afrit, svo veldu öryggisafrit valmöguleikahnappinn; smelltu síðan á Next til að halda áfram.

Þú getur búið til annað hvort fulla öryggisafrit eða flytjanlega fyrirtækjaskrá þegar þú afritar QuickBooks skrána. Færanleg fyrirtækjaskrá er minni en varaskrá, svo það er þægilegra að hreyfa sig. Auðveldara er að senda tölvupóst á flytjanlega fyrirtækjaskrá, til dæmis. The nudda með færanlegum fyrirtækjaskrám er þessi: QuickBooks verða að vinna hörðum höndum að því að skrapa færanlega fyrirtækjaskrána í litla stærð. QuickBooks þarf líka að vinna meira til að fjarlægja skrána síðar þegar þú vilt vinna með hana.

Eftir að þú smellir á Næsta, birtist annar Vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn.

Annar vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn

Þú getur farið beint í Save Copy eða Backup valmyndina með því að velja File→Create Backup skipunina.

3. Tilgreindu hvort þú vilt vista QuickBooks öryggisafritið þitt á tölvu fyrirtækisins þíns eða í gagnaveri QuickBooks utan þess.

Veldu Local Backup til að gefa til kynna að þú viljir geyma öryggisafrit af skránni þinni á harða diski tölvunnar eða einhverju færanlegu geymslutæki, svo sem USB-drifi.

4. Smelltu á Options hnappinn til að velja afritunarstað.

QuickBooks sýnir valmyndina fyrir öryggisafrit, eins og sýnt er.

Öryggisvalkostir svarglugginn

5. Tilgreindu möppuna eða drifstaðsetninguna sem fyrirtækisskráin ætti að taka öryggisafrit af.

Sláðu inn slóðarheiti beint í textareitinn til að segja QuickBooks hvar á að vista öryggisafritin þín.

Ef þú veist ekki hvernig á að slá inn slóð, smelltu á Browse hnappinn. Þegar QuickBooks sýnir gluggann Leita að möppu skaltu nota möppulistann til að velja drifið eða möppuna sem þú vilt nota fyrir QuickBooks öryggisafrit.

6. (Valfrjálst) Veldu öryggisafrit.

Þú getur líka notað öryggisafritsvalmyndina til að tilgreina hvenær QuickBooks ætti að minna þig á að taka öryggisafrit og hvernig QuickBooks ætti að taka öryggisafrit:

• Tímastimplum bætt við: Til að bæta dagsetningu og tíma afritunaraðgerðarinnar við nafn öryggisafritsskrárinnar skaltu velja gátreitinn sem heitir Bæta við dagsetningu og tíma öryggisafritsins við skráarnafnið (ráðlagt).
• Takmörkun öryggisafrita: Til að segja QuickBooks að losa sig við gömul öryggisafrit skaltu velja gátreitinn sem ber titilinn Takmarkaðu fjölda öryggisafrita í þessari möppu við X og tilgreindu síðan hversu mörg öryggisafrit þú vilt halda með því að nota aðliggjandi textareit.
• Stilla öryggisafrit áminningar: Veldu gátreitinn sem heitir Minna mig á að taka öryggisafrit þegar ég loka fyrirtækjaskránni minni í X sinnum til að tilgreina að þú viljir vera minntur á að taka öryggisafrit af QuickBooks skránni þegar þú lokar QuickBooks. Tímabilsvalkostir þínir innihalda í hvert skipti, annað hvert skipti, þriðja hvert skipti og svo framvegis.
• Virkja gagnasannprófun: Notaðu staðfestingarhnappana til að segja QuickBooks að það ætti að athuga hvort gögnin séu heil þegar hún tekur öryggisafrit af gögnunum þínum. Veldu Complete Verification (Recommended) valhnappinn fyrir bestu og umfangsmestu sannprófun QuickBooks. Ef þú ert einhver sem hefur ekki tíma fyrir þessar auka sekúndur til að tvítékka að gagnasannprófun tekur, skaltu örugglega velja Hraða staðfestingu útvarpshnappinn. Enn betra, kasta varkárni alveg út í vindinn - varúð er samt fyrir börn - og veldu Engin staðfesting útvarpshnappinn.

7. Smelltu á OK þegar þú hefur lokið við að tilgreina afritunarstað og valkosti og smelltu síðan á Next.

QuickBooks sýnir valmynd (sjá eftirfarandi mynd) sem spyr hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

Vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn spyr hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

8. Tilgreindu hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

Venjulega viltu taka öryggisafrit þegar þú velur Save Copy eða Backup skipunina. Í þessu tilviki, þegar QuickBooks sýnir Vista afrit eða öryggisafrit svargluggann sem spyr „hvenær“ spurningarinnar, smelltu á Vista það núna valhnappinn. Að öðrum kosti geturðu sagt QuickBooks að skipuleggja reglulega afrit af QuickBooks gagnaskránni samkvæmt einhverju sniðugu kerfi með því - þegar QuickBooks spyr "hvenær" spurningarinnar - að smella á Vista það núna og tímasettu framtíðarafrit valhnappinn eða með því að smella á Aðeins tímaáætlun framtíðarafrit. útvarpstakki. Ef þú segir QuickBooks að þú viljir skipuleggja afrit, sýnir QuickBooks nokkra glugga sem þú notar til að búa til nýja afritaáætlun með því að nefna áætlunina og með því að stilla daga og tíma þegar afrit ætti að vera tímasett.

9. Smelltu á Ljúka til að loka Save Copy or Backup valmyndinni.

Þegar þú hefur tilgreint hvernig öryggisafritið ætti að virka skaltu smella á Ljúka. QuickBooks tekur afrit af (eða býr til afrit af) núverandi QuickBooks fyrirtækjaskrá og geymir það nýja afrit af afritinu.

Hvað með öryggisafrit á netinu?

Ef þú ert athugull gætirðu hafa tekið eftir því að vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn inniheldur valhnapp fyrir öryggisafritun á netinu. Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um öryggisafrit af QuickBooks fyrirtækjagagnaskránni á netinu - sem þýðir að nota tölvunet Intuit frekar en tölvuna þína eða einhvern færanlegan disk til að geyma öryggisafritið - geturðu valið þann valhnapp.

Fyrir hvers virði það er, mæli ég eindregið með því að þú íhugir að nota afritunaraðferðina á netinu af tveimur ástæðum:

• Sanngjarn kostnaður: Afritun á netinu er afar sanngjörn (það gæti jafnvel verið án aukagjalds ef þú ert með QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus eða Enterprise), með verðlagningu byggð á tímalínunni (mánaðaráskrift kostar meira á mánuði en árleg áskrift) og hvort þú sért að taka öryggisafrit af QuickBooks eða öllum skrám á tölvunni þinni. Að taka öryggisafrit af öllum skrám með ársáskrift virðist vera besta gildið.
• Minni fyrirhöfn: Afritun á netinu getur gert það að verkum að taka öryggisafrit minna erfiðara og reglulegra svo framarlega sem þú ert með áreiðanlega nettengingu. Þú þarft ekki að muna eftir að taka öryggisafrit og muna svo eftir að taka öryggisafritið með þér heim.

Tveir fljótir lokapunktar: Já, ég nota sjálfur QuickBooks öryggisafritunarvalkostinn á netinu (og til að taka öryggisafrit af öllum mikilvægum skrám mínum). Nei, Intuit borgar mér ekki einhverskonar leyniþóknun til að kynna vöruna.

Þú getur geymt afritaskrár í möppu sem samstillist við skýjabundið afrit, eins og Dropbox, Google Drive eða OneDrive frá Microsoft. Hver þessara þjónustu býður upp á ókeypis stillt og gleymt, skýjabundið öryggisafrit ef þú notar ókeypis geymsluplássið sem einhver þeirra býður upp á. Þessi tegund þjónustu er örugglega valkostur fyrir notendur sem eru á fjárhagsáætlun eða hafa takmarkað fjármagn.

Nokkrar varaaðferðir

Öryggisafritun er aðallega spurning um skynsemi. Að þessu sögðu, leyfi ég mér að gefa þér nokkrar hugmyndir um hvernig, hvenær og kannski hvers vegna þú ættir að taka öryggisafrit:

• Gerðu það auðvelt. Ég nefni þetta í tilmælum mínum varðandi afritunarvalkostinn á netinu, en punkturinn á skilið að nefna aftur. Það mikilvægasta sem þú getur gert varðandi öryggisafrit af QuickBooks gagnaskrám er þetta: Gerðu öryggisafrit auðvelt. Þetta þýðir líklega að íhuga valmöguleikann á netinu, en ef þú ferð á staðnum, viltu hafa háþéttni, færanlegur geymslutæki sem þú getur notað með tölvunni sem þú notar til að keyra QuickBooks. Ég nota lítið USB-drif. Veldu hvaða tæki virkar best fyrir þig, en þú vilt örugglega eitthvað álíka auðvelt í notkun geymslutæki. Í þessu tilviki þýðir easy að meiri líkur eru á að öryggisafrit eigi sér stað.
• Taktu öryggisafrit reglulega. Ég mæli með því að þú afritar í hvert skipti sem þú slærð inn færslur í QuickBooks gagnaskránni. Augljóslega, ef öryggisafrit felur í sér mikla vinnu, muntu ekki vilja gera það. En ef þú ert með auðvelda leið til að taka öryggisafrit og þægilegt geymslutæki til að taka öryggisafrit af geturðu - og ættir - að taka afrit reglulega. Daglegt er ekki of oft.
• Geymdu öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni fyrir utan staðinn. Einn mikilvægur punktur að lokum sem vert er að nefna: Margir atburðir sem geta eyðilagt eða spillt gagnaskránni þinni eru sérstakir fyrir tölvuna þína, svo sem bilun á harða disknum, vírus, notendaslys og svo framvegis. Sumir atburðir sem geta spillt eða eyðilagt QuickBooks gagnaskrána þína eru hins vegar staðsetningarsértækar. Eldur, flóð eða þjófnaður getur valdið því að þú glatir QuickBooks gagnaskránni og öryggisafriti hennar. Af þessum sökum viltu geyma afrit af öryggisafritinu utan vefsvæðisins. Í lok vikunnar, til dæmis, gætirðu viljað skella flash-drifinu í skyrtuvasann eða veskið og taka það með þér heim. Gakktu úr skugga um að ef eitthvað skemmir eða eyðileggur QuickBooks gagnaskrána, þá eyðileggur það sama ekki líka öryggisafritið af QuickBooks gagnaskránni.