Hvernig á að taka öryggisafrit af QuickBooks 2011 gagnaskránni þinni

Afar mikilvægt verkefni sem annað hvort þú eða einhver samstarfsmaður þarf að klára er að taka öryggisafrit af QuickBooks gagnaskránni. Fáir hlutir sem eru geymdir á harða disknum á tölvunni þinni eiga skilið eins mikla umönnun og QuickBooks gagnaskráin. Hreint bókstaflega lýsir QuickBooks gagnaskráin fjárhagsmálum fyrirtækisins þíns. Þú vilt alls ekki missa gagnaskrána.

Sem betur fer er afrit af QuickBooks gagnaskránni frekar einfalt. Þú þarft aðeins að ljúka þremur skrefum:

Veldu Skrá→ Búa til afrit.

QuickBooks sýnir Vista afrit eða öryggisafrit svargluggann, sem býður upp á þrjá valkosti:

• Vistaðu öryggisafrit af QuickBooks skránni þinni

• Búðu til flytjanlega fyrirtækjaskrá

• Búðu til afrit endurskoðanda

Þú vilt vista öryggisafrit, svo smelltu á öryggisafritunarhnappinn og smelltu á Næsta.

Þú getur búið til annað hvort fulla öryggisafrit eða flytjanlega fyrirtækjaskrá þegar þú afritar QuickBooks skrána. Færanleg fyrirtækjaskrá er minni en varaskrá, svo það er þægilegra að hreyfa sig. Til dæmis er auðveldara að senda færanlega fyrirtækjaskrá í tölvupósti. The nudda með færanlegum fyrirtækjaskrám er þessi: QuickBooks verða að vinna hörðum höndum að því að skrapa færanlega fyrirtækjaskrána í litla stærð. QuickBooks þarf líka að vinna meira til að fjarlægja skrána seinna þegar þú vilt vinna með hana.

Eftir að þú smellir á Næsta birtist Vista afrit eða öryggisafrit svarglugginn.

Tilgreindu hvort þú vilt vista QuickBooks öryggisafritsskrána þína á staðbundinni netþjóni fyrirtækisins eða á QuickBooks utanaðkomandi gagnaver.

Smelltu á Local Backup til að gefa til kynna að þú viljir geyma öryggisafrit af skránni þinni á harða diski tölvunnar.

Smelltu á Options hnappinn til að velja afritunarstað.

Tilgreindu í hvaða möppu eða diskstað ætti að taka öryggisafrit af fyrirtækjaskránni.

(Valfrjálst) Veldu öryggisafrit.

Þú getur líka notað öryggisafritsvalmyndina til að tilgreina hvenær QuickBooks ætti að minna þig á að taka öryggisafrit og hvernig QuickBooks ætti að taka öryggisafrit:

• Tímastimplar: Til að bæta dagsetningu og tíma afritunaraðgerðarinnar við nafn öryggisafritsskrárinnar skaltu velja Bæta dagsetningu og tíma öryggisafritsins við skráarnafn gátreitinn.

• Takmörkun öryggisafrita: Til að segja QuickBooks að það ætti að losa sig við gömul öryggisafrit, veldu Takmarka fjölda öryggisafrita í þessari möppu gátreitinn og tilgreindu síðan hversu mörg öryggisafrit þú vilt halda með því að nota aðliggjandi textareit.

• Áminningar um öryggisafrit: Veldu Minna mig á að taka öryggisafrit þegar ég loka fyrirtækjaskránni minni gátreitinn og aðliggjandi textareitinn til að tilgreina að þú viljir vera minntur á að taka öryggisafrit af QuickBooks skránni í hvert skipti, annað hvert skipti, þriðja hvert skipti, og svo áfram, að þú lokar QuickBooks.

• Gagnasannprófun: Notaðu Staðfestingarhnappana til að segja QuickBooks að það ætti að athuga hvort gögnin séu heiðarleg þegar það tekur öryggisafrit af gögnunum þínum.

Þegar þú hefur lokið við að tilgreina afritunarstað og valkosti skaltu smella á Næsta.

QuickBooks sýnir svarglugga sem spyr hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

Ákveða hvenær þú vilt taka öryggisafrit.

Venjulega viltu taka öryggisafrit þegar þú velur Save Copy eða Backup skipunina. Og í þessu tilfelli, þegar QuickBooks sýnir Vista afrit eða öryggisafrit svargluggann sem spyr „hvenær“ spurninguna, smelltu á Vista það núna hnappinn. Þú getur hins vegar líka sagt QuickBooks að skipuleggja öryggisafrit reglulega samkvæmt einhverju sniðugu kerfi með því að velja Vista það núna og Tímasettu framtíðarafrit hnappa eða með því að velja Aðeins tímaáætlun framtíðarafrit hnappinn.

Smelltu á Ljúka til að loka Save Copy or Backup valmyndinni.

Eftir að þú hefur tilgreint hvernig öryggisafritið ætti að virka skaltu smella á Ljúka. QuickBooks tekur afrit af núverandi QuickBooks fyrirtækjaskrá og geymir það nýja afrit af skránni á afritunarstaðnum.