Hvernig á að stjórna starfi þínu í QuickBooks netbókara

Áður en þú byrjar að nota QuickBooks Online Accountant (QBOA) verkfærin sem eru tiltæk á meðan þú vinnur í QBO fyrirtæki viðskiptavinar skaltu skoða vinnusíðuna í leiðsöguglugganum, sem virkar sem æfingastjórnunartæki. Að hafa slíkt tól í QBOA gerir þér kleift að miðstýra æfingastjórnun, því allir liðsmenn í fyrirtækinu þínu hafa aðgang að vinnusíðunni í QBOA.

Það er mikilvægt að skilja að viðskiptavinir þínir sjá ekki vinnusíðuna — hún er aðeins fáanleg í QBOA, þannig að aðeins þú og liðsmenn þínir sjáðu vinnusíðuna. Ennfremur eru upplýsingarnar sem hver liðsmaður sér á vinnusíðunni eingöngu fyrir viðskiptavini hans - þá sem liðsmeðlimur þinn hefur aðgang að.

Vinnusíðan gerir þér kleift að fylgjast með því sem þarf að gerast fyrir bæði viðskiptavini þína og þitt eigið fyrirtæki. Og þó hugtökin sem notuð eru á vinnusíðunni vísi til verkefna, hafðu í huga að þessi verkefni eru algjörlega frábrugðin þeim verkefnum sem viðskiptavinir þínir geta búið til í QBO.

Grid view í QBOA

Þegar þú smellir á Vinna á leiðarstikunni sýnir QBOA sjálfgefna töfluyfirlit síðunnar. Taflaskjárinn sýnir verkefnaspjöld skipuð í tímabil (skiladagur í dag, þessa viku, næstu viku og á næstu 30 dögum).

Taflayfirlit vinnusíðunnar í QBOA.

Hvert verkefnaspjald tiltekins verkefnis auðkennir viðskiptavininn sem vinna þarf fyrir (eða þitt eigið fyrirtæki, ef verkefnið er ekki fyrir viðskiptavin) sem og nafn verkefnisins. Einstaklega á hverju verkefnaspjaldi finnur þú nafn verksins.

Þú getur stjórnað sumu af því sem þú sérð á töfluyfirliti vinnusíðunnar. Til dæmis geturðu síað síðuna til að birta upplýsingar fyrir alla viðskiptavini, fyrirtækið þitt, tiltekna viðskiptavini eða tiltekna liðsmenn. Vinnuaðgerðin notar einnig gögn í QBO-fyrirtækjum viðskiptavina til að birta sjálfkrafa fresti sem þú þarft að uppfylla og hluti sem þú þarft að gera, svo sem fresti launaskrár og samræma tengd bankaviðskipti. Ef þú vilt ekki sjá þessar sjálfkrafa búnar upplýsingar geturðu smellt á Frá QuickBooks sleðann.

Sem stendur stingur vinnueiginleikinn sjálfkrafa upp á aðgerðir til að grípa aðeins til sem tengjast QBO; Vinnuaðgerðin tengist ekki öðrum vörum eins og ProConnect Tax Online.

Vegna þess að töfluyfirlitið skipuleggur verkefni eftir gjalddaga muntu ekki sjá neina tegund sjónrænna tenginga á milli verkefna; það er, engar línur birtast, sem tengja verkefni hvert við annað, vegna þess að töfluyfirlitið er ekki flæðirit.

Taflayfirlit er ekki eina yfirlitið sem er tiltækt á vinnusíðunni; þú getur lesið um Listasýn og Dagatalsskjá síðar í þessum kafla, eftir að ég hef fjallað um að búa til verkefni og verkefni.

Hvernig á að búa til verkefni og verkefni

Þú getur notað vinnusíðuna til að búa til beiðnir viðskiptavina. Með tilliti til æfingastjórnunar notarðu vinnusíðuna til að búa til verkefni sem tákna hluti sem þarf að gera. Þú skiptir hverju verkefni niður í verkefni, sem eru undirmengi verkefnisins sem gefa nánari upplýsingar um hvað þarf að gera til að klára verkefnið. Þú býrð til verkefni sem hluta af verkefni, en þú getur úthlutað mismunandi liðsmönnum til mismunandi verkefna í sama verkefni. Verkefni eru venjulega almennir hlutir sem þú þarft að ná fyrir tiltekinn frestdag og verkefni lýsa sérstökum hlutum sem þú þarft að gera til að klára verkefnið.

Þegar þú býrð til verkefni úthlutar þú verkefninu lokadagsetningu og þú úthlutar skiladögum á hvert verkefni í verkefninu. Þú tilgreinir viðskiptavininn sem verkefnið tengist og liðsmanninn sem ber ábyrgð á verkefninu. Eða þú getur tilgreint að verkefnið sé innra verkefni sem hefur áhrif á fyrirtækið þitt en ekki neinn af viðskiptavinum þínum.

QBOA inniheldur verkefnasniðmát sem hjálpa þér að búa fljótt til verkefni sem oft er þörf á, svo sem mánaðarlega bókhald eða inngöngu viðskiptavina. Þegar þú notar eitt af þessum sniðmátum býr QBOA til ekki aðeins verkefnið heldur öll verkefni sem tengjast verkefninu. Þú getur síðan breytt verkefninu eftir þörfum.

Að búa til verkefni

Til að reyna að hafa þessar upplýsingar eins auðvelt að fylgja eftir og mögulegt er munum við búa til verkefni aðskilið frá því að búa til verkefni – jafnvel þó að þú getir, og mun líklega, búa til verkefni þegar þú býrð til verkefni. Til að búa til verkefni skaltu fylgja þessum skrefum:

1 . Smelltu á Vinna í leiðarglugganum.

QBOA birtir vinnusíðuna fyrir fyrirtækið þitt.

2 . Smelltu á Búa til verkefni í efra hægra horninu á síðunni.

QBOA opnar spjaldið hægra megin á síðunni sem þú notar til að búa til verkefni.

Að búa til verkefni með sniðmáti.

3 . Ef verkefnið þitt fellur undir einn af fyrirfram skilgreindum sniðmátsflokkum, tveggja vikna launaskrá, viðskiptavinur um borð, mánaðarlega bókhald eða árlega skatta, skaltu velja sniðmátið úr verkefnasniðmát listanum.

QBOA bætir verkefnum sem tengjast verkefnissniðmátinu við verkefnið og úthlutar hverju verkefni gjalddaga „á morgun“.

4 . Fylltu inn nafn fyrir verkefnið.

Ef þú valdir verkefnissniðmát fyllir QBOA út verkefnisnafnið með því að nota heiti verkefnissniðmátsins.

5 . Í listanum Fyrirtæki eða Viðskiptavinur skaltu velja QBO viðskiptavin sem verkefnið tengist.

Ef verkefnið á aðeins við um fyrirtækið þitt og engan viðskiptavin skaltu velja Fyrirtækið mitt.

6 . Stilltu skiladag verkefnis.

Gjalddagurinn sem þú setur fyrir verkefnið er þvingun; ef þú bætir verkefnum við verkefnið muntu ekki geta stillt skiladaga fyrir verkin sem eiga sér stað eftir að verkefninu lýkur.

7 . Notaðu úthlutað á listaboxið til að úthluta verkefninu til eins af liðsmeðlimum þínum.

Þú getur bætt við upplýsingum um verkefnið ef þú vilt.

Sum verkefni, eins og að samræma bankayfirlit, þarf að endurtaka reglulega; fyrir þessi verkefni, smelltu á Endurtaka sleðann til að setja upp tímaramma sem QBOA ætti að nota til að endurtaka verkefnið.

Að vinna með verkefni

Nú þegar þú hefur búið til verkefni geturðu unnið með verkefni verkefnisins. Þú getur

• Bæta við og eyða verkefnum,
• Breyttu skiladögum sem QBOA úthlutar verkefnum og
• Endurskipuleggja röð verkefna í verkefni.

1 . Bættu verkefni við verkefni með því að smella á Bæta við verkefni hnappinn neðst á verkefnalistanum.

QBOA birtir eyðublað fyrir upplýsingar um verkefni (sjá eftirfarandi mynd).

Gefðu upp heiti verkefnis og gjalddaga og úthlutaðu því til liðsmanns fyrirtækisins.

2 . Gefðu upp heiti verkefnis, gjalddaga, liðsmanninn sem þú vilt úthluta verkefninu á og allar viðeigandi upplýsingar um verkefnið, svo sem QBO skipanir sem notaðar eru til að framkvæma verkefnið.

Það eru engin takmörk á fjölda verkefna sem þú getur búið til.

3 . Til að vinna með annað verkefni skaltu draga saman það sem þú ert að vinna að með því að smella á Collapse neðst í hægra horninu á verkefnaspjaldinu.

Þú vistar ekki einstök verkefni; í staðinn vistarðu verkefnið, sem vistar verkupplýsingarnar.

4 . Til að eyða verkefni eða breyta upplýsingum um það, smelltu á verkefnið.

QBOA sýnir upplýsingar um verkefnið.

Smelltu á verkefni til að breyta eða eyða því, eða dragðu það til að endurraða því.

• Til að breyta verkefninu skaltu einfaldlega gefa upp nýju upplýsingarnar.
• Til að eyða verkefninu, smelltu á Fjarlægja hlekkinn.

5 . Til að breyta staðsetningu verkefnis í verkefninu, dregurðu það saman og dragðu síðan ferningatáknið á hægri brún verkefnis upp eða niður.

Þú getur séð táknið sem þú dregur til að endurraða verki.

6 . Smelltu á Vista til að vista verkefnið og verkefni þess.

QBOA birtir vinnusíðuna aftur og nýju verkefnin þín og verkefni birtast á henni.

Hvernig á að uppfæra verkefnastöðu í QBOA

Þegar framfarir eru á verkefni geturðu uppfært stöðu þess beint úr töfluyfirliti vinnusíðunnar. Smelltu á örina niður á verkefnaspjaldi til að breyta stöðu þess.

Notaðu niður örina á verkefni eða verkefnaspjaldi til að birta lista yfir tiltækar stöður.

Verkefni geta haft stöðuna Verkefni, Í vinnslu, Lokað eða Lokið. Þú notar stöðuna Lokað þegar eitthvað hindrar þig í að klára verkefni.

Hvernig á að breyta og eyða verkefnisupplýsingum

Þú getur breytt hvaða verkefni eða verkefni sem er nema þau sem eru búin til sjálfkrafa frá QBO fyrirtæki - þú getur aðeins falið eða sýnt þau sjálfkrafa búnu verkefni með því að nota From QuickBooks sleðann.

Burtséð frá því hvaða yfirsýn þú ert að sýna á vinnusíðunni, til að breyta hvaða verki eða verki sem þú bjóst til, smelltu á hvaða verkefni sem er í verkefninu. QBOA opnar síðan Edit Project spjaldið hægra megin á skjánum og sýnir upplýsingar um verkefnið sem þú smelltir á.

Þú getur breytt verkupplýsingunum með því að breyta efsta hluta Breyta verkefnis spjaldsins. Þú getur eytt hvaða verkefni sem er af Breyta verkefni spjaldinu með því að smella á ruslatunnutáknið neðst í vinstra horninu á spjaldinu (sjá eftirfarandi mynd).

Eyða eða afrita verkefni eða búa til sniðmát úr því.

Mörg verkefnanna sem þú býrð til eru svipuð hvert öðru, svo sparaðu þér vinnu og afritaðu núverandi verkefni til að búa til nýtt. Þú getur líka notað fyrirliggjandi verkefni til að búa til sniðmát fyrir síðari svipuð verkefni. Frá Edit Project spjaldið, afritaðu verkefnið með því að smella á Afrita hnappinn. Til að búa til sniðmát úr verkefninu, smelltu á Búa til sniðmát.

Þó að hægt sé að breyta verk- og verkupplýsingum er ekki hægt að breyta verki í verk eða verk í verkefni.

Til að loka Edit Project spjaldinu, smelltu á X í efra hægra horninu á spjaldinu.

Hvernig á að vinna í listaskjánum

Grid-yfirlit vinnusíðunnar er takmarkað hvað það getur birt vegna þess að kortin taka töluvert af skjáfasteignum. Þú getur skoðað verkefnin þín og verkefni í listaskjá, eins og sýnt er hér, með því að smella á Listasýn hnappinn í efra hægra horninu á vinnusíðunni (rétt fyrir neðan hnappinn Búa til verkefni).

Verksíðan í listaskjá.

Frá þessu útsýni hefurðu viðbótarsíur í boði fyrir þig. Auk þess að sía fyrir viðskiptavin, liðsmann og tegund vinnu (verkefni, verkefni eða beiðni viðskiptavina), geturðu líka síað eftir stöðu og stillt dagsetningarbil sem þú hefur áhuga á. Og þú getur samt breytt hvaða verkefni eða verkefni sem er; einfaldlega smelltu hvar sem er á línu verkefnisins eða verkefnisins til að birta Breyta verkefni spjaldið sem sýnt var áðan.

Hvernig á að vinna í dagatalsskjánum

Dagatalsskjárinn sýnir verkefnin sem á að skila fyrir hvaða dagsetningu sem er. Á dagatalinu sérðu fjölda verkefna á hverjum degi. Þegar þú smellir á dagsetningu notar QBOA hægra megin á dagatalsskjánum til að sýna verkefnin sem skila á þeim degi.

Dagatalsskjár sýnir verkefni verkefni eftir gjalddaga.

Samskipti við liðsmenn um vinnu

Í hættu á að segja hið augljósa, samskipti eru í fyrirrúmi þegar unnið er í hópumhverfi. QBOA gerir þér kleift að veita tilkynningar í tölvupósti um margvíslegar aðgerðir sem tengjast verkefnum og verkefnum sem birtast á vinnusíðunni. Til að tilgreina tilkynningarnar sem þú vilt að QBOA sendi til teymisins þíns, smelltu á Tilkynningar hlekkinn efst á vinnusíðunni til að birta Tilkynningar flipann í Fyrirtækjastillingar valmyndinni.

Settu upp tölvupósttilkynningar fyrir liðsmenn varðandi vinnu.

Smelltu á blýantinn í efra hægra horninu í tölvupóstshlutanum til að kveikja og slökkva á tölvupósttilkynningum fyrir ýmsar aðgerðir sem eiga sér stað á vinnusíðunni. Smelltu á Vista þegar þú ert búinn og síðan Lokið til að fara aftur í QBOA.

Hver liðsmaður stjórnar tilkynningunum sem hann fær. Sjálfgefið er að hver liðsmeðlimur fær tilkynningar um ný verkefni og gjalddaga sjálfgefið, en til að setja upp restina af þessum tilkynningum þarf hver liðsmeðlimur þinn að skrá sig inn á sinn persónulega QBOA reikning og breyta þessum stillingum.

Ef fyrirtækið þitt notar Slack, samstarfsverkfæri sem hjálpar teyminu þínu að tengjast, geturðu samþætt Slack við QBOA. Bættu forritinu við QBOA með því að smella á Tengjast núna á vinnusíðunni. Ef þú hefur áður falið auglýsinguna fyrir Slack, smelltu á Tengja vinnu við Slack hnappinn á tilkynningaflipanum í glugganum Fyrirtækjastillingar.

Slack býður upp á ókeypis útgáfu sem hentar litlum teymum sem vilja prófa Slack; ókeypis útgáfan hefur nokkrar takmarkanir. Slack býður einnig upp á tvær „greiðslu“ útgáfur: Standard og Plus; kostnaður við þessar útgáfur fer eftir fjölda virkra Slack notenda á mánuði.