Hvernig á að stilla QuickBooks 2021 bókhaldsstillingar

Mínar óskir flipinn í bókhaldsvalglugganum býður upp á einn valmöguleika: Þú getur sagt QuickBooks 2021 að þú viljir að það fylli sjálfkrafa út upplýsingar þegar þú skráir almenna dagbókarfærslu.

Ekki verða pirraður yfir skortinum á sérsniðnum samt sem áður. Þessi nánast alger skortur á sérsniðnum óskum er skynsamlegur, ef þú hugsar um það. Bókhald fyrir fyrirtæki þarf að virka á sama hátt fyrir Jane og það gerir fyrir Joe og Susan.

Þú hefur hins vegar möguleika á að stilla nokkrar fyrirtækjastillingar fyrir bókhald. Aftur, þetta er skynsamlegt ef þú hugsar um það. Mismunandi fyrirtæki reka bókhaldskerfi sín á mismunandi hátt.

Þessi mynd sýnir Company Preferences flipann í Bókhaldsvalglugganum.

Flipinn Company Preferences í glugganum Bókhaldsvalkostir

Notaðu reikningsnúmer í QuickBooks

Sjálfgefið er, QuickBooks gerir þér kleift að nota nöfn til að bera kennsl á reikninga í reikningaskránni eða á reikningalistanum. Reikningurinn sem þú notar til að fylgjast með launakostnaði gæti verið þekktur sem „laun“, til dæmis, en þú getur valið Nota reikningsnúmer gátreitinn til að segja QuickBooks að þú viljir nota reikningsnúmer frekar en reikningsnöfn til að auðkenna reikninga. Stærri fyrirtæki og fyrirtæki með mjög langan lista yfir reikninga nota oft reikningsnúmer. Þegar þú notar tölur geturðu auðveldlega stjórnað bæði röðun reikninga á reikningsskilum og innsetningu nýrra reikninga í reikningaskrána.

Gátreiturinn Sýna aðeins lægsta undirreikning (sjá mynd á undan) gerir þér kleift að segja QuickBooks að það ætti að sýna lægsta undirreikninginn frekar en hærri móðurreikninginn í reikningsskilum. QuickBooks gerir þér kleift að búa til undirreikninga, sem eru reikningar innan reikninga. Þú getur líka búið til undir-undirreikninga, sem eru reikningar innan undirreikninga. Þú notar undirreikninga til að fylgjast betur með eignum, skuldum, eiginfjárupphæðum, tekjum og gjöldum.

Stilla almenna bókhaldsvalkosti í QuickBooks

Flipinn Company Preferences (ekki sýndur) býður upp á eftirfarandi fimm almenna bókhaldsgátreiti, sem og dagsetningarviðvaranir og lokunardagsetningarstillingar. Gátreitirnir skýra sig líklega sjálfir fyrir alla sem hafa gert smá bókhald með QuickBooks, en fyrir nýja QuickBooks notendur, hér er stutt lýsing á því hvað hver og einn gerir:

• Nota reikningsnúmer: Nota reikningsnúmer gátreiturinn, ef hann er valinn, gerir þér kleift að slá inn reikningsnúmer fyrir færslu. Tilheyrandi gátreiturinn, Sýna aðeins lægsta undirreikning, segir QuickBooks að birta aðeins nafn og reikningsnúmer undirreiknings (ef þú ert að nota einn) í stað allra arfleifðar reikningsins. Ef þú notar mörg stig undirreikninga getur þessi valkostur hreinsað upp skoðanir, sem gerir það auðveldara að sjá hvaða reikning þú ert að skoða.
• Krefjast reikninga: Gátreiturinn Krefjast reikninga, ef hann er valinn, segir QuickBooks að þú verður að tilgreina reikning fyrir færslu. Þetta er skynsamlegt. Ef þú ert ekki að nota reikninga til að fylgjast með upphæðum sem streyma inn og út úr fyrirtækinu, þá ertu í raun ekki að gera bókhald. Það væri aldrei skynsamlegt, að mínu hógværa mati, að afvelja gátreitinn Krefjast reikninga.
• Notaðu flokksrakningu fyrir færslur:Gátreiturinn Notaðu flokksrakningu fyrir færslur gerir þér kleift að segja QuickBooks að þú viljir nota ekki aðeins reikninga til að rekja fjárhagsupplýsingar þínar, heldur gerir flokkar þér einnig kleift að skipta upplýsingum á reikningsstigi á annan hátt. Þetta hljómar flókið, en það er í raun frekar einfalt. Reikningslistinn gerir þér til dæmis kleift að fylgjast með tekjum og gjöldum eftir flokkum tekna og gjalda. Þú getur fylgst með útgjöldum með því að nota flokka eins og laun, leigu og vistir. Flokkar veita þér því leið til að rekja þessar upplýsingar í annarri vídd. Þú getur til dæmis skipt launakostnaði í þau laun sem varið er á tveimur stöðum í fyrirtækinu þínu. Veitingamaður með tvo veitingastaði gæti viljað gera þetta. Athugaðu að QuickBooks býður einnig upp á reiti sem þú getur hakað við til að gefa til kynna að QuickBooks ætti að hvetja þig til að úthluta flokkum og úthluta flokkum á reikninga,
• Sjálfkrafa úthluta almennu dagbókarfærslunúmeri : Þessi gátreitur segir QuickBooks að úthluta númerum á almennar dagbókarfærslur sem þú slærð inn með því að nota skipunina Búðu til almennar dagbókarfærslur. Þú vilt skilja þennan gátreit eftir valinn. Almennar dagbókarfærslur, við the vegur, eru venjulega færðar inn af CPA þínum eða faglega endurskoðanda þínum.
• Vara við þegar færslu er bókuð á óráðstafaða tekjur: Þessi gátreitur segir QuickBooks að birta viðvörunarskilaboð í hvert sinn sem þú reynir (eða einhver annar reynir) að skuldfæra beint eða leggja inn óráðstafað reikning sinn. (Venjulega vilt þú ekki skuldfæra eða leggja beint inn á óráðstafaða reikninginn og aðeins hæfir endurskoðendur myndu færa viðskipti beint inn í óráðstafaða tekjur í öllum tilvikum.)
• Fela opnunarjöfnunarreiti í nöfnum og hlutum: Merktu við þennan reit til að segja QuickBooks að fela upplýsingar um opnunarjöfnuð fyrir viðskiptavini, söluaðila, önnur nöfn og fyrir vörur.
• Dagsetningarviðvaranir: Dagsetningarviðvörunarkassarnir segja QuickBooks að vara þig við þegar þú slærð inn (eða einhver annar fer inn) færslu með dagsetningu of langt í fortíðina eða of langt fram í tímann. Ef þú hakar við annan hvorn dagsetningaviðvaranir reitina, viltu líka tilgreina hversu margir dagar eru of langt í fortíðina eða of langt í framtíðina.
• Lokadagsetning stilling: Lokadagsetning kassi gerir þér kleift að bera kennsl á dagsetningu þar sem ekki er hægt að breyta QuickBooks gagnaskránni þinni. Með öðrum orðum, ef þú stillir lokadagsetninguna á 31. desember 2021, þá ertu að segja QuickBooks að þú viljir ekki að neinar breytingar verði gerðar á QuickBooks gagnaskránni fyrir þessa dagsetningu. Þetta þýðir að einhver getur ekki breytt færslu sem er dagsett fyrir lokadag þinn án þess að fá skelfileg viðvörunarskilaboð. Það þýðir líka að einhver getur ekki slegið inn færslu með því að nota dagsetningu fyrir þennan lokadag. Þú getur smellt á Stilla dagsetningu/lykilorð hnappinn til að birta valmynd sem gerir þér kleift að tilgreina lokunardag og búa til lykilorðið sem þarf þegar einhver vill bæta við gömlum viðskiptum eða breyta gömlum viðskiptum.

Fyrir löngu síðan, fyrri útgáfur af QuickBooks leyfa þér að kveikja og slökkva á endurskoðunarslóð eiginleika með því að nota Company Preferences flipann í Accounting Preferences valmyndinni. Allar nýlegar útgáfur af QuickBooks bjóða upp á endurskoðunarslóð sem er alltaf í gangi, svo þú sérð ekki lengur bókhaldsval fyrir endurskoðunarslóð gátreit. Endurskoðunarslóð, við the vegur, heldur einfaldlega lista yfir hver gerir hvaða breytingar á viðskiptum. Endurskoðendur, fyrirsjáanlega, elska endurskoðunarslóðir. Endurskoðunarslóðir gera einhverjum, eins og CPA þinn eða ríkisskattstjóra, kleift að koma inn eftir staðreyndina og komast að því hvers vegna reikningsjöfnuður er það sem hún er.