Hvernig á að skrá viðskiptaskuldafærslur

Innan QuickBooks 2012 hefurðu möguleika á að vinna með eða án viðskiptaskuldareiknings. Ef þú vilt geturðu skráð útgjöld þegar þú skrifar ávísanir. Þetta þýðir að til þess að vera með tæmandi lista yfir öll útgjöld þín verður þú að hafa skráða ávísanir sem greiða allan þinn kostnað. Þessi nálgun virkar vel.

QuickBooks styður einnig nákvæmari nálgun við skráningu útgjalda. Með því að svara nokkrum spurningum meðan á QuickBooks uppsetningarferlinu stendur geturðu sett upp viðskiptaskuldareikning, sem er bara reikningur sem fylgist með upphæðunum sem þú skuldar söluaðilum þínum og öðrum birgjum.

Hvernig á að skrá reikning

Þegar þú notar viðskiptaskuldareikning færðu inn reikningana sem þú færð frá söluaðilum þegar þú færð þá.

Eftirfarandi tafla sýnir hvernig þessi viðskipti eru skráð. Dagbókarfærsla 5 skuldfærir sjálfkrafa skrifstofuvörukostnað fyrir $1.000 og inneignir reikninga sem greiða ber fyrir $1.000. Þetta er dagbókarfærslan sem QuickBooks myndi skrá ef þú keyptir $1.000 af skrifstofuvörum og færðir síðan reikninginn inn í QuickBooks kerfið.

Dagbókarfærsla 5: Skráning á inneignarkaupum

Hvernig á að borga reikning

Þegar þú borgar síðar þann reikning skráir QuickBooks dagbókarfærslu 6. Í dagbókarfærslu 6 skuldfærir QuickBooks reikninga sem greiða þarf fyrir $1.000 og inneignir reiðufé fyrir $1.000. Nettóáhrif á viðskiptaskuldir sem sameina bæði kaup og greiðslu eru núll.

Það er skynsamlegt, ekki satt? Aðferðin sem sýnd er í dagbókarfærslum 5 og 6 telur upphæðina sem þú skuldar einhverjum seljanda eða birgi sem skuld, reikninga, aðeins á meðan þú skuldar peningana.

Dagbókarfærsla 6: Skráning greiðslu til seljanda

Þegar þú skráir dagbókarfærslu 6 í QuickBooks verður þú að gefa upp nafn reikningsins sem er skuldfært. QuickBooks veit augljóslega hvaða reikning á að leggja inn - viðskiptaskuldareikninginn. Hins vegar verða QuickBooks einnig að þekkja kostnaðar- eða eignareikninginn sem á að skuldfæra.

QuickBooks þarf að vita hvaða reiðufjárreikning á að leggja inn þegar þú greiðir reikningsupphæð. Þú greinir þetta þegar þú skrifar ávísunina til að greiða reikninginn.

Nokkrar aðrar vísbendingar um viðskiptaskuldir

Hér eru nokkur atriði til viðbótar um dagbókarfærslur 5 og 6:

• Viðskiptaskuldaaðferðin er nákvæmari. Viðskiptaskuldaaðferðin, sem er það sem dagbókarfærslur 5 og 6 sýna, er besta leiðin til að skrá reikninga þína. Viðskiptaskuldaaðferðin þýðir að þú skráir útgjöld þegar útgjöldin eiga sér stað í raun og veru.

  Eins og þú hefur kannski þegar áttað þig á er viðskiptaskuldaaðferðin í raun spegilmynd viðskiptakrafnaaðferðarinnar. Stóri ávinningurinn af reikningsskilaaðferðinni, eins og þú gætir séð, er að hún heldur utan um þær upphæðir sem þú skuldar seljendum og birgjum og hún viðurkennir útgjöld þegar þau eiga sér stað frekar en þegar þú borgar þau (sem gæti verið nokkru síðar).

• Ekki er sérhver skuldfærsla fyrir kostnað. Færsla 5 sýnir að skuldfærsla fer á kostnaðarreikning skrifstofuvöru. Margir af viðskiptaskuldunum sem þú skráir eru upphæðir sem þú skuldar vegna útgjalda.

  Hins vegar stafar ekki öll viðskiptaskuldaviðskipti af því að stofna til einhvers kostnaðar. Þú gætir líka þurft að skrá kaup á eign - eins og búnaði. Í þessu tilviki fer skuldfærslan ekki á kostnaðarreikning heldur á eignareikning. Fyrir utan þessa minniháttar breytingu virka viðskiptin hins vegar á sama hátt.

Geturðu giskað á hvernig kostnaður eða eignakaup eru skráð ef þú notar ekki viðskiptaskuldareikning? Ef þú greiddir $1.000 fyrir skrifstofuvörur, skuldfærir QuickBooks skrifstofuvörukostnað fyrir $1.000 og inneignir reiðufé fyrir $1.000 þegar þú skrifar $1.000 ávísun. Sem hluti af því að skrifa ávísunina tilgreinir þú hvaða kostnaðarreikning á að skuldfæra.

Ef þú ert að kaupa $1.000 búnað lítur dagbókarfærslan út og virkar á nokkurn veginn sama hátt. Þegar þú skráir kaupin skuldfærir QuickBooks eignareikninginn fyrir $1.000 og inneignir reiðufé fyrir $1.000. Aftur, þessi viðskipti verða skráð þegar þú skrifar ávísunina til að greiða fyrir eignina.