Hvernig á að setja upp fleiri QuickBooks notendur

Ef fleiri en einn mun nota QuickBooks, viltu setja upp fleiri notendur. Þú takmarkast ekki við að nota eitt lykilorð til að stjórna aðgangi að QuickBooks gagnaskránni þinni. Þú getur sett upp nokkur lykilorð fyrir QuickBooks gagnaskrána. Það sem er mjög sniðugt við þessa vinnu er að þú getur sagt QuickBooks að leyfa ákveðnum notendum og lykilorðum að gera aðeins ákveðna hluti.

Þetta hljómar flókið, en er það í rauninni ekki. Eigandi fyrirtækisins gæti til dæmis haft lykilorð sem gerir henni kleift að gera hvað sem er. En nýr bókhaldsmaður getur til dæmis verið með lykilorð sem gerir honum aðeins kleift að skrá reikninga í kerfið.

Hvernig á að bæta við notendum í QuickBooks Enterprise Solutions

Til að bæta við notendum í QuickBooks Enterprise Solutions skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Fyrirtæki→ Notendur→ Setja upp notendur og hlutverk.

QuickBooks sýnir notenda- og hlutverkagluggann (ekki sýndur). Þessi svargluggi auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og hlutverkin sem QuickBooks geta gegnt þegar QuickBooks eru notaðar. Notendalistinn, sem birtist á flipanum Notendalisti í svarglugganum, auðkennir einnig hverjir eru skráðir inn í kerfið.

2. Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á Nýtt hnappinn.

Þegar þú smellir á þennan hnapp birtir QuickBooks svargluggann Nýr notandi.

3. Tilgreindu notandann og gefðu upp lykilorð.

Þú þarft að gefa hverjum notanda sem þú ert að setja upp notandanafn fyrir. Þú gerir þetta með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur borið kennsl á notandann slærðu inn lykilorð notandans í textareitnum Lykilorð og Staðfesta lykilorð.

4. Tilgreina hlutverk notandans.

Notaðu listaboxið Tiltæk hlutverk til að velja hlutverk (eða skyldur) sem notandinn gegnir. Bættu síðan völdum hlutverki við lista notandans yfir úthlutað hlutverk með því að smella á Bæta við hnappinn. Til að fjarlægja hlutverk frá notanda skaltu velja hlutverkið í listanum Úthlutað hlutverki og smella síðan á Fjarlægja.

Lýsingarreiturinn neðst í valmyndinni Nýr notandi gerir þér kleift að lýsa hlutverkinu nánar. Þú gætir slegið inn tegund QuickBooks notanda sem gæti venjulega fengið valið hlutverk, til dæmis.

5. (Valfrjálst) Breyttu hlutverkum eftir þörfum.

Þú getur fínstillt hlutverkin sem þú úthlutar (með hjálp QuickBooks). Til að gera það, farðu aftur í Notendur og hlutverk valmynd, veldu Hlutverkalisti flipann, smelltu á hlutverkið sem þú vilt breyta og smelltu síðan á Breyta hnappinn. Þegar QuickBooks sýnir Breyta hlutverki valmynd (ekki sýndur), veldu bókhaldsvirkni eða svæði á svæði og starfsemi listanum og notaðu síðan Svæðisaðgangsstigs valhnappana til að tilgreina hvað notandi með valið hlutverk getur gert. Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja Enginn valhnappinn. Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti að hafa fullan aðgang með því að velja Fullur valhnappinn. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta, velurðu Hlutahnappinn og hakar síðan við eða hreinsar (eftir því sem við á) gátreitina Skoða, Búa til, Breyta, Eyða, Prenta og Skoða stöðu.

Þú getur séð hvaða aðgang hvaða hlutverk sem er hefur upphaflega með því að velja eina af færslunum á svæði og starfsemi listanum. QuickBooks notar svæðisaðgangsstigshnappana og kassana til að sýna núverandi stillingar fyrir hlutverkið.

Að jafnaði, þegar kemur að bókhaldseftirliti, viltu veita lágmarks aðgang. Ef einhver þarf ekki aðgang að QuickBooks gagnaskránni fyrir daglegar skyldur, ættirðu að velja hnappinn Enginn. Ef einhver þarf smá aðgang - kannski til að útbúa starfsáætlanir eða reikninga - gefurðu bara þann aðgang og ekkert meira. Í lok þessa kafla, í „Viðhalda góðu bókhaldseftirliti“, tala ég um hvers vegna það er svo mikilvægt að lágmarka notendaréttindi og aðgang. En niðurstaðan er þessi: Því meiri getu sem þú gefur starfsmönnum eða undirverktökum eða endurskoðendum til að núðla í bókhaldskerfinu fyrir smáfyrirtæki, því meiri hætta er á að einhver muni annað hvort óvart eða viljandi setja villur inn í kerfið. Einnig, því meiri réttindi og aðgangur sem þú gefur,

6. (Valfrjálst) Skoðaðu notendaheimildir þínar.

Eftir að þú hefur sett upp notanda ættir þú (til að vera varkár) að skoða heimildirnar sem þú hefur gefið notandanum. Til að gera þetta, smelltu á Notendalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, veldu notandann og smelltu síðan á hnappinn Skoða heimildir. Þegar QuickBooks sýnir gluggann Skoða heimildir (ekki sýndur), veldu notandann og smelltu síðan á hnappinn Sýna til að sjá gluggann Skoða heimildir (ekki sýndur), sem sýnir mjög nákvæman lista yfir hvað notandinn getur og getur ekki gert.

7. (Valfrjálst) Farðu yfir hlutverkabreytingar þínar.

Ef þú breytir heimildum hlutverks, viltu líklega líka endurskoða þessar breytingar. Til að gera það, smelltu á Hlutverkalisti flipann í notenda- og hlutverkaglugganum, veldu hlutverkið og smelltu síðan á Skoða heimildir hnappinn. QuickBooks sýnir aðra útgáfu af View Permissions glugganum sem sýnir hlutverkin sem þú og QuickBooks hafa sett upp. Veldu hlutverkið sem þú vilt skoða og smelltu síðan á hnappinn Skoða heimildir. QuickBooks sýnir aðra útgáfu af View Permissions glugganum, með ítarlegum lista yfir hvað einhver með hlutverkið getur og getur ekki gert.

8. Eftir að þú hefur lokið yfirferð notenda- og hlutverkaheimilda, smelltu á Loka til að loka öllum opnum gluggum og smelltu síðan á Hætta við eða Loka hnappinn til að loka öllum opnum valgluggum.

Héðan í frá getur nýi notandinn notað QuickBooks; Réttindi hans eða hennar eru takmörkuð við það sem þú tilgreindir.

Það getur verið mikilvægt að endurskoða þennan hluta á nokkurra mánaða eða ára fresti, allt eftir starfsveltu þinni og bókhaldsvenjum. Vitanlega ættu fyrri starfsmenn eða bókarar ekki lengur að hafa hlutverk sem gerir þeim kleift að gera breytingar á skránni þinni. Heck, þeir ættu líklega alls ekki að hafa hlutverk! View Permissions gluggi QuickBooks er slétt leið til að sjá þessi gögn á netinu og ef þú vilt prenta afrit af heimildaupplýsingunum þarftu bara að smella á Prenta hnappinn í glugganum.

Hvernig á að bæta við notendum í QuickBooks Pro og Premier

Til að setja upp fleiri notendur í QuickBooks Pro og QuickBooks Premier skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Veldu Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Setja upp notendur.

QuickBooks sýnir notendalista gluggann, sem auðkennir alla notendur sem QuickBooks aðgangur hefur verið settur upp fyrir og sem eru skráðir inn á kerfið.

Notendaglugginn

2. Segðu QuickBooks að þú viljir bæta við notanda með því að smella á hnappinn Bæta við notanda.

QuickBooks sýnir fyrsta Set Up User Password and Access gluggann, eins og sýnt er.

Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann

3. Tilgreindu notandann og gefðu upp lykilorð.

Gefðu hverjum notanda sem þú ert að setja upp lykilorð fyrir notendanafn með því að slá inn stutt nafn - kannski fornafn notandans - í Notandanafn reitinn. Eftir að þú hefur borið kennsl á notandann slærðu inn lykilorð notandans í textareitnum Lykilorð og Staðfesta lykilorð.

4. Smelltu á Next til að halda áfram og tilgreindu síðan hvort þú viljir takmarka aðgang fyrir nýja notandann.

Þegar QuickBooks sýnir seinni Set Up User Password and Access valmyndina skaltu tilgreina hvort þú vilt takmarka aðgang og réttindi fyrir notandann, eins og sýnt er. Ef þú vilt takmarka aðgang og réttindi (réttindi eru einfaldlega það sem notandinn getur gert), veldu valinn valinn svæði QuickBooks. Ef þú vilt að notandinn geti gert hvað sem er skaltu velja All Areas of QuickBooks valhnappinn. Ef þú gefur til kynna að nýi notandinn ætti að hafa aðgang að öllum sviðum QuickBooks ertu búinn að setja upp lykilorð notanda og þú getur sleppt þeim skrefum sem eftir eru.

Að stilla aðgang fyrir notandann

5. Smelltu á Next til að halda áfram og lýstu síðan aðgangi að sölu- og viðskiptakröfuupplýsingum og verkefnum.

Þegar þú hefur lokið skrefi 4 birtir QuickBooks þriðja uppsetningu notandalykilorðs og aðgangsglugga - sá fyrsti af röð glugga sem leiðir þig í gegnum viðtal og spyr ítarlegra spurninga um hvers konar aðgang hver notandi ætti að hafa að tilteknu svæði . Hvað varðar sölustarfsemi, til dæmis, spyr QuickBooks um aðgang að viðskiptum (svo sem reikningum, kreditnótum og upplýsingar um viðskiptakröfur). Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti ekki að hafa aðgang með því að velja No Access valhnappinn (sjá eftirfarandi mynd). Þú getur gefið til kynna að notandinn ætti að hafa fullan aðgang með því að velja Full Access valhnappinn. Ef notandinn ætti að hafa aðgang að hluta velurðu valhnappinn Sértækur aðgangur og velur síðan einn af dótturhnappunum: Stofna eingöngu færslur, Stofna til og prenta færslur,

Breyta lykilorði notanda og aðgangsglugganum

6. Smelltu á Next og lýsið síðan innkaupum og viðskiptaskuldaréttindum.

Þegar þú klárar skref 5 með því að smella á Næsta, sýnir QuickBooks fjórða Setja upp notandalykilorð og aðgangsgluggann (ekki sýndur), sem gerir þér kleift að tilgreina hvaða aðgang þessi nýi notandi hefur á innkaupa- og reikningsskilasvæðum. Þú getur valið No Access valhnappinn. Þú getur valið fullan aðgangshnappinn. Eða þú getur valið milliveg með því að velja valhnappinn Selective Access og einn af aukahnappunum. Sömu reglur um setningarréttindi og aðgang og gilda um innkaupa- og viðskiptaskuldasvæðið gilda um sölu- og viðskiptakröfusvæðið.

7. Smelltu á Next og lýsið síðan eftirstandandi notendaréttindum og aðgangi.

Þegar þú smellir á Næsta hnappinn neðst í hverri útgáfu af Set Up User Password and Access valmyndinni, sýnir QuickBooks nokkrar aðrar útgáfur af glugganum sem það notar til að spyrja þig um notendaréttindi og aðgang. Eftir að þú lýsir hvaða réttindi eru viðeigandi fyrir notandann á innkaupa- og reikningsskilasvæðinu, til dæmis, spyr QuickBooks um tékka- og kreditkortasvæðið. Þá er spurt um birgðasvæðið. Því næst er spurt um launagreiðslur og síðan spurningar um almenna, viðkvæma bókhaldsstarfsemi. Að lokum spyr QuickBooks um aðgang að fjárhagsskýrslugetu.

Þú takmarkar réttindi á hverju þessara annarra svæða á sama hátt og þú gerir fyrir sölu- og viðskiptakröfur og fyrir innkaupa- og viðskiptaskuldasvæði. Þess vegna ætla ég ekki að lýsa því hvernig þú velur valmöguleikahnappinn Enginn aðgangur, valmöguleikahnappinn fyrir fullan aðgang eða valinn aðgangshnappinn aftur og aftur. Vertu bara hugsi þegar þú ferð í gegnum skjáina, takmarkaðu réttindi notandans. Þú vilt að notendur hafi nauðsynleg réttindi til að sinna starfi sínu, en þú vilt ekki veita þeim meiri réttindi en þeir þurfa.

8. Tilgreindu hvort notandi geti breytt eða eytt færslum.

Eftir að þú hefur farið í gegnum um það bil hálfan tylft útgáfur af glugganum Setja upp notandalykilorð og aðgangsglugga sem spyrja um ákveðin svið bókhalds fyrir smáfyrirtæki, birtir QuickBooks síðuna Breyta eða eyða færslum í glugganum Setja upp notandalykilorð og aðgang (ekki sýnt). Síðan Breyta eða eyða færslum gerir þér kleift að gefa til kynna hvort notandi geti breytt færslum sem skráðar eru fyrir lokunardag. Almennt viltu takmarka getu notanda til að breyta eða eyða viðskiptum.

9. Smelltu á Next og skoðaðu síðan réttindaákvarðanir þínar.

Þegar þú smellir á Næsta, sýnir QuickBooks lokaútgáfu af glugganum Setja upp notandalykilorð og aðgang (ekki sýndur), sem auðkennir notendaréttindin sem þú úthlutaðir eða leyfðir. Þú getur notað þennan valmynd til að skoða réttindin sem einhver hefur. Ef þú áttar þig á því að þú hefur ranglega úthlutað réttindum, smelltu á Til baka hnappinn til að fara aftur í gegnum gluggana í þann þar sem þú gerðir mistök. Breyttu úthlutun réttinda og smelltu á Næsta hnappinn til að fara aftur í lokagluggann í Set Up User Password and Access valmyndinni.

10. Þegar þú ert búinn með yfirferð notendaréttinda og aðgangs skaltu smella á Ljúka.

Héðan í frá mun nýi notandinn geta notað QuickBooks; Réttindi hans eða hennar eru takmörkuð við það sem þú tilgreindir.

Hvernig á að breyta notendaréttindum í Enterprise Solutions

Þú getur breytt þeim réttindum sem þú úthlutar notanda. Til að gera þetta í QuickBooks Enterprise Solutions skaltu velja Fyrirtæki→ Notendur→ Setja upp notendur og hlutverk til að birta notendur og hlutverk valmynd (ekki sýndur).

Til að breyta réttindum notanda eftir að hafa farið yfir þá skaltu velja notandann og smella á Breyta hnappinn. QuickBooks sýnir Breyta notanda valmynd (ekki sýndur), sem líkist mjög nýr notanda valmynd sem þú notar til að setja upp notandann og lýsa réttindum hans eða hennar. Þú notar textareitina Notandanafn, Lykilorð og Staðfesta lykilorð til að breyta notendaupplýsingunum. Þú getur notað listann yfir tiltæk hlutverk, listann yfir úthlutað hlutverk og hnappana Bæta við og fjarlægja til að breyta því sem notandinn getur gert innan QuickBooks; smelltu síðan á Loka þegar þú ert búinn.

Til að afrita notanda (þú gætir viljað bæta við öðrum notanda með heimildum sem endurspegla heimildir einhvers annars notanda), í Notendur og hlutverk valmynd, veldu notandann sem þú vilt klóna og smelltu síðan á Afrita. Þegar QuickBooks sýnir tvítekna notanda gluggann (ekki sýndur), kláraðu að lýsa nýja notandanum og smelltu á OK.

Til að fjarlægja notanda notarðu einnig notanda og hlutverk valmyndina. Veldu einfaldlega notandann og smelltu síðan á Eyða hnappinn. QuickBooks biður þig um að staðfesta eyðingu þína. Þegar þú smellir á Já hnappinn til staðfestingar fjarlægir QuickBooks notandann.

Hvernig á að breyta notendaréttindum í QuickBooks Pro og Premier

Þú getur breytt réttindum sem þú úthlutar notanda í QuickBooks Pro eða Premier. Til að gera þetta, veldu Fyrirtæki→ Setja upp notendur og lykilorð→ Setja upp notendur til að birta notendalistagluggann (sjá mynd).

Notendalisti svarglugginn

Til að skoða réttindin sem tiltekinn notandi hefur, veldu notandann á listanum og smelltu svo á Skoða notanda hnappinn. Þegar þú gerir það birtir QuickBooks gluggann Skoða notendaaðgang (sjá eftirfarandi mynd). Þessi gluggi sýnir sömu upplýsingar og lokaútgáfan af Set Up User Access and Password valmyndinni, sem er svarglugginn sem þú notar upphaflega til að tilgreina hvaða réttindi notandi ætti að hafa. Smelltu á Leyfi hnappinn til að loka glugganum Skoða notendaaðgang.

Skoða notendaaðgang svargluggann

Til að breyta réttindum notanda eftir að hafa farið yfir þá skaltu velja notandann og smella síðan á Breyta notanda hnappinn. QuickBooks fer í gegnum sama sett af valgluggum og þú notar til að setja upp notandann og lýsa réttindum hans. Þú notar Næsta og Til baka hnappana til að gera hluti eins og að breyta notendanafni eða lykilorði, tilgreina hvort notandinn eigi að takmarka aðgang sinn og - ef nauðsyn krefur - til að takmarka aðgang notandans að tiltekinni starfsemi innan QuickBooks.

Til að fjarlægja notanda, notarðu einnig notendalista gluggann. Veldu einfaldlega notandann og smelltu síðan á Eyða notanda hnappinn. QuickBooks biður þig um að staðfesta eyðingu þína (sjá eftirfarandi mynd). Þegar þú smellir á Já hnappinn til staðfestingar fjarlægir QuickBooks notandann.

Eyða notanda svarglugganum