Hvernig á að setja upp birgðahluti í QuickBooks 2019

Áður en þú getur fylgst með birgðum þínum þarftu að gera tvennt. Fyrst þarftu að segja QuickBooks að þú viljir fylgjast með birgðum. Til að gera þetta skaltu velja Breyta → Stillingar. Þegar QuickBooks birtir Valmyndargluggann, smelltu á Items & Inventory táknið á listanum til vinstri. Skjárinn þinn ætti að vera ótrúlega líkur þeim sem sýndur er. (Þú gætir þurft að smella á Company Preferences flipann fyrst.) Gakktu úr skugga um að Birgðir og Innkaupapantanir eru virkar sé valinn og að einn af valkostahnappunum Vara við ef ekki nægar birgðir til að selja sé valinn.

Valmyndarglugginn fyrir vörur og birgðahald.

Hér er annað sem þú þarft að gera: Búðu til vörulista. Þessi listi er lýsing á öllum hlutum sem þú gætir hugsanlega sett á reikning. Með öðrum orðum, allir hlutir sem þú pantar og selur tilheyra vörulistanum.

Þú ættir að hafa sett upp upphaflega vörulistann þinn við uppsetningu QuickBooks. Ef þú þarft að bæta hlut við listann þinn skaltu velja Lists→ Item List. Smelltu síðan á Item hnappinn, veldu Nýtt í fellivalmyndinni og fylltu út New Item gluggann.

Eftir að þú hefur kveikt á birgðadótinu og sett upp (eða uppfært) vörulistann þinn geturðu fylgst með birgðum þínum.

Þegar þú losar hluti úr vörubíl, færð þá í pósti eða kaupir þá af götusala þarftu að skrá hlutina svo QuickBooks geti fylgst með birgðum þínum. Hvernig þú skráir hlutina og borgar fyrir þá fer eftir því hvort þú greiðir reiðufé á tunnuhausinn, færð reikning ásamt hlutunum eða færð hlutina án reiknings (þá borgar þú fyrir hlutina síðar).

Og þú gætir hafa fyllt út innkaupapöntun (PO) fyrir vörurnar sem þú ert að fá. Ef það er raunin, verður móttaka hlutanna aðeins auðveldara. Ég mæli eindregið með því að fylla út PO þegar þú pantar vörur sem þú ætlar að fá og borga fyrir síðar.

Taktu upp hluti sem þú borgar fyrir fyrirfram

Allt í lagi, þú keyptir bara þrjár postulínskjúklingar á basarnum í Marrakesh og nú viltu bæta þeim við vöruna þína og skrá kaupin. Hvernig skráir þú birgðir sem þú greiddir fyrir í lausasölu? Með því að nota gluggann Skrifa ávísanir, auðvitað - á sama hátt og þú skráir alla aðra reikninga sem þú borgar fyrir fyrirfram.

Taktu upp atriði sem fylgja ekki reikningi

Hvað gerist ef hlutirnir koma á undan reikningnum? Heppinn þú - þú átt dótið og þú þarft ekki að borga fyrir það ennþá. Þú þarft hins vegar að skrá vöruna sem þú fékkst nýlega, svo að þú vitir að þú hafir hana við höndina. Þú getur ekki gert það í Skrifa ávísanir glugganum vegna þess að þú munt ekki skrifa ávísun til að borga fyrir dótið - að minnsta kosti ekki um stund. Hvernig skráir þú hluti sem þú færð áður en þú borgar fyrir þá? Lestu áfram:

1. Veldu Seljendur → Taka á móti vörum eða smelltu á Móttaka birgðatáknið á heimaskjánum og veldu valkostinn til að taka á móti birgðum án reiknings.

Þú sérð gluggann Búa til vörukvittun, eins og sýnt er. Þessi gluggi er svipaður og Sláðu inn víxla gluggann, en hann sýnir vörukvittun. (Þú sérð Enter Bills gluggann aftur þegar þú færð reikninginn fyrir hluti.)

Glugginn Búa til vörukvittanir.

2. Fylltu út í efsta hluta gluggans.

Ef þú vilt skrá hluti frá lánardrottni sem er þegar á lánardrottinslistanum, smelltu á örina niður og veldu síðan lánardrottinn. Ef lánardrottinn er nýr lánardrottinn skaltu velja Bæta við nýjum í fellivalmyndinni og síðan, í Nýr lánardrottinn sem birtist, lýsa lánardrottnum í smáatriðum. Þegar þú ert búinn með New Vendor valmyndina skaltu smella á OK.

3. Smelltu á Hlutir flipann.

Þú þarft aðeins að smella á Hlutir flipann ef hann er ekki þegar sýndur. Það er það líklega. En heiðursreglur tölvubókahöfunda og áráttukenndur persónuleiki krefjast þess að ég segi þér að það sé annar flipi - Kostnaður flipinn - og þú gætir hugsanlega birt hann í staðinn.

4. Farðu í dálkinn Atriði og sláðu inn heiti fyrir hlutinn.

Taktu eftir örina niður í Item dálknum. Smelltu á það til að sjá vörulistann. Birtist hluturinn sem þú ert að borga fyrir á þessum lista? Ef svo er, smelltu á það. Ef ekki, sláðu inn nýtt vöruheiti. Þú sérð skilaboðareitinn Hlutur fannst ekki. Smelltu á Já, fylltu út New Item valmyndina og smelltu síðan á Í lagi.

Þú getur alveg eins farið niður á fylgiseðilinn og sett inn hlutina á Hlutir flipann. Gakktu úr skugga um að hlutir flipinn sýni nákvæmlega hvað er á fylgiseðlinum. Og settu stutta lýsingu á hlutunum í Minnisreitinn vegna þess að sú lýsing gæti reynst gagnleg síðar þegar þú vilt passa vörukvittun þína við reikninginn. Þegar þú ert búinn ætti glugginn að búa til vörukvittun að líta eitthvað út eins og myndin á undan.

5. Gefðu upp magn og kostnað, sem hér segir:

• Magn dálkur: Lýstu magninu sem þú fékkst.
• Kostnaðardálkur: Lýstu vörueiningakostnaði. Ef einingakostnaður vörunnar sem þú slærð inn táknar breytingu spyr QuickBooks hvort þú viljir uppfæra staðlaða vörukostnaðinn (eins og geymdur er í vörulistanum) og hvort þú viljir uppfæra staðlað verð fyrir vöruna.

6. Smelltu á Vista og nýtt hnappinn eða Vista og loka hnappinn til að skrá atriðin sem þú fékkst nýlega.

Hlutirnir eru opinberlega hluti af birgðum þínum. Liðarkvittun hefur verið færð á reikningaskrá. Ekki nóg með það, heldur líka, þú ert tilbúinn þegar reikningurinn kemur.

Borgaðu fyrir hluti þegar þú færð reikninginn

Vörurnar koma og þú fyllir út vörukvittun. Þrjár vikur líða. Hvað er þetta í pósthólfinu þínu? Af hverju, það er reikningurinn, auðvitað! Nú þarftu að slá inn reikning fyrir hlutunum sem þú fékkst fyrir þremur vikum. Þetta starf er auðvelt:

1. Veldu Seljendur→ Færa inn reikning fyrir mótteknar vörur.

Eða, á heimaskjánum, smelltu á táknið Sláðu inn víxla gegn birgðum. Ef þú ert í Seldarmiðstöðinni, smelltu á Ný færslur og síðan Sláðu inn reikning fyrir mótteknar vörur. Velja vörukvittun svarglugginn birtist eins og sýnt er.

Velja vörukvittun svarglugginn.

2. Smelltu á fellivalmyndina Seljandi og veldu nafn seljanda sem sendi þér reikninginn.

Þú sérð eina eða fleiri vörukvittun í reitnum, með dagsetningunni sem þú settir á kvittunina, tilvísunarnúmeri hennar og minnisblaðinu sem þú skrifaðir á kvittunina.

3. Veldu vörukvittunina sem þú vilt færa inn reikning fyrir og smelltu síðan á Í lagi.

Sláðu inn víxla glugginn birtist eins og sýnt er. Líta þessar upplýsingar kunnuglegar út? Það ætti - það eru sömu upplýsingarnar og þú setur inn í gluggann Búa til vörukvittun, aðeins núna ertu að vinna með reikning, ekki kvittun.

Glugginn Enter Bills.

4. Berðu saman flipann Hlutir í glugganum við reikninginn.

Ertu að borga fyrir það sem þú fékkst fyrr? Sendingargjöld og söluskattur gætu hafa verið bætt við reikninginn þinn. Þú gætir líka þurft að stilla verðið vegna þess að þú gætir hafa verið að giska á þegar þú skráðir móttöku hlutanna. Ef svo er skaltu bæta við og breyta upprunalegu kvittunarupplýsingunum með því að nota Hlutir flipann. (Þú getur smellt á Endurreikna hnappinn til að bæta við nýjum hlutum.)

Hversu marga daga þarftu að borga þennan reikning? Er það á gjalddaga núna? Skoðaðu skilmálalínuna til að sjá hverjir eru greiðsluskilmálar þessa söluaðila. Breyttu greiðsluskilmálum ef þeir eru rangir með því að velja aðra færslu í fellivalmyndinni.

Þú vilt borga reikninga þína á besta mögulega tíma, en til að þú getir það verða skilmálar í glugganum Sláðu inn reikninga að passa við greiðsluskilmála lánardrottins.

5. Smelltu á Vista og nýtt eða Vista og loka til að skrá reikninginn.

Þú þarft samt að borga reikning seljanda, auðvitað. Sanngjarnt.

Taktu upp atriði og borgaðu reikninginn í einu

Segjum að þú fáir reikninginn þegar þú færð vörurnar. Hlutirnir eru losaðir af baki fílsins og fílabílstjórinn tekur boga og réttir þér reikninginn. Hér eru skrefin sem þú fylgir:

1. Veldu Seljendur → Fáðu vörur og sláðu inn reikning.

Eða, á heimaskjánum, smelltu á Receive Inventory og veldu síðan Receive Inventory with Bill valmöguleikann þar. Eða, frá Seldarmiðstöðinni, smelltu á Ný viðskipti og síðan Færðu inn reikning fyrir mótteknar vörur. Þú sérð Enter Bills gluggann. Þú þekkir þennan glugga og veist nákvæmlega hvað hann er og hvað hann gerir. Ef þú hefur lent kalt kalkúnn á þessari síðu með því að nota vísitöluna þarftu að vita, í birgðaskyni, hvernig á að skrá hlutina sem þú ert að borga fyrir.

2. Fylltu út efsta hluta gluggans.

Þetta efni er frekar basic. Veldu söluaðila úr fellivalmyndinni og gakktu úr skugga um að skilmálar seljanda fyrir greiðslu þessa reiknings séu rétt sýndir. Ef þessi lánardrottinn er nýr skaltu velja Bæta við nýju. QuickBooks biður þig um að fylla út upplýsingaglugga um söluaðilann. Gera það. Gakktu úr skugga um að þú fyllir út reikningsgjaldslínuna rétt.

3. Smelltu á Hlutir flipann og skráðu alla hlutina sem þú ert að borga fyrir.

Til að sjá Atriðalistann skaltu færa bendilinn í Item dálkinn og smella á örina niður sem birtist. Gakktu úr skugga um að magn og kostnaður vörunnar sé rétt skráð á Hlutir flipann.

4. Smelltu á Vista og nýtt eða Vista og loka.

QuickBooks bætir hlutunum sem þú skráðir á vörulistann og gerir þá að opinberum hlutum af birgðum þínum.

Þegar þú selur hluti

Kannski hefur þú tekið eftir því hvað er líkt með Hlutir flipanum í Sláðu inn reikninga glugganum og Magn/vörukóði/Lýsing/Verð/Hver/Upphæð neðst á reikningi. QuickBooks notar bæði til að halda birgðum.

Þegar þú selur efni, aðlagar QuickBooks birgðahaldið þitt sjálfkrafa. Með öðrum orðum, ef þú kaupir 400 postulínskjúklinga og selur 350 af þeim, þá hefurðu aðeins 50 við höndina. QuickBooks uppfærir skrár fyrir þessa breytingu. Ekkert vesen, ekkert vesen. Gosh, er þetta ekki frábært? Ekki lengur að liggja andvaka á nóttunni og velta því fyrir þér hvort þú eigir nóg af kjúklingum eða vömbum eða hvað sem er. Það sama gerist þegar þú selur reiðufé. Þegar þú skráir hlutina á sölukvittuninni, gerir QuickBooks ráð fyrir að þeir séu að fara úr höndum þínum og dregur þá frá birgðum þínum.

Eitt annað sniðugt að hafa í huga varðandi gott birgðabókhald: Í QuickBooks gluggum sem leyfa þér að slá inn birgðavörumagn (eins og gluggann sem þú notar til að skrá reikning), setur QuickBooks smá hnapp inni í Magn reitnum. Þú getur smellt á þennan hnapp til að sjá svarglugga sem lýsir núverandi og framtíðartiltækileika hlutarins.

Einn siðferði þessarar sögu er „Haltu góðan, lýsandi vörulista. Hinn siðferðilegur er „Sláðu inn vörur vandlega á vöruflipann ávísana og víxla og í reitinn Vöru/lýsing/Magn/hlutfall/upphæð fyrir sölukvittanir og reikninga.