Hvernig á að reikningsfæra viðskiptavin í QuickBooks 2012

Til að reikningsfæra viðskiptavin í QuickBooks 2012, notaðu gluggann Búa til reikninga til að auðkenna viðskiptavininn og tilgreina upphæðina sem viðskiptavinurinn skuldar. Þú getur notað fleiri en eina tegund af reikningsformi eða eitt sem þú hefur sérsniðið.

1Til að birta gluggann Búa til reikninga skaltu velja Viðskiptavinir→ Búa til reikninga.

QuickBooks birtir gluggann Búa til reikninga.

2Tilgreindu viðskiptavininn og, ef við á, starfið.

Til að gera þetta, veldu viðskiptavininn eða viðskiptavin og verksamsetningu úr Viðskiptavinur:Starf fellilistanum. Ekki hafa áhyggjur af þessu „vinnu“ fyrirtæki ef þú þekkir það ekki.

Þú ættir hins vegar að skilja hvernig viðskiptavinir vinna. Þú verður að auðkenna tiltekinn viðskiptavin sem þú ert að reikningsfæra. Þetta gerir þú með því að velja viðskiptavin af listanum Viðskiptavinur:Starf. Ef viðskiptavinurinn er nýr viðskiptavinur sem þú hefur ekki enn reikningsfært eða lýst í Viðskiptavinalistanum skaltu slá inn stutt nafn fyrir viðskiptavininn - eins og skammstöfun á nafni hans - í Viðskiptavinur:Starfslistann.

QuickBooks gefur síðan til kynna að viðskiptavinurinn sé ekki enn til á viðskiptavinalistanum og spyr hvort þú viljir bæta við viðskiptavininum; gefa til kynna að þú gerir það. Þegar beðið er um það skaltu gefa upplýsingar um viðskiptavini sem QuickBooks biður um.

3Staðfestu eða gefðu upp nýjar reikningshausupplýsingar.

Eftir að þú hefur borið kennsl á viðskiptavininn fyllir QuickBooks út dagsetningu, reikning, reikning til og hugsanlega send til reitanna. Þú þarft líklega ekki að breyta neinum af þessum upplýsingum. Þú ættir að skoða upplýsingarnar sem sýndar eru í þessum reitum til að ganga úr skugga um að þær séu réttar.

Til dæmis myndir þú venjulega ekki reikningsfæra einhvern nema þú hafir þegar sent vöruna eða þjónustan hefur þegar verið veitt. Þess vegna ættir þú líklega að staðfesta að reikningsdagsetningin komi á eftir sendingardegi vöru eða þjónustudagsetningu. Þú gætir líka viljað staðfesta, til dæmis, að Senda til heimilisfangið sé rétt.

4 Gefðu upp eða staðfestu upplýsingar um reikningsreitinn.

Reikningar innihalda svæðisupplýsingar sem skrá hluti eins og innkaupapöntunarnúmer, greiðsluskilmála, sendingardag og sendingaraðferð. Þú ættir að ganga úr skugga um að allt sem QuickBooks sýnir í þessum reitum sé rétt. Ef viðskiptavinur hefur gefið þér innkaupapöntunarnúmer, til dæmis, sláðu inn það innkaupapöntunarnúmer í reitinn PO Number.

Staðfestu að greiðsluskilmálar sem sýndir eru í skilmálareitnum séu réttar. Staðfestu að dagsetningin sem sýnd er í Skip reitnum sé rétt. Ekki þarf að fylla út alla þessa reiti fyrir hvern reikning, en þú vilt gefa allar upplýsingar sem auðvelda viðskiptavinum að greiða reikning, binda reikning við innkaupaskrár hans og finna út hvernig og hvenær vara er verið að senda.

5 Lýstu hlutunum sem seldir eru.

Hvernig dálkasvæðið á reikningnum þínum lítur út fer í raun eftir því hvort þú ert að selja vörur eða þjónustu. Dálkasvæðið fyrir þjónustu lítur einfaldara út vegna þess að þú gefur ekki miklar upplýsingar þegar þú lýsir þjónustuhlutum. Á dálkasvæðinu viltu lýsa hverri vöru — hverri vöru eða þjónustu — sem reikningur greiðir fyrir.

Til að gera þetta notarðu eina línu fyrir hvern hlut. Fyrsti hluturinn sem þú vilt innheimta fyrir fer síðan í röð 1 á dálkasvæðinu. Fyrir hverja vöru slærðu inn pantað magn, kóðann fyrir vöruna og verð eða verð.

QuickBooks sækir vörulýsingu úr vörulistanum þínum og setur þessi gögn í Lýsingardálkinn. QuickBooks reiknar einnig upphæðina sem innheimt er fyrir hlutinn með því að margfalda magnið með verði eða gengi. Þú getur hins vegar breytt bæði Lýsing og Magn reitnum. Ef þú breytir reitnum Magn, endurreikur QuickBooks Verð Hvert reitinn með því að deila upphæðinni með magninu.

6Notaðu reitinn viðskiptavinaskilaboð neðst í glugganum Búa til reikninga til að leggja fram skilaboð viðskiptavinar sem birtast neðst á reikningnum.

Ef þú hefur búið til sérsniðið sniðmát fyrir reikningseyðublað sem inniheldur aðrar fæturupplýsingar, birtast þessir fæturkassar einnig neðst í glugganum Búa til reikninga. Þú getur notað þær til að safna og flytja viðbótarfótupplýsingar.

7Smelltu annað hvort á Vista og loka hnappinn eða Vista og nýtt hnappinn til að vista reikninginn þinn.

Smelltu á Vista og loka hnappinn ef þú vilt vista reikninginn og loka glugganum Búa til reikninga. Þú notar Save & New hnappinn ef þú vilt vista reikninginn og færðu síðan annan reikning inn í auða útgáfu gluggans Búa til reikninga.