Hvernig á að nota QuickBooks til að stjórna með fjárhagsáætlun

Eftir að þú hefur skráð fjárhagsáætlun þína í QuickBooks geturðu borið saman raunverulegar fjárhagslegar niðurstöður þínar við fjárhagsáætlunarupphæðir með því að velja skipanir í undirvalmyndinni Fjárhagsáætlun og spár sem QuickBooks sýnir. Þegar þú velur Skýrslur → Fjárhagsáætlun og spár skipunina, gefur QuickBooks nokkrar skýrslur um fjárhagsáætlun, sem lýst er í eftirfarandi lista:

• Fjárhagsáætlunaryfirlit: Þessi skýrsla tekur saman kostnaðarhámarksupphæðir þínar. Þú getur notað það til að skoða og villu athuga kostnaðarhámarkið þitt.

• Fjárhagsáætlun á móti raunverulegum: Þessi skýrsla gerir þér kleift að bera saman upplýsingar um fjárhagsáætlun rekstrarreiknings við raunverulegar upplýsingar um rekstrarreikning. Skýrslan gerir þér því kleift að bera saman væntanlegar tekjur og gjöld við raunverulegar tekjur og gjöld.

• Hagnaður og tap fjárhagsáætlun árangur: Þessi skýrsla gerir þér kleift að bera saman raunverulegar tekjur þínar, gjöld og hagnað við áætlaðar tekjur, gjöld og hagnað.

• Fjárhagsáætlun vs raunverulegt graf: Þetta línurit er ekki skýrsla. Það er graf sem sýnir fjárhagsáætlun og raunverulegar upplýsingar.

• Yfirlit yfir spár: Þessi skýrsla tekur saman QuickBooks spá. A spá er í grundvallaratriðum a spá um tekjur í framtíðinni og sjóðstreymi. Þú notar spár til að gera „hvað ef“ áætlanagerð.

• Spá á móti raunveruleika: Þessi skýrsla ber saman spá við það sem gerðist í raun.

Leiðin sem þú notar upplýsingar fjárhagsáætlunarskýrslu er lykillinn - og einnig leyndarmálið að því að fá verðmæti úr fjárhagsáætlunargerð þinni. Með vel uppbyggðu, skynsamlegu kostnaðarhámarki geturðu leitað að frávikum á fjárhagsáætlun þinni og raunverulegum fjárhagslegum árangri þínum.

Þú vilt nota kostnaðarhámarkið þitt til að koma auga á aðstæður þar sem til dæmis kostnaðarliður er of lágur, eignaliður er of hár eða einhver tekjutala er á eftir því sem þú átt von á. Frávik milli væntanlegra niðurstaðna og raunverulegra niðurstaðna benda til óvæntra niðurstaðna. Óvæntar niðurstöður benda oft til vandamála. . . eða tækifæri.

Hugsaðu um eftirfarandi dæmi um frávik og hvað frávikin geta bent til:

• Mánaðartekjur eru $40.000 í stað $50.000. Mánaðarlegar tekjur sem eru 20 prósent minni en búist var við gætu bent til vandamála með vöruna þína, vandamál með söluliðið þitt eða vandamál með viðskiptavini þína. Í öllum tilvikum, ef sala er aðeins 80 prósent af því sem þú býst við, þarftu líklega að framkvæma tafarlausar úrbætur.

• Birgðastaða er að meðaltali $50.000 í lok mánaðar frekar en $100.000 í lok mánaðar. Að hafa lægri birgðajöfnuð en búist var við getur verið annað hvort gott eða slæmt. Lokabirgðastaðan sem er helmingi hærri en þú býst við gæti bent til þess að þú sért að selja vörur miklu hraðar en þú bjóst við (og þess vegna ættir þú að auka birgðafjárfestingu þína og kaupa á birgðum).

  Að hafa litla birgðafjárfestingu getur hins vegar einnig þýtt að þú færð einfaldlega ekki efni frá söluaðilum þínum eins hratt og þú þarft á því að halda, og þar af leiðandi ertu í mikilli hættu á að tapa sölu vegna ófullnægjandi lager.

• Rannsókna- og þróunarkostnaður jafngildir $50.000 á ári í stað $25.000 á ári. Rannsókna- og þróunarkostnaður sem er tvöfalt hærri en þú býst við virðist vera slæmur. Hvernig getur verið gott að eyða tvöfalt meira í kostnað en þú býst við? Hins vegar getur verið gott að tvöfalda útgjöld til rannsókna og þróunar ef þú ert óvænt að fjárfesta í einhverri efnilegri nýrri vöru, hugmynd eða tækni.

• Sala til ákveðins flokks viðskiptavina er 50 prósent meiri. Segjum sem svo að þú hafir notað flokka til að fylgjast með sölu til viðskiptavina innan lands og utan. Ef þú sérð að, nokkuð óvænt, er sala til viðskiptavina utan landsteinanna 50 prósent umfram það sem þú býst við, getur það frávik bent til möguleika á að selja enn meira út fyrir landsteinana.

  Kannski með meiri fyrirhöfn og krafti geta viðskiptavinir utan landsteinanna orðið enn stærri hluti af fyrirtækinu þínu. Stundum greina frávik tækifæri sem þú myndir annars missa af.